Pressearbeit ist kein Sprint, sondern ein Marathon – diesen Spruch haben Sie vielleicht schon mal gehört. Doch was bedeutet das konkret, wenn es um die Frage geht: Wie oft sollte man eigentlich Pressemitteilungen schreiben, versenden oder veröffentlichen? Zu selten – und Sie werden kaum wahrgenommen. Zu oft – nervt. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie den richtigen Rhythmus finden, worauf es bei klassichen Pressemeldungen und Online-Pressemitteilungen ankommt, und wie Sie aus jeder Meldung mehr machen als nur eine einmalige PR-Aktion.

Pressemitteilungen und die Frage: Wie oft?

Zeit für Pressemitteilungen: Aber wie oft? © Tanya Selez - stock.adobe.com

Pressemitteilungen sind nach wie vor ein zentrales Instrument der Öffentlichkeitsarbeit. Doch während erfahrene Kommunikationsprofis meist ein gutes Gespür dafür haben, was ein gutes Themen und wann der richtige Moment für eine Pressemitteilung ist, fragen sich besonders kleine Unternehmen, Start-ups oder Soloselbstständige:

Wie oft sollte man Pressemitteilungen eigentlich verschicken? Gibt es so etwas wie einen idealen Rhythmus?

Eine kurze Antwort wäre: Es gibt keine feste Regel, wie häufig man Pressemitteilungen verschicken sollte. Es kommt darauf an – auf Ihre Themen, Ihre Zielgruppen und Ihre Kommunikationsstrategie.

Pressemitteilungen sind kein loses Kommunikationsmittel, das man ad hoc einsetzt. Oder schlimmer noch: nur dann, wenn man „mal wieder etwas machen muss“. Vor allem kleinere Unternehmen und PR-Einsteiger unterschätzen oft, wie die Dosierung sein muss, um die Wirkung der Pressearbeit langfristig zu entfalten.

openPR-Tipp: Der Versand und die Veröffentlichung von Pressemitteilungen sollten nicht strikt nach dem Kalender, sondern nach dem Anlass und der Relevanz gesteuert werden. In der Praxis hat sich für KMU ein Rhythmus von etwa einer Meldung alle 4 bis 6 Wochen bewährt. Deswegen bietet openPR den Business-Tarif mit 10 Pressemitteilungen pro Jahr an. Größere Unternehmen und Organisationen versenden sogar wöchentlich Pressemitteilungen.

Sie sollten bereits zu Jahresbeginn überlegen, welche Anlässe sich im Laufe des Jahres ergeben könnten (z. B. Jubiläen, Veranstaltungen), aber halten Sie sich dennoch flexibel für spontane Entwicklungen. In besonders aktiven Zeiten – etwa rund um Messen oder Produkteinführungen – sollten Sie Ihre Pressearbeit intensivieren.

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Klassische Pressearbeit: Weniger Masse, mehr Relevanz

Wer die genannten Fragen für sich beantworten will, muss zunächst verstehen, wie klassische Pressearbeit funktioniert. Denn hier beginnt alles, auch im digitalen Zeitalter. Pressemitteilungen gehören zu den Klassikern der Pressearbeit – zeitlos, bewährt, aber in der Praxis oft unterschätzt oder falsch eingesetzt.

Beginnen wir mit den Grundlagen:

Eine klassiche Pressemitteilung ist eine schriftliche Mitteilung an die Medien mit dem Ziel, eine Nachricht zu verbreiten. Sie richtet sich an Journalisten und Redaktionen. Pressearbeit ist aber kein Gießkannenprinzip. Viele Unternehmen tappen in die Falle, jeden kleinen Schritt öffentlich machen zu wollen – etwa interne Umstrukturierungen, technische Details oder unspektakuläre Personalien.

Doch Redaktionen denken anders. Was dort zählt, ist:

Ist das Thema neu? Ist es relevant? Hat es einen Bezug zu einem größeren Zusammenhang oder aktuellen Ereignissen?

Das nennt man Nachrichtenwert. Alles was für die jeweilige Redaktion irrelevent ist oder wie Eigenwerbung klingt, landet ungelesen im Papierkorb.

Entscheidend ist daher:

Haben Sie etwas Besonderes zu sagen?

Fragen Sie sich bei jeder geplanten Mitteilung: Würde ich über dieses Thema berichten oder darüber lesen wollen, wenn es nicht mein eigenes Unternehmen wäre? Diese kritische Perspektive hilft, die Spreu vom Weizen zu trennen.

Ein neuer Geschäftsführer, der Wechsel in der Führungsebene, ein ungewöhnliches Kundenprojekt, eine spannende Kooperation oder ein gesellschaftlich relevantes Engagement – all das kann ein sinnvoller Anlass sein. Auch Studien, Veranstaltungen, Branchentrends oder Innovationen eignen sich hervorragend. Vorausgesetzt, dass Sie sich mit Ihrem Thema an die richtigen Redaktionen bzw. an die richtigen Journalisten wenden. Wie Sie dabei vorgehen sollten, erfahren Sie in unserem Ratgeber zum Thema Presse kontaktieren.

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Online-Pressemitteilungen: Dauerhafte Sichtbarkeit ohne Redaktionen

Neben dem klassischen Versand an ausgewählte Medien und Journalistenkontakte sind Online-Presseportale ein fester Bestandteil moderner Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Presseportale und Online-Presseverteiler wie openPR bieten die Möglichkeit, Mitteilungen direkt online zu veröffentlichen und zu verbreiten.

Das hat mehrere Vorteile:

Erstens sind die Inhalte öffentlich auffindbar, oft sogar gut bei Google und anderen Suchmaschinen gelistet (auch in KI-Suche).
Zweitens können Sie Ihre Zielgruppen direkt erreichen – ohne Umweg über die Redaktion.
Drittens entsteht auf Dauer eine Art PR-Archiv, das Interessenten (auch Journalisten) bei der Recherche über Ihr Unternehmen finden können.

Vor allem für kleine Unternehmen ist das eine große Chance. Online-Pressemitteilungen wirken nicht nur über Journalisten, sondern auch direkt auf potenzielle Kunden, Geschäftspartner oder Bewerber. Wer online nach Ihrem Unternehmen sucht, wird im Idealfall auf fundierte, aktuelle und relevante Inhalte stoßen. Online-Pressemitteilungen tragen somit aktiv zur digitalen Reputation bei.

Wichtig ist dabei: Sie sind Herr der Veröffentlichung. Während eine Redaktion entscheiden kann, ob Ihre Meldung ins Blatt kommt und in welcher Form, wird Ihre Mitteilung von Presseportalen in der Regel 1:1 übernommen und bleibt dauerhaft online sichtbar – unabhängig davon, ob ein Redakteur sie aufgreift oder nicht.

Bei Online-Pressemitteilungen sind Sie auch flexibler, sowohl bei der Themenauswahl als auch bei der Häufigkeit der Veröffentlichungen.

Doch Vorsicht: Auch hier gilt – Qualität schlägt Quantität. Sowohl Leser als auch Suchmaschinen mögen aktuelle Inhalte, aber sie durchschauen auch inhaltsleere PR. Schreiben Sie also immer mit einem echten Mehrwert für die Leserschaft.

openPR-Tipp: Achten Sie bei der Veröffentlichung auf openPR und ähnlichen Plattformen auf eine suchmaschinenfreundliche Struktur. Klarer Titel mit einem Keyword, starke Zwischenüberschriften, relevante Schlagwörter im Text – das verbessert die Auffindbarkeit bei Google & Co. und sorgt dafür, dass Ihre Inhalte auch Wochen oder Monate später noch gelesen werden.

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Content weiterdenken: PR-Inhalte clever recyceln und verbreiten

PR-Inhalte richtig nutzen © Павел Озарчук - stock.adobe.com

Pressemitteilung geschrieben, verschickt, vergessen? Das wäre Verschwendung. Eine gut formulierte Pressemitteilung ist mehr als nur ein Text – sie ist Rohmaterial für weitere Content-Formate.

Haben Sie zum Beispiel eine Mitteilung über ein neues Produkt verfasst? Dann könnte daraus auch ein Blogartikel entstehen, der das Thema ausführlicher erklärt. Oder ein Post auf LinkedIn mit einem prägnanten Zitat und einem Link zur vollständigen Mitteilung. Auch in Newslettern lässt sich das Thema wirkungsvoll aufgreifen.

Gerade in kleineren Unternehmen, in denen Zeit und Ressourcen knapp sind, ist das Content Recycling ein echter Hebel. Wer klug plant, holt aus einer Mitteilung drei, vier weitere Formate heraus – und bleibt so regelmäßig über verschiedene Kanäle hinweg präsent.

Nehmen wir ein Beispiel:

Ihr Unternehmen startet eine neue Kooperation mit einem regionalen Bildungsträger. Eine Pressemitteilung dazu wird an lokale Medien über einen Presseverteiler verschickt. Eine Online-Pressemitteilung mit Links zu weiterführenden Webseiten wird auf openPR veröffentlicht. Warum nicht unter einem der Links ein Interview mit beiden Partnern anbieten, das Hintergründe erklärt? Oder einen Blogbeitrag, der die gesellschaftliche Relevanz solcher Partnerschaften beleuchtet? Anschließend können Sie diese Inhalte auch auf Social Media teilen.

Auf diese Weise wird aus einem PR-Impuls ein umfassender Kommunikationsanlass, der unterschiedliche Zielgruppen anspricht – über verschiedene Kanäle und Formate, aber mit einem konsistenten Narrativ.

openPR-Tipp: Halten Sie bei jeder Pressemittteiung kurz inne und stellen Sie sich die Frage: In welchem anderen Format könnten wir dieses Thema noch erzählen – emotionaler, technischer, visuell oder aus der Kundenperspektive?

Presseberichte teilen, verbreiten, verstärken

Die Veröffentlichung ist nur der Anfang. Wenn Ihre Mitteilung von einem Medium aufgegriffen wurde – etwa in einem Fachportal oder einer Zeitung – dann zeigen Sie das. Sorgen Sie weiter aktiv für mehr Sichtbarkeit.

Teilen Sie den Presseartikel auf Social Media, verlinken Sie ihn im Pressespiegel auf Ihrer Website, nutzen Sie ihn für interne Kommuniaktion oder den Kundennewsletter. Auch die klassische Signatur unter Ihren E-Mails kann einen Link zur aktuellen Pressemeldung enthalten. Oder Sie nutzen Messaging-Dienste wie WhatsApp oder Telegram für den schnellen Hinweis an Geschäftspartner.

Solche „Belege“ sind glaubwürdig, erhöhen Ihre Reputation – und schaffen Vertrauen.

Je mehr Berührungspunkte ein potenzieller Leser mit Ihrer Mitteilung hat, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie gelesen, geteilt und weitergetragen wird.

Checkliste: Wie oft Pressemitteilungen verschicken?

1. Gibt es einen guten Anlass?

Ist das Thema neu, aktuell oder relevant für die Öffentlichkeit?
Gibt es einen Bezug zu Branchenentwicklungen, gesellschaftlichen Themen oder Medieninteressen?
Hat die Nachricht über Ihr Unternehmen einen Informationswert – nicht nur intern, sondern auch für Externe?

Tipp: Besser seltener mit echter Relevanz als regelmäßig ohne Substanz.

2. Timing: Passt der Zeitpunkt?

Ist der Anlass wirklich jetzt aktuell – oder sollte er gezielter terminiert werden (z. B. vor einer Messe, zum Monatsbeginn, vor dem Wochenende)?
Gibt es bereits andere PR-Maßnahmen zur gleichen Zeit (z. B. Newsletter, Kampagnen)? Passt die Pressemitteilung dazu?

Tipp: Zwischen zwei Pressemitteilungen sollte in der Regel mindestens 2–3 Wochen Abstand liegen – außer es handelt sich um klar voneinander getrennte Themen.

3. Ist die Veröffentlichung geplant oder spontan?

Gibt es einen Redaktionsplan, in dem Termine, Themen und Ziele koordiniert sind?
Sind die Inhalte auf andere Kanäle abgestimmt – Social Media, Website, Newsletter?

Tipp: Eine Pressemitteilung sollte nicht aus Aktionismus entstehen („wir müssen mal wieder was rausschicken“), sondern gut vorbereitet sein.

4. Kann die Pressemitteilung mehrfach verwendet werden?

Lässt sich der Inhalt auch als Social-Media-Post, Blogbeitrag oder Newsletter-Beitrag verwenden?
Gibt es dazu weiteres Material wie Bilder, Zitate oder ein Video?
Haben Sie einen Verbreitungsplan für die Zeit nach der Veröffentlichung?

Tipp: Mit intelligenter Content-Verwertung holen Sie aus einer Pressemitteilung mehr Wirkung heraus – und müssen weniger oft neue Themen suchen.

5. Gab es eine Reaktion auf die letzte Mitteilung?

Wurde die letzte Pressemitteilung von Medien oder Lesern aufgenommen?
Haben Sie Feedback erhalten, z. B. durch Klicks, Veröffentlichungen oder Kommentare?
Ist es sinnvoll, thematisch daran anzuknüpfen?

Tipp: Wiederholen Sie sich nicht. Arbeiten Sie lieber aufbauend – von Mitteilung zu Mitteilung, strategisch durchdacht.

Weitere Vorlagen mit Beispielen

1. Themenplanung (Redaktionskalender-Vorschau)

Monat	Geplantes Thema / Anlass	Zielgruppe	Relevanzbegründung	Status
Januar	Beispiel: Neue Partnerschaft mit Bildungsträger	Lokaljournalisten, Bildungspresse	gesellschaftlicher Bezug, regionale Relevanz	Entwurf
Februar	Beispiel: Teilnahme an Branchenmesse XY	Fachmedien, Investoren	Branchentrend, Innovationskommunikation	geplant
März
…

Tipp: Planen Sie pro Quartal 2–3 realistische Themen, die Sie auch weiterverwerten können. Ergänzen Sie spontane Anlässe flexibel.

2. Pressemitteilung vorbereiten

Checkliste zur Themenbewertung:

Hat das Thema einen Nachrichtenwert?
Gibt es einen konkreten Anlass (z. B. Ereignis, Kooperation, Studie)?
Lässt sich der Inhalt mit Fakten, Zahlen belegen?
Gibt es Zitate oder Aussagen von Verantwortungsträgern?
Können Bilder, Grafiken oder Links beigefügt werden?

Wichtige Inhalte der Pressemitteilung:

Überschrift der Pressemitteilung (max. 80 Zeichen, aussagekräftig)
Lead-Absatz (Wer? Was? Wann? Wo? Warum?)
Haupttext (ca. 300–400 Wörter)
Zitat für Pressemitteilung (optional, aber empfohlen)
Unternehmensprofil (Boilerplate)
Ansprechpartner für Rückfragen

Tipp: Lesen Sie auch unseren Ratgeber "Pressemitteilung schreiben – Leitfaden und Anleitung mit nur 7 Schritten zur perfekten PM" oder benutzen Sie einfach unseren kostenlosen Pressemitteilungsgenerator, um Ihre Meldung zu erstellen.

3. Veröffentlichungsstrategie

Kanal	Ziel	Geplanter Termin	Verantwortlich
Versand an Redaktionen	Medienveröffentlichung
Veröffentlichung auf openPR	Online-Sichtbarkeit & SEO
Eigene Website (Newsbereich)	Seriosität, Archivfunktion
Social Media (LinkedIn etc.)	Reichweite, Interaktion, Marke zeigen
Newsletter	Kundenbindung, Vertrauensaufbau

4. Content-Verwertung: Formate ableiten (Beispiele)

Format	Inhalt / Kernidee	Geplanter Kanal
Blogartikel	Vertiefung der PM, z. B. „Warum XY kooperiert“	Unternehmens-Website
LinkedIn-Beitrag	Zitat aus PM mit Teaser	LinkedIn
Newsletter-Abschnitt	Kurzmeldung mit Bild	E-Mail-Marketing
Kurzvideo oder Reel	Hinter den Kulissen zur Umsetzung	Instagram / YouTube
Whitepaper / Dossier	Wenn Thema komplex ist (z. B. Studie)	Download auf Website

5. Dokumentation und Auswertung

Maßnahme	Medium / Plattform	Reaktion / Reichweite	Nächster Schritt
Veröffentlichung	openpr.de	z. B. 1.000 Views	Auf LinkedIn posten
Fachartikel übernommen	fachportalXYZ.de	z. B. Erwähnung, Link gesetzt	Im Newsletter zitieren
Social Media Beitrag	LinkedIn	20 Likes, 3 Kommentare	Kommentare beantworten

Tipp: Bauen Sie sich ein internes PR-Archiv mit Links, Screenshots und Zahlen auf. Das hilft bei späteren Reportings und für Präsentationen.

Das Wichtigste kurz zusammengefasst

Eine Pressemitteilung sollte dann verschickt werden, wenn es tatsächlich etwas Neues, Wichtiges oder Interessantes mitzuteilen gibt. Qualität geht vor Quantität.
Eine gewisse Regelmäßigkeit in der Aussendung hilft, bei Redaktionen präsent zu bleiben und als verlässliche Informationsquelle wahrgenommen zu werden.
Zu viele Pressemitteilungen können schnell als störend empfunden werden. Es gilt, eine ausgewogene Balance zu finden, um nicht in der Flut von Mitteilungen unterzugehen oder als Spam eingestuft zu werden.
Nicht jede Nachricht ist ein Fall für die Pressemitteilung. Kleinere Updates lassen sich oft besser über soziale Medien oder den Unternehmensblog kommunizieren.
Während es keine allgemeingültige „beste Zeit“ gibt, zeigt die Praxis, dass Pressemitteilungen besonders häufig zwischen Dienstag und Donnerstag verschickt werden. Ein Versand am frühen Morgen – idealerweise gegen 8 Uhr – erhöht die Chance, vor Redaktionskonferenzen (meist ab 10 Uhr) wahrgenommen zu werden.

Pressemitteilungen: Wie oft ist oft genug?