PR für KMU leicht gemacht – mit Leitfaden und Checkliste für den Einstieg

Public Relations (PR) ist längst nicht mehr nur ein Thema für große Konzerne. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren davon, wenn sie aktiv und gezielt kommunizieren – mit Kunden, Geschäftspartnern, potenziellen Mitarbeitern und nicht zuletzt mit Medienvertretern. Angesichts der aktuellen Informationsflut wird es immer wichtiger, sichtbar zu sein und sich klar zu positionieren. PR kann KMU dabei helfen, Vertrauen aufzubauen, das eigene Profil zu schärfen und langfristig den wirtschaftlichen Erfolg zu sichern.

Kurze Einleitung in das Thema PR für KMU

Viele Unternehmer unterschätzen das Potenzial von PR oder halten sie für aufwändig, teuer und schwer umsetzbar. Manche glauben, dass PR nur für außergewöhnliche Geschichten von großen, bekannten Unternehmen funktioniert. 

Doch Presse- und Öffentlichkeitsarbeit lohnt sich, auch für kleinere Unternhemen: Sie sorgt langfristig für ein gutes Image, bringt Sie ins Gespräch und macht Sie in Ihrer Branche als verlässlichen Ansprechpartner bekannt. Das kann besonders im regionalen Umfeld oder in einer Nische entscheidend sein.

Nehmen wir ein Beispiel:

Ein familiengeführter Handwerksbetrieb stellt auf eine umweltfreundliche Produktionsweise um. Diese Entscheidung ist nicht nur intern wichtig, sondern auch für Kunden, die zunehmend Wert auf Nachhaltigkeit legen. Wenn diese Veränderung professionell kommuniziert wird – etwa durch einen Presseartikel in der Lokalzeitung oder einen Beitrag auf einem Onine-Portal –, entsteht Sichtbarkeit und ein positiver Eindruck, der Vertrauen schafft und möglicherweise neue Kundengruppen anspricht.

Ein anderes Beispiel:

Ein junges Unternehmen feiert sein fünfjähriges Bestehen. Der Gründer hat in dieser Zeit viele Hürden gemeistert und ein kleines, stabiles Team aufgebaut. Auch das ist eine Geschichte, die man erzählen kann – zum Beispiel über einen kurzen Beitrag in einem Blog oder durch einen persönlichen Text auf LinkedIn. Solche Geschichten wirken oft authentischer und nahbarer als Hochglanz-Kampagnen großer Firmen.

Ziel dieses Ratgebers ist es, Ihnen zu zeigen, wie Sie mit einfachen Mitteln und überschaubarem Aufwand eine wirkungsvolle PR-Strategie aufbauen können – angepasst an Ihre individuellen Möglichkeiten und Bedürfnisse. Sie erfahren, wie Sie Themen finden, die Ihre Zielgruppe interessieren, wie Sie den Kontakt zu Medien herstellen, wie Sie Ihre eigene Website und Social-Media-Kanäle als PR-Werkzeuge nutzen und wie Sie auch in schwierigen Situationen professionell kommunizieren.

Dabei müssen Sie kein PR-Profi sein. Vieles lässt sich mit gesundem Menschenverstand, einem klaren Blick auf das eigene Unternehmen und etwas Zeit selbst umsetzen. Und für den Fall, dass Sie sich externe Unterstützung holen möchten – sei es durch eine PR-Agentur oder einen freien Berater –, hilft Ihnen dieser Ratgeber dabei, die richtigen Fragen zu stellen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Grundlagen der Public Relations

Bevor Sie konkret mit der Planung und Umsetzung Ihrer PR-Aktivitäten beginnen, ist es hilfreich, sich mit den grundlegenden Prinzipien der Public Relations vertraut zu machen. Wer versteht, was PR leisten kann – und was nicht –, wird schneller Erfolge sehen und gleichzeitig typische Anfängerfehler vermeiden.

Was ist PR eigentlich?

Public Relations wird meistens als Öffentlichkeitsarbeit übersetzt, sollte aber als „Beziehungsarbeit“ verstanden werden. Es geht darum, Vertrauen und Verständnis für Ihr Unternehmen in der Öffentlichkeit aufzubauen. Anders als Werbung, die meist kurzfristig wirkt und direkt auf den Verkauf abzielt, ist PR langfristig angelegt. Sie erzählt Geschichten, erklärt Zusammenhänge, vermittelt Werte – und schafft damit eine emotionale Verbindung zu Ihrer Zielgruppe.

Ein klassisches Beispiel:

Während eine Anzeige für ein neues Produkt direkt zum Kauf auffordert, würde gute PR eher auf ein Interview mit dem Entwickler setzen, in dem die Idee hinter dem Produkt und die Herausforderungen im Entwicklungsprozess dargestellt werden. Das wirkt glaubwürdiger, nachhaltiger – und bleibt oft länger im Gedächtnis.

PR umfasst viele Bereiche, vor allem

• Pressearbeit, 
• Online-Kommunikation, 
• Events, 
• interne Kommunikation, 
• aber auch Krisenmanagement. 

Der gemeinsame Nenner ist immer die Beziehung zum Publikum – sei es zu Medien, zur Fachwelt oder zu ganz bestimmten Gruppen wie Kunden, Mitarbeitern oder potenziellen Investoren.

Was sind die Ziele guter PR?

Das Ziel jeder PR-Arbeit ist es, ein positives Bild Ihres Unternehmens in der Öffentlichkeit zu verankern. Dabei kann es um ganz unterschiedliche Schwerpunkte gehen, je nach Situation und Strategie:

• Bekanntheit steigern: Viele kleine Unternehmen sind regional oder in ihrer Branche wenig sichtbar. PR sorgt dafür, dass man auf Sie aufmerksam wird – etwa durch einen Bericht in der Tageszeitung oder einen gut platzierten Gastbeitrag in einem Fachblog.

• Vertrauen aufbauen: Menschen kaufen lieber bei Unternehmen, denen sie vertrauen. Wenn Sie regelmäßig Einblicke in Ihre Arbeit geben, Verantwortung zeigen und offen kommunizieren, entsteht ein solides Image, das sich auszahlt.

• Expertenstatus aufbauen: Wenn Sie sich regelmäßig zu relevanten Branchenthemen äußern, Interviews geben oder Fachbeiträge veröffentlichen, werden Sie über kurz oder lang als Experte wahrgenommen. Das kann Ihnen langfristig nicht nur Kunden bringen, sondern auch Kooperationspartner oder mediale Anfragen.

• Mitarbeiter gewinnen: Angesichts des aktuellen Fachkräftemangels spielt auch die Kommunikation nach innen und außen eine Rolle. Unternehmen, die sichtbar sind und ihre Kultur gut vermitteln, haben oft einen Vorteil bei der Personalgewinnung.

Zielgruppen erkennen und verstehen

Bevor Sie inhaltlich arbeiten, sollten Sie sich genau überlegen, wen Sie eigentlich erreichen wollen. Dabei ist „die Öffentlichkeit“ zu allgemein. Ihre PR-Maßnahmen werden deutlich wirkungsvoller, wenn Sie Ihre Zielgruppen klar definieren.

Fragen Sie sich zum Beispiel:

• Wer sind meine Kunden – und was interessiert sie wirklich?

• Welche Medien nutzen meine Wunschkunden?

• Gibt es regionale Besonderheiten, die ich berücksichtigen sollte?

• Wer sind meine Multiplikatoren (z. B. Fachjournalisten, Blogger, lokale Netzwerke)?

Ein Beispiel:

Ein Hersteller von hochwertigen Holzspielzeugen wird mit einer klassischen Pressemitteilung in der Wirtschaftsredaktion wenig erreichen. Besser wäre es, gezielt Familienmagazine, Erziehungsblogs oder regionale Medien mit Geschichten rund um Nachhaltigkeit, Handwerk und Familienunternehmen anzusprechen.

Die passenden Instrumente und Kanäle wählen

PR findet nicht nur in der Presse statt. Neben der klassischen Pressearbeit gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, sich zu präsentieren. Wichtig ist, dass Sie die Kanäle wählen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Zielgruppe passen.

Beispiele:

• Eigene Website: Der zentrale Ort für aktuelle Informationen, Unternehmensgeschichte, Produktneuheiten oder Hintergründe.

• Newsletter: Ein regelmäßig erscheinender E-Mail-Newsletter hält Kunden und Interessenten auf dem Laufenden und stärkt die Kundenbindung.

• Social Media: Plattformen wie LinkedIn, Facebook oder Instagram bieten eine gute Möglichkeit, direkt mit Ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten.

• Events: Ob Tag der offenen Tür, Vortrag oder Messe – persönliche Begegnungen schaffen Vertrauen.

• Pressearbeit: Artikel, Interviews oder Erwähnungen in Zeitungen, Magazinen oder Presseportalen.

PR mit Strategie – kein Aktionismus

Gerade bei KMUs passiert Öffentlichkeitsarbeit oft spontan und ungeplant. Eine Anfrage kommt rein, ein Zeitungsartikel erscheint, vielleicht wird ab und zu etwas auf Facebook gepostet. Das ist ein Anfang – doch erst mit einer klaren Strategie entfaltet PR ihre volle Wirkung.

Eine PR-Strategie hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele, Ihre Botschaften und Ihre Maßnahmen sinnvoll aufeinander abzustimmen. Sie wissen, was Sie wann und warum kommunizieren – und wie Sie messen können, ob es funktioniert hat.

In den nächsten Kapiteln erfahren Sie, wie Sie genau das erreichen: eine PR-Strategie entwickeln, die zu Ihnen passt – auch mit kleinem Budget und begrenzten Ressourcen.

PR im KMU-Kontext

PR in KMU funktioniert oft anders als in großen Konzernen. Während Konzerne eigene Pressestellen betreiben und Budgets für externe Agenturen bereitstellen, stehen kleien Unternehmen und Freelancer meist vor ganz anderen Herausforderungen: begrenzte personelle Ressourcen, wenig Zeit, kaum Erfahrung mit Medien – und oft auch Unsicherheit darüber, ob PR überhaupt etwas bringt. Dabei ist PR gerade für kleinere Unternehmen eine große Chance. 

Denn: Wer sichtbar ist, wird gehört. 

Und wer gehört wird, kann wachsen – unabhängig davon, ob es um neue Kunden, Mitarbeiter oder Partnerschaften geht.

Typische Hürden in kleinen Unternehmen

Viele Unternehmer haben das Gefühl, für PR keine Zeit zu haben. Die tägliche Arbeit im Betrieb lässt oft keinen Raum für langfristige Kommunikationsplanung. Hinzu kommt, dass PR mit einem gewissen Maß an Unsicherheit verbunden ist: Man weiß nie genau, ob eine Pressemitteilung veröffentlicht wird oder wie ein Beitrag in der Öffentlichkeit ankommt.

Ein weiteres Problem: Es fehlt häufig das Know-how: Was ist der richtige Ton für eine Pressemitteilung? Wie nimmt man Kontakt zu Journalisten auf? Welche Themen sind überhaupt relevant für Medien oder Kunden?

Dies führt dazu, dass PR zwar grundsätzlich als „wichtig“, aber nicht als „dringend“ eingeordnet wird – und deshalb immer wieder verschoben wird.

Die Chancen für kleine Unternehmen erkennen

Gerade weil PR in kleinen Unternehmen selten systematisch betrieben wird, können Sie sich durch eine kluge Kommunikationsstrategie von Ihren Wettbewerbern abheben. Wer regelmäßig über seine Arbeit, seine Werte oder seine Kunden berichtet, wirkt professionell, sympathisch und vertrauenswürdig.

Nehmen wir ein Beispiel:

Ein lokaler Gebäudereiniger berichtet regelmäßig über seine Nachhaltigkeitsmaßnahmen – etwa den Umstieg auf ökologische Reinigungsmittel oder die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Chemikalien. Diese Informationen erscheinen zunächst intern, werden aber auch in den sozialen Medien geteilt und in einem kurzen Bericht an die örtliche Presse gegeben. Das Ergebnis: Das Unternehmen positioniert sich als verantwortungsvoller Anbieter, gewinnt neue Kunden und bekommt Aufmerksamkeit – auch über die Stadtgrenzen hinaus.

Mit wenig Budget Wirkung erzielen

Sie müssen kein großes Budget investieren, um erfolgreiche PR zu machen. Viele Maßnahmen lassen sich mit etwas Zeit, Kreativität und einem klaren Ziel selbst umsetzen:

• Pressearbeit kostet kein Geld, wenn Sie Ihre Mitteilungen selbst schreiben (oder einfach den Pressemitteilungsgenerator von openPR Nutzen) und an passende Redaktionen senden. Wichtig ist, dass der Inhalt journalistisch aufbereitet ist und einen echten Nachrichtenwert bietet.

• Kostenlose PR-Angebote, wie das Presseportal und der Presseverteiler von openPR, bieten KMU einen einfache Einstieg in die PR-Welt ohne eigene Pressekontakte, mit garantierter Veröffentlichung, dauerhafter Sichtbarkeit und Auffindbarkeit online.

• Soziale Netzwerke bieten eine Bühne, auf der Sie kostenlos über Ihre Arbeit berichten können. Wichtig ist dabei nicht die Perfektion, sondern die Echtheit. Ein kurzer Beitrag über ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt oder ein Blick hinter die Kulissen kann mehr Resonanz erzeugen als eine aufwendig produzierte Anzeige.

• Ihre Mitarbeiter sind Multiplikatoren. Viele kleine Unternehmen unterschätzen, wie wertvoll das eigene Team für die Außenwirkung ist. Wer stolz auf seinen Arbeitgeber ist, teilt Beiträge, spricht über Projekte und stärkt so ganz automatisch das Unternehmensimage.

• Kooperationen helfen, wenn Sie Ihre Reichweite erhöhen wollen. Vielleicht gibt es ein lokales Netzwerk, eine Branchenvereinigung oder einen befreundeten Unternehmer, mit dem Sie gemeinsam Inhalte erstellen oder Veranstaltungen umsetzen können.

PR als KMU intern organisieren – selbst machen oder auslagern?

Ob Sie PR selbst umsetzen oder auslagern sollten, hängt von mehreren Faktoren ab: Ihrer Zeit, Ihrem Budget, Ihrer Erfahrung – und dem Ziel, das Sie erreichen wollen.

Wenn Sie gerade erst anfangen und erste Erfahrungen sammeln möchten, ist es absolut sinnvoll, die PR zunächst intern zu organisieren. So lernen Sie, was funktioniert, welche Themen gut ankommen und wie Sie Ihre Zielgruppen am besten erreichen. Sie können auch nur bestimmte Aufgaben auslagern, etwa das Verfassen von Texten oder den Kontakt zu Redaktionen.

Wenn es um komplexe Themen, Krisen oder langfristige strategische Planung geht, kann es sinnvoll sein, eine freie PR-Fachkraft oder eine kleine Agentur hinzuzuziehen.

Wichtig ist in jedem Fall: PR sollte keine einmalige Aktion sein, sondern als fester Bestandteil Ihres Unternehmensalltags verstanden werden. Selbst wenn Sie nur wenige Stunden im Monat investieren – wenn diese gezielt eingesetzt werden, kann das einen spürbaren Unterschied machen.

Pressearbeit konkret

Pressearbeit ist einer der klassischen Bestandteile der Öffentlichkeitsarbeit. Ein Artikel in der Zeitung, ein Interview im Radio oder ein Beitrag in einem Online-Magazin bringt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern auch Glaubwürdigkeit. Denn wenn Dritte über Ihr Unternehmen berichten, wirkt das meist vertrauenswürdiger als eine Werbeanzeige oder Infos auf der eigenen Website.

Viele kleine und mittlere Unternehmen zögern dennoch, aktiv auf die Presse zuzugehen. Die Gründe sind vielfältig: Unsicherheit im Umgang mit Journalisten, fehlende Erfahrung im Verfassen von Pressemitteilungen oder einfach die Frage: Wen soll das überhaupt interessieren?

Diese Frage ist durchaus berechtigt, weil nicht jedes Thema und nicht jede Unternehmensnachricht für die Medien relevant ist.

Doch Redaktionen sind durchaus offen für gute Geschichten, auch von kleinen Unternehmen.

Was ist eine gute Geschichte?

Journalisten interessieren sich nicht für Werbung, sondern für Neuigkeiten und Geschichten. Eine Pressemitteilung, die nur ein Produkt anpreist oder das Unternehmen in den höchsten Tönen lobt, wird nicht beachtet. Stattdessen braucht es einen klaren Aufhänger: eine Neuerung, ein Ereignis, ein Hintergrundthema oder ein Bezug zum aktuellen Zeitgeschehen.

Ein paar Beispiele für gute Themen und Anlässe:

1. Innovationen und neue Produkte/Dienstleistungen, die einen echten Mehrwert bietet oder die Branche verändern, sind eine gute Gelegenheit für eine Pressemitteilung. 

2. Wenn ein Unternehmen in innovative Technologien investiert oder diese in seine Produkte oder Prozesse integriert, ist dies ein spannendes Thema, das vor allem Fach- und Branchenmedien ansprechen könnte.

2. Nachhaltigkeit (z. B. durch Recycling, Verwendung erneuerbarer Energien oder nachhaltige Produktionsmethoden) und gesellschaftliche Verantwortung (z. B. Spendenaktionen, Bildungsinitiativen oder Inklusionsprogramme) sind Themen, die sowohl lokale Medien als auch Fachpresse interessieren könnten.

3. Erfolge und Meilensteine: Wenn ein Unternehmen wächst, neue Märkte erschließt oder internationale Erfolge feiert, sind dies Nachrichten mit hohem Interesse, vor allem für lokale Presse.

4. Kooperationen und Partnerschaften mit strategischen Partnern (größeren Unternehmen, renommierten Marken oder Forschungsinstitutionen) können für ein KMU eine spannende Story bieten.

5. Berichte über erfolgreiche Projekte mit prominenten Kunden können besonders viel Aufmerksamkeit auf sich ziehen.

6. Eine gut erzählte Gründer- oder Unternehmensgeschichte, vor allem wenn das Unternehmen sich durch außergewöhnliche Umstände oder Herausforderungen durchgesetzt hat, kann sehr inspirierend und spannend für Journalisten sein.

7. Fachliche Expertise: KMUs können über spezifische Fachthemen, Herausforderungen oder Trends in ihrer Branche aus erster Hand berichten. Expertenmeinungen zu aktuellen Themen oder eine Einschätzung zu zukünftigen Entwicklungen sind oft für die Presse wertvoll.

8. Geschichten über außergewöhnliche Mitarbeiter oder die Unternehmenskultur (z. B. innovative Arbeitsmethoden) können ebenfalls die Aufmerksamkeit der Medien auf sich ziehen.

Themenübersicht: Welche Inhalte von KMUs für welche Medien geeignet sind

Bei der Auswahl der Medien sollten Sie Fogendes beachten:

• Regionale Medien (z. B. Lokalzeitung, Stadtmagazin): Interessieren sich vor allem für Personen, Unternehmen und Ereignisse mit regionalem Bezug.

• Überregionale Medien (z. B. Wirtschaftszeitungen, große Nachrichtenportale): Greifen KMU-Themen selten auf, außer bei besonderer Relevanz oder Branchenwirkung.

• Fachmedien (z. B. Handwerksblatt, Branchenportale): Ideal für tiefere Themen, Innovationen, Expertenwissen oder Kundenlösungen.

• Online-Presseportale: Eignen sich gut für Unternehmensnachrichten oder Meldungen mit Keyword-Relevanz (SEO).

• Social Media: Flexibel und persönlich – gut für Geschichten, Einblicke, Reaktionen oder einfache Kommunikation.

• Eigene Website / Blog: Ihre zentrale Plattform – alles, was relevant ist, sollte auch hier erscheinen.

Die Pressemitteilung: Aufbau und Stil

Eine Pressemitteilung ist die klassische Form der Kommunikation mit Redaktionen. Sie sollte sachlich, klar und präzise geschrieben sein – möglichst so, dass ein Redakteur sie ohne große Umarbeitung übernehmen könnte.

Ein bewährter Aufbau sieht so aus:

1. Überschrift: Kurz, konkret und aufmerksamkeitsstark.

2. Lead (Einleitung): Die wichtigsten Informationen in zwei bis drei Sätzen – Wer? Was? Wann? Wo? Warum?

3. Hauptteil: Detailliertere Informationen, Hintergründe, Zitate.

4. Abschluss: Ein Ausblick oder eine Einordnung.

5. Unternehmensprofil (Boilerplate): Zwei bis drei Sätze über Ihr Unternehmen am Ende jeder Mitteilung.

6. Kontakt: Name, Telefonnummer und E-Mail für Rückfragen.

Verzichten Sie in Pressemitteiungen unbedingt auf Werbesprache, Floskeln oder übertriebene Superlative. Statt „ein revolutionäres Produkt“ nennen Sie Fakten und beschrieben Sie den Mehrwert. Ein klares, sachliches Wording hilft Redaktionen bei der Einschätzung und erhöht die Chance auf Veröffentlichung.

Der Presseverteiler – Ihr Netzwerk

Ein sauber gepflegter Presseverteiler ist das Fundament Ihrer Pressearbeit. Er enthält die Kontaktdaten der Redakteure, Journalisten und Blogger, die für Ihre Branche oder Region relevant sind. Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Ansprechpartner anschreiben – also nicht die Sportredaktion mit einer Wirtschaftsmeldung, sondern gezielt die Fach- oder Lokalredaktion.

Journalisten bekommen täglich Dutzende Mails – wer höflich, kompetent und auf den Punkt kommuniziert, fällt positiv auf. Wenn Ihre Mitteilungen regelmäßig gute Inhalte bieten, werden Sie als verlässliche Quelle wahrgenommen.

Ein Tipp: Nutzen Sie ruhig auch den persönlichen Weg. Ein kurzer Anruf vorab – z. B. „Ich hätte eine Geschichte über XY, die für Ihre Wirtschaftsseite spannend sein könnte“ – kann Türen öffnen. Wichtig ist, dass Sie vorbereitet sind und nicht versuchen, mit Marketingbotschaften durch die Hintertür zu kommen.

Umgang mit Journalisten – als KMU sicher auftreten

Wenn ein Journalist sich bei Ihnen meldet, ist das eine gute Gelegenheit, Ihr Unternehmen ins Gespräch zu bringen. Seien Sie offen, verbindlich und hilfsbereit. Antworten Sie zügig, auch wenn Sie gerade keine vollständige Auskunft geben können – eine kurze Rückmeldung wirkt professionell.

Bereiten Sie sich auf Interviews gut vor. Überlegen Sie sich zentrale Botschaften, die Sie transportieren möchten. Bleiben Sie bei der Wahrheit, vermeiden Sie Fachjargon, und sprechen Sie klar und auf Augenhöhe.

Wenn Sie zitiert werden sollen, dürfen Sie um ein „Autorisierungsangebot“ bitten – also die Möglichkeit, das Zitat vor Veröffentlichung gegenzulesen. Das ist vor allem bei heiklen Themen sinnvoll, sollte aber nicht dazu führen, dass Sie den gesamten Artikel umschreiben wollen.

Pressearbeit braucht Geduld – und System

Nicht jede Pressemitteilung wird veröffentlicht, nicht jeder Journalist ruft zurück. Das ist normal. Entscheidend ist die Regelmäßigkeit: Wer über das Jahr hinweg mehrere gute Geschichten bietet, wird früher oder später wahrgenommen.

Führen Sie eine einfache Übersicht oder Tabelle, in der Sie festhalten, welche Themen Sie wann an welche Medien geschickt haben – und welche Rückmeldungen es gab. So lernen Sie, was funktioniert, und können Ihre Ansprache gezielter gestalten.

Online-Pressemitteilungen und digitale Verbreitung

Neben dem klassischen Versand an Redaktionen und Journalisten bieten Online-Presseportale und digitale Presseverteiler eine zusätzliche Möglichkeit, Ihre Mitteilungen öffentlich zugänglich zu machen – schnell, direkt und meist ohne Zugangsbeschränkung. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist das eine gute Gelegenheit, die eigene Sichtbarkeit im Internet zu erhöhen und gezielt Informationen zu verbreiten.

Was ist eine Online-Pressemitteilung?

Im Grunde handelt es sich um eine ganz normale Pressemitteilung – mit dem Unterschied, dass sie nicht exklusiv an Medienvertreter versendet, sondern über Online-Portale direkt veröffentlicht wird. Sie richtet sich also nicht nur an Redaktionen, sondern auch an Endkunden, Geschäftspartner, Bewerber oder andere Interessierte, die gezielt nach Informationen suchen – etwa über Google.

Online-Pressemitteilungen können zum Beispiel geeignet sein für:

• Produktneuheiten oder Dienstleistungen

• Unternehmensnachrichten (Jubiläen, neue Standorte, Zertifizierungen)

• Events oder Messeauftritte

• Personalien und Neubesetzungen

• Branchenrelevante Kommentare oder Einschätzungen

Ein großer Vorteil: Ihre Mitteilung wird im Internet auffindbar und kann über Suchmaschinen gefunden werden. Zudem behalten Sie die Kontrolle über den Text, da er in der Regel direkt veröffentlicht wird – ohne redaktionelle Bearbeitung.

Wo kann man Online-Pressemitteilungen veröffentlichen?

Es gibt zahlreiche Presseportale im deutschsprachigen Raum, die sich auf die Veröffentlichung von Mitteilungen spezialisiert haben. Einige davon sind kostenlos nutzbar, andere bieten kostenpflichtige Zusatzfunktionen wie größere Reichweite, gezielte Kategorisierung oder den Versand an E-Mail-Verteiler.

Viele dieser Plattformen ermöglichen auch die automatische Weiterleitung an andere Nachrichtenportale oder bieten einen RSS-Feed zur Einbindung in die eigene Website.

Worauf sollten Sie beim Veröffentlichen achten?

Auch wenn Sie online selbst veröffentlichen können, sollten Sie dieselben Qualitätsmaßstäbe anlegen wie bei einer klassischen Pressemitteilung. Wichtig ist:

• Ein klarer, sachlicher Stil, keine übertriebene Werbung

• Eine aussagekräftige Überschrift, die das Thema anhand relvanter Keywords sofort erkennen lässt

• Ein informativer Lead-Abschnitt, der die wichtigsten Fragen beantwortet

• Klare Struktur, kurze Absätze, gegebenenfalls Zwischenüberschriften

Presseverteiler und Journalistendatenbanken

Neben den Portalen zur Veröffentlichung gibt es auch Dienstleister, die Pressemitteilungen an eine Vielzahl von Medien und Kontakten versenden. Je nach Budget kann das sinnvoll sein, eine kommerzielle Journalistendatenbank zu nutzen, wenn Sie eine größere Reichweite anstreben, aber keine eigene Medienliste aufbauen wollen.

Für kleine Unternehmen kann es jedoch günstiger – und persönlicher – sein, den Kontakt zu relevanten Redaktionen selbst zu pflegen und  Presseportale gezielt zu nutzen. So behalten Sie die Kontrolle und bleiben im Dialog mit den für Sie wichtigsten Medien.

Online-PR und Social Media als KMU nutzen

Die klassische Pressearbeit ist nach wie vor wichtig – aber sie ist längst nicht mehr die einzige Bühne, auf der Unternehmen sichtbar werden können. Die digitale Welt bietet kleinen und mittleren Unternehmen heute eine Vielzahl an Möglichkeiten, selbst zur Stimme ihrer Marke zu werden. 

Ob Website, Blog, LinkedIn oder Facebook – wer sich online professionell präsentiert, erhöht nicht nur seine Reichweite, sondern gewinnt oft auch gezielt neue Kunden und Geschäftskontakte.

Die eigene Website als PR-Plattform

Die Website ist das digitale Zuhause Ihres Unternehmens – und damit auch Ihr wichtigstes PR-Werkzeug. Sie ist rund um die Uhr erreichbar, unterliegt Ihrer vollständigen Kontrolle und vermittelt den ersten Eindruck, den Interessenten, Kunden oder Journalisten von Ihnen erhalten.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Website folgende Elemente enthält:

• Aktuelle Informationen: Öffnungszeiten, Ansprechpartner, Kontaktdaten – alles sollte auf dem neuesten Stand sein.

• Über-uns-Seite: Wer sind Sie? Was machen Sie anders als andere? Eine persönliche Geschichte, die Entstehung Ihres Unternehmens oder Ihre Werte sind Inhalte, die Vertrauen schaffen. Schreiben Sie nicht im Stil eines Katalogs, sondern sprechen Sie den Besucher direkt an – möglichst authentisch und mit einem klaren Profil.

• Aktuelle Inhalte: Ob Blogartikel, Referenzberichte oder kurze Updates – regelmäßige Beiträge zeigen, dass Ihr Unternehmen aktiv ist. Sie stärken Ihre Position als kompetenter Anbieter und bieten ganz nebenbei auch Inhalte, die sich gut in sozialen Netzwerken teilen lassen.

• Pressebereich (optional): Wenn Sie öfter mit Medien arbeiten oder planen, dies zu tun, lohnt sich ein kleiner Pressebereich. Hier können Sie Pressemitteilungen, druckfähige Bilder und Hintergrundinfos bereitstellen. Auch Zitate oder ein kurzer Lebenslauf des Geschäftsführers können hilfreich sein – vor allem, wenn Journalisten sich schnell einen Überblick verschaffen wollen.

Social Media – direkter Draht zur Öffentlichkeit

Soziale Netzwerke bieten KMU eine große Chance, ohne Umwege mit ihrer Zielgruppe zu kommunizieren. Die Plattformen sind kostenlos nutzbar, erfordern allerdings ein gewisses Maß an Zeit und Planung. Wichtig ist: Nicht jede Plattform ist für jedes Unternehmen geeignet. Wählen Sie gezielt aus – Qualität geht hier klar vor Quantität.

Ein kurzer Überblick:

• LinkedIn: Besonders gut geeignet für B2B-Unternehmen, Expertenpositionierung, Fachbeiträge und Unternehmensnews. Auch kleine Firmen können sich hier professionell darstellen und mit potenziellen Kunden oder Partnern in Kontakt treten.

• Facebook: Gut für regional tätige Unternehmen, Dienstleister oder Händler. Veranstaltungen, Einblicke in den Alltag oder Kundenprojekte lassen sich hier gut zeigen. Wichtig ist, dass Sie regelmäßig posten und mit Ihrer Community interagieren.

• Instagram: Ideal für visuelle Themen – zum Beispiel Handwerk, Gastronomie, Einzelhandel oder kreative Branchen. Hochwertige Bilder, kurze Stories oder „Behind the Scenes“-Einblicke funktionieren hier besonders gut.

Ein Beispiel: 

Ein Tischlerbetrieb könnte zeigen, wie ein maßgefertigter Esstisch entsteht – vom ersten Entwurf bis zur Auslieferung. Mit Bildern, kurzen Videos und einem ehrlichen Kommentar wirkt das nahbar und professionell zugleich. So entstehen Reichweite und Vertrauen – ganz ohne große Werbebudgets.

Online-PR bietet mehr

Neben Website und sozialen Netzwerken gibt es weitere digitale Kanäle, die für PR-Zwecke interessant sind:

• Newsletter: Halten Sie Kunden, Partner oder Interessenten mit einem kurzen monatlichen E-Mail-Newsletter auf dem Laufenden. Das schafft Bindung und erhöht die Chance, wieder ins Gespräch zu kommen.

• Newsportale, Fachportale und Branchenblogs: Viele Branchen haben Online-Plattformen, auf denen Gastbeiträge oder Interviews veröffentlicht werden können. Wenn Sie Fachwissen einbringen oder eine besondere Erfahrung teilen, können Sie sich als kompetente Stimme positionieren.

• Google Unternehmensprofil: Auch die Auffindbarkeit bei Google ist Teil moderner PR. Ein gut gepflegtes Profi bei Google hift dabei, dass Sie vor allem lokal online und offline gefunden werden.

Inhalte mit Mehrwert – der Schlüssel zur Aufmerksamkeit

Ob auf der Website oder in sozialen Netzwerken: Gute PR lebt von guten Inhalten. Fragen Sie sich immer, was Ihre Zielgruppe wirklich interessiert. Das können Fachinformationen sein, Tipps aus dem Alltag, Erfahrungsberichte oder Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Vermeiden Sie leere Phrasen oder austauschbare Werbebotschaften. Schreiben Sie konkret, persönlich und nachvollziehbar. Teilen Sie Erfahrungen, zeigen Sie Haltung, erzählen Sie von Erfolgen – und auch mal von Rückschlägen, wenn sie etwas über Ihren Weg aussagen.

Ein einfacher Redaktionsplan hilft dabei, den Überblick zu behalten. Notieren Sie darin Themenideen, geplante Beiträge, wichtige Termine (z. B. Messen, Firmenjubiläen oder saisonale Ereignisse) und Zuständigkeiten. Das sorgt für Kontinuität – auch wenn der Alltag stressig ist.

Storytelling und Content in der PR von KMU

Zahlen, Daten und Fakten sind wichtig – aber sie allein reichen selten aus, um Aufmerksamkeit zu erzeugen. Menschen interessieren sich für Menschen, für Erfahrungen, Herausforderungen und Entwicklungen. Genau hier setzt das sogenannte Storytelling an: die Kunst, Informationen in Form einer Geschichte zu vermitteln.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen ist Storytelling ein besonders wirksames PR-Werkzeug. Sie haben meist keinen großen Namen, kein riesiges Werbebudget – aber sie haben Persönlichkeiten, eine Geschichte und oft eine starke Verbindung zur Region, zu ihren Kunden oder zu einem bestimmten Thema. Diese Elemente können Sie gezielt nutzen, um Ihre Kommunikation lebendiger, glaubwürdiger und einprägsamer zu gestalten.

Was macht eine gute Geschichte aus?

Eine gute Unternehmensgeschichte muss nicht spektakulär sein. Es geht nicht um Hollywood-Dramaturgie, sondern um Authentizität, Relevanz und Nähe. Die besten Geschichten entstehen aus dem Alltag – wenn man genau hinschaut.

Typische Ansätze für PR-taugliches Storytelling sind zum Beispiel:

• Der Weg zur Gründung: Warum haben Sie Ihr Unternehmen gegründet? Welche Hürden mussten Sie nehmen? Was treibt Sie an?

• Eine besondere Kundenlösung: Sie haben einem Kunden in einer schwierigen Situation geholfen oder ein ungewöhnliches Projekt umgesetzt? Erzählen Sie davon – gerne auch mit einem O-Ton des Kunden.

• Hinter den Kulissen: Wer arbeitet bei Ihnen? Wie sieht ein typischer Arbeitstag aus? Gibt es besondere Prozesse oder Werkstoffe, die Ihre Arbeit einzigartig machen?

• Persönlicher Wandel: Ihr Unternehmen hat sich gewandelt – zum Beispiel durch Digitalisierung, neue Märkte oder ein geändertes Geschäftsmodell? Auch das ist erzählenswert.

Ein Beispiel: Eine Inhaberin einer kleinen Buchbinderei berichtet in einem LinkedIn-Post davon, wie sie im Lockdown angefangen hat, Online-Kurse zur Buchrestaurierung zu geben – zunächst als Notlösung, später als neues Geschäftsmodell. Mit Fotos, persönlichen Worten und einem ehrlichen Einblick entsteht eine Geschichte, die nicht nur informiert, sondern berührt – und geteilt wird.

Inhalte mit Struktur und Ziel

Auch beim Storytelling gilt: Nicht jede Geschichte eignet sich für jede Plattform. Ein emotionaler Erfahrungsbericht funktioniert vielleicht gut auf Facebook, während ein Fachartikel mit technischem Hintergrund besser auf der Website oder in einem Branchenportal aufgehoben ist.

Fragen Sie sich bei jedem Inhalt:

• Was möchte ich mitteilen?

• Wem nützt diese Information?

• Welcher Kanal ist dafür am besten geeignet?

• Was soll der Leser danach tun oder denken?

Arbeiten Sie dabei ruhig mit einer einfachen Erzählstruktur:

1. Ausgangslage – Was ist passiert? Wer war beteiligt?

2. Herausforderung – Was war die Schwierigkeit oder Besonderheit?

3. Lösung – Wie wurde das Problem gelöst?

4. Ergebnis – Was kam dabei heraus?

5. Ausblick oder Erkenntnis – Was hat man daraus gelernt?

Diese Struktur hilft nicht nur beim Schreiben, sondern auch dabei, die Geschichte auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Das richtige Format wählen

Storytelling kann in vielen Formen stattfinden – je nach Thema, Zielgruppe und Plattform:

• Blogbeiträge auf Ihrer Website eignen sich gut für ausführliche Geschichten mit Hintergrund.

• Soziale Medien sind ideal für kürzere Einblicke, spontane Geschichten oder Bilder mit persönlichem Kommentar.

• Newsletter können gut kleine Geschichten oder Porträts enthalten – z. B. „Mitarbeiter des Monats“ oder „Ein besonderer Auftrag“.

• Videos oder Fotoserien erzählen oft mehr als ein langer Text – insbesondere auf Plattformen wie Instagram oder Facebook.

• Gastbeiträge in Fachportalen geben Ihnen Raum für Expertise – etwa durch Projektberichte oder Branchenkommentare mit persönlichem Zugang.

Authentizität ist wichtiger als Perfektion

Viele Unternehmer haben Hemmungen, über sich oder ihr Unternehmen zu schreiben – aus Sorge, sich zu sehr zu öffnen oder nicht „professionell genug“ zu wirken. Doch genau diese Offenheit ist oft der Schlüssel zur erfolgreichen PR. Leser merken sehr schnell, ob ein Text bloß eine Werbebotschaft ist oder ob jemand ehrlich erzählt.

Sie müssen nicht perfekt schreiben. Wichtig ist, dass der Inhalt stimmt – und dass er zu Ihnen passt. Es ist völlig in Ordnung, wenn Ihre Sprache eher bodenständig ist, wenn sie ehrlich, sympathisch und verständlich bleibt.

Ein letzter Tipp: Achten Sie darauf, nicht nur über sich zu reden, sondern den Leser mitzunehmen. Stellen Sie Verbindungen her – z. B. zu bekannten Problemen oder Wünschen Ihrer Zielgruppe. So wird Ihre Geschichte nicht nur „Ihre Geschichte“, sondern eine, mit der sich andere identifizieren können.

Krisen-PR

Krisen kommen oft unerwartet – und treffen auch kleine und mittlere Unternehmen. Ob ein Produktmangel, ein Unfall, eine kritische Kundenbewertung, ein öffentliches Missverständnis oder ein interner Konflikt: Plötzlich steht man vor der Herausforderung, sich erklären zu müssen, Vertrauen zu erhalten oder wiederherzustellen – und dabei ruhig und professionell zu bleiben.

In solchen Situationen zeigt sich, wie wertvoll eine durchdachte Kommunikation sein kann. Gute Krisen-PR sorgt dafür, dass Sie handlungsfähig bleiben, nicht zum Spielball von Gerüchten oder Schlagzeilen werden und Ihre wichtigsten Zielgruppen nicht verlieren: Kunden, Mitarbeiter, Partner und Medien.

Was ist eine Krise – und wann beginnt sie?

Nicht jede schlechte Nachricht ist gleich eine Krise. Aber sobald externe Wahrnehmung und interne Realität auseinanderklaffen, besteht Handlungsbedarf. Eine Krise liegt dann vor, wenn der Ruf des Unternehmens, die wirtschaftliche Stabilität oder das Vertrauen der Öffentlichkeit ernsthaft gefährdet ist.

Typische Auslöser für Kommunikationskrisen in KMU:

• Lieferverzögerungen oder Produktfehler

• Unzufriedene Kunden mit großer Reichweite (z. B. über soziale Medien)

• Negative Presseberichte oder Gerüchte

• Interne Konflikte, die nach außen dringen

• Gesetzesverstöße oder Ermittlungen

• Fehltritte im öffentlichen Auftritt

Manche dieser Krisen entstehen spontan – andere kann man kommen sehen. In beiden Fällen gilt: Kommunikation entscheidet mit darüber, wie gut Sie da wieder herauskommen.

Vorbeugung: Der Krisenplan

Auch wenn man sich nicht auf jede Situation vorbereiten kann – es hilft, bestimmte Abläufe im Vorfeld zu klären. Ein einfacher Krisenkommunikationsplan muss kein dicker Ordner sein. Aber er sollte schriftlich vorliegen – und griffbereit sein, wenn es ernst wird.

Elemente eines einfachen Krisenplans:

• Szenarien: Welche Krisen könnten auftreten? Was wäre das schlimmste denkbare Szenario?

• Ansprechpartner: Wer ist intern zuständig für die Kommunikation? Wer darf überhaupt mit der Presse sprechen?

• Botschaften: Welche Kerninformationen müssen vermittelt werden? Welche Themen sind tabu?

• Reaktionswege: Welche Kanäle werden im Ernstfall genutzt (Website, Social Media, Presse, Telefon)?

• Kontaktdaten: Liste mit wichtigen Ansprechpartnern (Medien, Behörden, Rechtsberatung, ggf. PR-Berater)

Ein vorbereiteter Plan spart im Ernstfall wertvolle Zeit – und gibt Sicherheit im Handeln.

Verhalten im Krisenfall – Was tun, wenn es passiert?

Wenn eine Krise eintritt, ist es wichtig, strukturiert zu kommunizieren. Viele Unternehmen geraten in Schwierigkeiten, weil sie zu lange abwarten, sich zu vage äußern oder gar nicht reagieren – und damit Raum für Spekulationen lassen.

Einige Grundregeln:

1. Ruhe bewahren – auch wenn Druck von außen kommt, sollte jede Aussage gut überlegt sein.

2. Fakten sammeln – nur wer den Sachverhalt versteht, kann glaubwürdig kommunizieren.

3. Erreichbar bleiben – sowohl für Medien als auch für Kunden. Eine offene Kommunikationshaltung wird geschätzt.

4. Transparenz zeigen – informieren Sie über das, was bekannt ist, und sagen Sie offen, wenn noch nicht alles geklärt ist.

5. Verantwortung übernehmen – wenn Fehler passiert sind, sollten sie klar benannt werden. Ausweichmanöver führen oft zu größerem Misstrauen.

6. Klare Sprache verwenden – keine Floskeln, keine Beschwichtigungen. Kommunizieren Sie auf Augenhöhe.

Umgang mit Kritik in sozialen Medien

Besonders herausfordernd wird es, wenn eine Krise sich in den sozialen Netzwerken ausbreitet. Ein kritischer Kommentar, ein Shitstorm oder ein virales Posting kann innerhalb weniger Stunden große Reichweite entfalten – unabhängig davon, ob die Kritik berechtigt ist oder nicht.

Auch hier gilt:

• Reagieren Sie schnell – aber überlegt.

• Zeigen Sie, dass Sie die Kritik ernst nehmen.

• Bleiben Sie höflich, auch wenn der Ton rau ist.

• Vermeiden Sie Rechtfertigungen oder Gegenangriffe.

• Lenken Sie das Gespräch, wenn möglich, in einen persönlichen oder sachlichen Rahmen (z. B. durch das Angebot, per E-Mail oder Telefon weiterzusprechen).

Nach der Krise ist vor der Kommunikation

Wenn die akute Krise vorbei ist, ist die PR-Arbeit noch nicht beendet. Jetzt geht es darum, verlorenes Vertrauen wiederherzustellen und Lehren aus dem Vorfall zu ziehen.

• Reflektieren Sie intern: Was hat gut funktioniert, was nicht?

• Aktualisieren Sie Ihren Krisenplan.

• Informieren Sie aktiv über Verbesserungen oder Konsequenzen.

• Gehen Sie transparent mit dem Umgang mit der Krise um.

Auch ein Rückblick kann PR-tauglich sein: Ein Blogbeitrag, in dem Sie offen über die Herausforderung und Ihre Reaktion berichten – ohne Schuldzuweisungen, aber mit klarer Haltung – kann zeigen, wie professionell Ihr Unternehmen mit schwierigen Situationen umgeht.

PR messen und bewerten

Public Relations wirkt – aber oft nicht auf den ersten Blick. Anders als bei Werbung lässt sich der Erfolg nicht immer in direkten Verkaufszahlen oder Klicks messen. Dennoch ist es wichtig, regelmäßig zu prüfen, was Ihre PR bewirkt: Welche Themen kommen gut an? Welche Maßnahmen erzeugen Sichtbarkeit? Wo lohnt sich der Aufwand – und wo nicht?

Auch kleine und mittlere Unternehmen können mit einfachen Mitteln nachvollziehen, ob ihre PR-Arbeit funktioniert. Es geht nicht darum, komplexe Analysen durchzuführen, sondern um ein Gefühl für Wirkung und Reichweite zu entwickeln – auf Basis von konkreten Beobachtungen und Kennzahlen.

Warum PR-Erfolg messbar sein sollte

Zielgerichtete Kommunikation kostet Zeit und oft auch Geld. Wer regelmäßig Inhalte erstellt, Pressearbeit betreibt oder in Kanäle investiert, möchte wissen: Zahlt sich das aus? Die Erfolgskontrolle hilft dabei,

• die richtigen Themen zu erkennen,

• Irrwege frühzeitig zu stoppen,

• die Effizienz zu steigern,

• bessere Entscheidungen zu treffen,

• und letztlich die Strategie weiterzuentwickeln.

Sie brauchen dafür keine teuren Tools – ein einfaches System aus Beobachtung, Dokumentation und Auswertung reicht für den Anfang völlig aus.

Was lässt sich messen?

PR-Ziele sind vielfältig – und entsprechend unterschiedlich sind auch die Kennzahlen. Wichtig ist, dass Sie vorab klären, was Sie mit einer Maßnahme erreichen wollen, um später die passenden Ergebnisse zu prüfen.

Beispiele:

• Ziel: Mehr Sichtbarkeit in den Medien
  → Metriken: Anzahl der Presseveröffentlichungen, Reichweite der Medien (Auflage, Website-Besuche), Erwähnungen in Artikeln

• Ziel: Steigerung der Online-Präsenz
  → Metriken: Website-Zugriffe (z. B. via Google Analytics), Verweildauer, Anzahl der Seitenaufrufe, Anfragen über das Kontaktformular

• Ziel: Aufmerksamkeit in sozialen Netzwerken
  → Metriken: Reichweite der Beiträge, Interaktionen (Likes, Kommentare, Shares), Anzahl der Follower, Klicks auf Links

• Ziel: Positionierung als Experte
  → Metriken: Anzahl der Gastbeiträge, Interviewanfragen, Einladungen zu Vorträgen oder Panels

• Ziel: Kundenbindung durch gute Kommunikation
  → Metriken: Newsletter-Öffnungsraten, Rückmeldungen, Wiederkäufe, Kundenfeedback

Medienresonanz – was bringt die Pressearbeit?

Ein besonderer Aspekt der PR-Erfolgskontrolle ist die Medienresonanzanalyse – also die Auswertung von Presseveröffentlichungen. Hierbei geht es nicht nur um die Anzahl der Artikel, sondern auch um deren Qualität:

• Wo wurde berichtet? (z. B. Fachmedium, Lokalzeitung, Branchenportal)

• Wie wurde berichtet? (positiv, neutral, kritisch?)

• Werden Ihre Kernaussagen übernommen?

• Werden Sie zitiert?

• Gab es Reaktionen – z. B. durch Kunden oder Bewerber?

Diese Analyse können Sie selbst durchführen, indem Sie Presseberichte sammeln und bewerten. Bei Bedarf gibt es auch Agenturen oder Monitoring-Dienste, die solche Auswertungen professionell übernehmen – das lohnt sich aber meist nur bei größerer Reichweite.

Fallbeispiele und Best Practices für KMU

Manchmal helfen Beispiele mehr als jede Theorie. In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie andere kleine und mittlere Unternehmen ihre PR clever genutzt haben – mit einfachen Mitteln, klarer Botschaft und spürbarer Wirkung. 

Sie werden sehen: Erfolgreiche Öffentlichkeitsarbeit muss weder teuer noch aufwendig sein. Es braucht vor allem den Mut, sichtbar zu werden – und eine gute Geschichte, die es wert ist, erzählt zu werden.

Fallbeispiel 1: Ein Handwerksbetrieb geht auf Sendung

Ein mittelständischer Dachdeckerbetrieb aus Süddeutschland hatte ein Problem, das viele Betriebe kennen: Kaum Bewerber, wenig Resonanz auf klassische Stellenanzeigen. Statt sich zu beklagen, setzte der Geschäftsführer auf gezielte Öffentlichkeitsarbeit. Er ließ einen kurzen Imagefilm produzieren, in dem Auszubildende ihren Arbeitsalltag zeigen. Keine Hochglanzproduktion, sondern ehrliche Einblicke mit dem Smartphone aufgenommen – inklusive Spaß auf der Baustelle, Teamgefühl und persönlichen Kommentaren.

Das Video wurde auf der Website, bei Facebook und als Begleitmaterial zu einer Pressemitteilung verbreitet. Kurze Zeit später erschien ein Artikel in der Regionalzeitung unter dem Titel: „Warum dieser Dachdeckerbetrieb keine Nachwuchssorgen hat“. Das Ergebnis: Mehr Bewerbungen, höhere Bekanntheit in der Region und eine Einladung zu einer Podiumsdiskussion zum Thema Fachkräftemangel.

Was zeigt dieses Beispiel?
PR lebt von Echtheit. Wer seine Mitarbeiter zu Wort kommen lässt, schafft Vertrauen – und hebt sich von anderen ab.

Fallbeispiel 2: Eine Gründerin mit Haltung

Eine junge Unternehmerin eröffnet mitten in der Pandemie einen kleinen Laden mit einem Café mit regionalem Fokus. Trotz schwieriger Bedingungen will sie ihre Philosophie sichtbar machen: faire Zutaten, enge Zusammenarbeit mit lokalen Produzenten, nachhaltige Verpackung. Anstatt auf klassische Werbung zu setzen, verfasst sie regelmäßig persönliche Texte auf LinkedIn – über den Weg zur Selbstständigkeit, über Hürden in der Eröffnung, über Gespräche mit Lieferanten.

Zudem verschickt sie eine selbst geschriebene Pressemitteilung an lokale Medien und spricht direkt mit der Redaktion des Stadtmagazins. Kurz darauf erscheint ein doppelseitiges Porträt – keine Produktwerbung, sondern eine ehrliche Gründergeschichte. Ihre Posts in den sozialen Medien erzielen hohe Reichweite – nicht wegen großer Followerzahlen, sondern wegen der Authentizität.

Was zeigt dieses Beispiel?
Gründergeschichten funktionieren fast immer – besonders, wenn sie persönlich erzählt werden. Haltung und Überzeugung machen neugierig.

Fallbeispiel 3: Ein technisches Unternehmen als Fachstimme

Ein Maschinenbauunternehmen aus Nordrhein-Westfalen ist auf ein spezielles Verfahren zur Metallbearbeitung spezialisiert. In der Öffentlichkeit ist das wenig bekannt – aber innerhalb der Branche ein spannendes Thema. Der Geschäftsführer beginnt, regelmäßig Fachbeiträge in Branchenmagazinen zu veröffentlichen, verfasst Blogartikel mit Praxiswissen und bietet Interviews an, wenn es um Technologietrends geht. Er nutzt gezielt Presseportale, um neue Entwicklungen und Messeauftritte anzukündigen. Einmal im Quartal verschickt das Unternehmen einen Newsletter an Geschäftspartner mit Fachinformationen, internen Einblicken und Einladungen zu Webinaren.

Die Folge: Mehr Sichtbarkeit auf Google, Anfragen von Fachjournalisten und der Aufbau eines klaren Expertenimages. Das Unternehmen wird zunehmend als Stimme innerhalb der Branche wahrgenommen – und erhält neue Kundenanfragen aus Regionen, die es vorher nicht erreicht hatte.

Was zeigt dieses Beispiel?
Auch „trockene“ Themen lassen sich spannend aufbereiten – wenn man den richtigen Kanal und Ton findet.

Fallbeispiel 4: Kleine Geste mit großer Wirkung

Ein Familienunternehmen im Einzelhandel feiert 40-jähriges Bestehen. Statt eines großen Festes beschließt man, für jedes der 40 Jahre 1.000 Euro an eine lokale Einrichtung zu spenden. Die Aktion wird auf der Website erklärt, in sozialen Medien geteilt und als kurzes Pressestatement an die Lokalredaktion geschickt – mit Bild des Teams und einer persönlichen Notiz.

Die Resonanz ist groß: Drei lokale Zeitungen berichten, Kunden gratulieren über Facebook, ein Radiosender lädt die Geschäftsführerin zum Interview ein.

Was zeigt dieses Beispiel?
Gute PR braucht keine riesigen Budgets – nur eine klare Idee, eine ehrliche Geste und die Bereitschaft, sie zu teilen.

Was alle Beispiele gemeinsam haben

• Die Unternehmen haben aktiv kommuniziert – statt zu hoffen, dass jemand auf sie aufmerksam wird.

• Sie haben relevante Inhalte geliefert – nicht Werbung, sondern Geschichten mit Substanz.

• Sie waren authentisch – keine Hochglanztexte, sondern echte Einblicke.

• Sie haben ihre Kanäle gezielt gewählt – ob Lokalzeitung, Fachmagazin oder LinkedIn.

• Sie waren konsequent – nicht einmalig, sondern regelmäßig und mit Plan.

Lassen Sie sich inspirieren – aber bleiben Sie authentisch

Die beste PR beginnt mit dem, was Sie ohnehin schon haben: Ihre Geschichte, Ihre Werte, Ihre tägliche Arbeit. Nutzen Sie das als Basis. Schauen Sie nicht nur auf große Vorbilder, sondern auf das, was zu Ihrem Unternehmen passt.

Abschließend finden Sie hilfreiche Checklisten, die Ihnen den Einstieg oder den Ausbau Ihrer PR-Arbeit erleichtern.

Checkliste: PR für KMU