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Was heißt PR-Agentur? – Definition und Aufgaben erklärt an Beispielen

Die Abkürzung „PR“ steht für Public Relations, also für „Beziehungen zur und mit der Öffentlichkeit“. Der Auftrag im Unternehmen spezifiziert die Aufgabe, dass eine „günstige, wohlwollende Meinung“ zum Produkt, zur Dienstleistung, zum Unternehmen, zur Branche und dem wirtschaftlichen Umfeld hergestellt wird. Die Instrumente dafür sind vielfältig und reichen von Drucksachen bis zu den elektronischen Medien. Als strategischer Partner und Berater erarbeitet die PR Agentur eine durchgehende Symbolsprache, die unternehmensweit zu verankern ist.

Was ist eine Agentur für Public Relations?

Der Auftrag einer PR Agentur fokussiert zunächst einmal auf Strategien. Auf diese Strategien baut sodann das operative Marketing und die Werbung auf. Ein Ergebnis sind die Basisaussagen, die in die Corporate Design und Corporate Identity Konzepte des Unternehmens münden.

Eine Agentur plant, auf strategischer Ebene, wie die Interessen des Auftragsgebers gegenüber der Öffentlichkeit durchzusetzen sind.

In dieser Hinsicht ist Public Relation eine Managementfunktion. Diese Funktion hat letztlich alle Informations- und Kommunikationsprozesse zu planen, zu überwachen, und ggf. zu gestalten (Kommunikationsmanagement).

Was macht eine PR-Agentur?

Zu den klassischen Funktionen einer PR Agentur gehören:

• Information und Kommunikation
• Überzeugungsarbeit (Persuasion)
• Imagegestaltung und -pflege
• Herausforderung Konfliktmanagement
• Zustimmung der Öffentlichkeit erreichen (gesellschaftlicher Konsens)

Mit diesem Aufgaben- und Funktionenbündel sind klare, und im besten Fall messbare, strategische Ziele zu definieren, die in Arbeitspakete für Marketing und Werbung einfließen:

• Beeinflussung der öffentlichen Meinung und Verankerung eines positiven Bildes (Image) des Unternehmens in der Öffentlichkeit
• Erhöhung der Sichtbarkeit, damit Steigerung der Bekanntheit, Gewinn von Aufmerksamkeit
• Vertrauen und Glaubwürdigkeit müssen in besonderem Ausmaß sichtbar gemacht werden
• Analyse neuer Märkte und Ziel- / Anspgruppen, bei denen sich die Erschließung zu lohnen scheint
• Kundenbindung verstärken, Neukundengewinnung unterstützen

Arbeitsweise

Wenn der Auftrag an eine PR Agentur geht, ist vorerst Klarheit darüber wichtig, dass Öffentlichkeitsarbeit eine Managementfunktion ist und keine Alibihandlung, die in Hochglanzprospekten, oder reiner Pressearbeit mündet. Aus diesem Grund geht es in der  Zusammenarbeit mit einer Agentur darum, die richtigen Kompetenzen zu definieren. Dadurch ist sichergestellt, dass eine friktionsfreie Leistungserstellung in Abstimmung mit dem Aufgabenkatalog zu erreichen ist.

Seitens der Agentur sind Werte wie Dialogfähigkeit, Authentizität, Transparenz und Offenheit Basis für die gemeinsame Arbeit. Der erste Schritt wird, in Abstimmung mit den Möglichkeiten und Zielen des Unternehmens, die Entwicklung eines PR-Konzeptes (strategisch) sein. Im Vordergrund steht das anlassbezogene Themenmanagement, die Kontaktpflege zu öffentlichen Meinungsbildnern (Journalisten, Politiker, ...).

Parallel entwickelt sich mit dem Komplex der sozialen Medien ein neues und strategisch hoch brisantes Aufgabenfeld. Bestehende Texte im Internet sind zu analysieren und nach aktuellen SEO Richtlinien zu überarbeiten.

Instrumente und Maßnahmen

So vielfältig die Aufgaben der PR Agentur, so vielfältig sind die Instrumente und Maßnahmen, die eingesetzt werden können. Unter dem dehnbaren Begriff Pressearbeit lässt sich, ...

• ... das Versenden von Pressemitteilungen,
• ... die Vereinbarung von Interviewterminen,
• ... die Organisation und Gestaltung von Pressekonferenzen, zusammenfassen.

 

 

Im Sinne von Corporate Publishing wird die PR Agentur ein Regelwerk erstellen, dass sämtliche schriftlichen und elektronischen Kommunikationsinstrumente fokussiert: von Imagebroschüren, Kunden- und Mitarbeiterzeitschriften bis zu Visitkarten und E-Mail-Signaturen der Mitarbeiter.

Besondere Aufmerksamkeit wird sich auf die Unternehmenskommunikation über die sozialen Medien richten. Neben den offiziellen Statements, die das Unternehmen veröffentlicht, sind es die „inoffiziellen“ Kommentare und Auslassungen der Beschäftigten, die in letzter Konsequenz zu einer Schädigung der Reputation führen können.

Reputations-Management: neuer Aufgabenbereich für PR-Agenturen

Internet und die sozialen Medien führen zu einer neuen Situation der Bewertung von Firmen und Organisationen in der Öffentlichkeit. Ein Stern mehr oder weniger bei Google kann das Schicksal eines Unternehmens massiv beeinflussen. Ob berechtigte Kritik oder Fake: Die Rückmeldungen zu steuern, im Sinne des Unternehmens zur positiven Imagebildung zu verarbeiten, wird künftig zu einem strategischen Kernbereich zählen.

Vorteil: Eine PR Agentur, die für Sie als Dienstleister arbeitet, ist mit einem Radar vergleichbar. In ständiger Rundum-Sicht werden alle Signale aus den relevanten Umwelten wahrgenommen, aufgefangen und korrespondierend zum Auftrag verarbeitet.

Warum ist PR sinnvoll?

Eindeutig mit PR verbunden sind Bekanntheit und Image. Beide Begriffe stehen synonym für Marktdurchdringung bei gleichzeitig hoher Zustimmung zur Philosophie und den Leistungen des Unternehmens.

In den Zeiten, da die Märkte gesättigt, unsere Kunden von wahren Sturmfluten an Werbung und Information auf den unterschiedlichsten Kanälen überschwemmt werden, ist das Thema „Sichtbarkeit“ unternehmenskritisch. Zwar gibt es noch einige Nischenplayer, die in einem exakt abgegrenzten Umfeld agieren, doch die überwiegende Mehrheit der Firmen ist darauf angewiesen, schneller und vor allem sympathischer zu kommunizieren, wie der Wettbewerb.

Preis und Qualität, als Überzeugungsinstrument, haben den Podestplatz zugunsten Image, Sichtbarkeit, Bekanntheitsgrad geräumt. Eine PR Agentur wird Öffentlichkeitsarbeit, als Grundstein des wirtschaftlichen Erfolges, bei den relevanten Öffentlichkeiten positionieren.

Aufgaben

PR ist also nicht nur „reine“ Pressearbeit. Public Relation ist eine Funktion im Unternehmen, die einen prall gefüllten Rucksack mit Aufgaben mitbringt, und es gilt diese bestens zu erfüllen und zu verteilen.

Betreuung und Beratung

In Erfüllung der Ratgeberfunktion geht es um die Entwicklung und Umsetzung eines stringenten Kommunikationskonzeptes. Für Corporate Design und Identity sind Motive zu gestalten, die Medien zu wählen.

Nach der Festlegung der Pressestrategie folgt der Aufbau eines gutgesinnten Pressepools, die damit verbundene Kontaktpflege, die Gestaltung eines Presseverteilers, die Pflege der Redaktionsadressen, regelmäßiger Versand von Pressemitteilungen etc.

Abhängig von der Intention und den Plänen des Auftraggebers, gilt ein Hauptaugenmerk der Entwicklung der Web- und Social Media Strategie.

Redaktion und Recherche

Im Vorfeld der Erstellung von Texten, Publikationen, Presseberichten und Pressemeldungen, die im Kundenauftrag gestaltet und erstellt werden, sind umfassende Recherchen erforderlich. Fallstudien, Übersetzungen, Kundenfeedback bilden einen Fundus an Informationen und Wissen, der zu verwalten, und katalogisieren ist. Damit Wissen rasch und zielgerichtet zur Hand ist, wenn es benötigt wird.

Dokumentation

Für manche Produkt- und Leistungsgruppen mag es von besonderem Nutzen sein, dass Datenblätter, Handbücher entwickelt und gestaltet werden, die dem Kunden den Umgang mit dem erworbenen Produkt oder der Dienstleistung ermöglichen. Auch diese Druckwerke ordnen sich dem Corporate Design unter, und unterstreichen die Unverwechselbarkeit. Das gilt in gleichem Maß für Video-Anleitungen. Philosophie und Arbeitsweise lassen sich am besten in einem Unternehmens-Image-Film darstellen.

Veranstaltungs- und Aktionsmanagement

Veranstaltungen im und für das Unternehmen verlangen, neben einer professionellen Vorbereitung, die entsprechende Nacharbeit. Film-, Foto- und Tonmaterial ist zu sichten und zu katalogisieren und für die Zielmedien in geeigneter Form aufzubereiten.

• Messen bedürfen hinsichtlich Auswahl und Zielmärkten intensiver Vorarbeit. Von der Vorbereitung der Präsentationsmedien bis zum Training mit dem Messepersonal nach den Richtlinien der Unternehmens-Identität, spannt sich ein weiter Bogen, für den die PR Agentur teils strategischer, teils operativer Ansprechpartner ist.
• Gezielte Aktionen für neue Produkt- und Leistungsgruppen sind in den bestehenden und künftigen Zielmärkten zu positionieren. Presseveranstaltungen sind zu organisieren und zu veranstalten, ein Pressespiegel aufzubereiten.

Abgrenzung zur Marketing-Agentur

Public Relation / Öffentlichkeitsarbeit ist in erster Linie, doch nicht ausschließlich, eine strategische Managementfunktion. Sie ist das Dach, unter dem sich Marketing und Werbung entfalten, ohne selbst Marketing und Werbung zu sein.

PR ist nicht die Kommunikationspolitik, es ist nicht der Marketingplan und es ist schon gar nicht klassische Werbung. PR entwickelt die Grundlagen, erstellt die Regelwerke und beschreibt die Konsequenzen.

Häufig gestellte Fragen an PR-Agenturen

Wenn Sie als Unternehmen eine PR-Agentur beauftragen möchten, ist es wichtig, dass Sie im Vorfeld die richtigen Fragen stellen, um sicherzustellen, dass der Anbieter die notwendige Erfahrung und Kompetenz hat, um Ihre PR-Ziele zu erreichen. Der potenzieller Auftragnehmer wird Ihnen gerne Ihre Fragen beantworten und Ihnen dabei helfen, ein tiefes Verständnis dafür zu entwickeln, wie er Ihre Marke oder Ihr Unternehmen in den Medien und der Öffentlichkeit platzieren wird. Indem sie mit der Presse und anderen Meinungsmachern kommuniziert, kann eine Kommunikationsagentur dabei helfen, Ihre Marke zu stärken, Vertrauen in Ihre Produkte oder Dienstleistungen aufzubauen und langfristige Beziehungen zu potenziellen Kunden aufzubauen. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie sicherstellen, dass Sie eine PR-Agentur auswählen, die gut zu Ihrem Unternehmen und Ihren Marketingzielen passt.

Hier sind die wichtigsten Fragen, die Sie einer PR-Agentur stellen sollten:

1. Wie kann PR uns dabei helfen, unsere Geschäftsziele zu erreichen?

PR kann dazu beitragen, Ihre Geschäftsziele zu erreichen, indem sie das Bewusstsein für Ihr Unternehmen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen erhöht, Ihre Markenbekanntheit steigert und durch professionelle Kommunikation Ihre Reputation stärkt. Dies kann sich positiv auf Ihre Verkäufe, Ihre Kundenbindung, Ihre Mitarbeiterbindung und Ihr Verhältnis zu Investoren und anderen Interessengruppen auswirken.

2. Wie wählen Sie die richtigen PR-Strategien und -Taktiken für unser Unternehmen aus?

Eine Agentur für Public Relations wird eine umfassende Analyse Ihrer Geschäftsziele, Ihrer Zielgruppen und der Marktbedingungen durchführen, um eine maßgeschneiderte Strategie und Taktik zu entwickeln, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Die PR-Agentur wird auch in der Lage sein, Ihnen fundierte Empfehlungen zu geben, welche Strategien und Taktiken am besten geeignet sind, um Ihre Ziele zu erreichen.

3. Wie messen Sie den Erfolg Ihrer PR-Aktivitäten?

Eine gute PR-Agentur wird in der Lage sein, den Erfolg Ihrer PR-Aktivitäten zu messen, indem sie eine Kombination aus qualitativen und quantitativen Messgrößen verwendet. Qualitative Messgrößen können beispielsweise die Medienberichterstattung, die Tonality oder das Feedback von Kunden und anderen Interessengruppen sein. Quantitative Messgrößen können beispielsweise die Anzahl der Medienkontakte, die Reichweite, die Anzahl der Website-Besuche oder die Anzahl der Leads und Verkäufe sein. Die PR-Agentur sollte Ihnen regelmäßige Berichte zur Verfügung stellen, die den Erfolg Ihrer PR-Aktivitäten transparent und nachvollziehbar dokumentieren.

4. Wie viel kostet PR und welche ROI können wir erwarten?

Die Kosten für PR hängen von vielen Faktoren ab, einschließlich des Umfangs der Aktivitäten, der Größe und Komplexität Ihres Unternehmens und der gewählten PR Agentur. Es gibt verschiedene Preismodelle, die von Stundensätzen bis hin zu festen monatlichen Retainern reichen können. Es ist wichtig zu beachten, dass PR ein langfristiger Prozess ist - oft über mehrere Jahre - und dass der ROI nicht immer unmittelbar sichtbar ist. Eine gute PR Agentur wird jedoch in der Lage sein, eine realistische Erwartungshaltung zu schaffen und Ihnen zeigen, wie Sie den ROI im Laufe der Zeit messen können.

5. Wie können Sie sicherstellen, dass unsere PR-Aktivitäten unseren Werten und Ethikprinzipien entsprechen?

Eine professionelle PR-Agentur wird sich vor Beginn der Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen über Ihre Werte und Ethikprinzipien informieren und sicherstellen, dass alle PR-Aktivitäten in Einklang mit diesen Werten stehen. Die Agentur wird auch bestehende PR-Richtlinien und -Standards einhalten.

6. Können Sie uns helfen, in sozialen Medien erfolgreich zu sein?

Ja, eine PR-Agentur kann Ihnen in der Regel auch dabei helfen, in sozialen Medien erfolgreich zu sein, indem sie eine maßgeschneiderte Social-Media-Strategie entwickelt, relevante Inhalte erstellt, die auf Ihre Zielgruppen zugeschnitten sind, und regelmäßig Engagement und Interaktion mit Ihren Followern fördert. Die Agentur kann auch Analytics-Tools einsetzen, um den Erfolg Ihrer Social-Media-Aktivitäten zu messen und die Strategie entsprechend anzupassen.

7. Wie gehen Sie mit Krisen um und können Sie uns bei der Krisenkommunikation unterstützen?

Eine gute PR-Firma wird einen umfassenden Krisenplan entwickeln, der im Falle einer Krise schnell und effektiv umgesetzt werden kann. Die Agentur wird auch in der Lage sein, Ihre Krisenkommunikation zu managen, einschließlich der Entwicklung von Statements, der Identifikation relevanter Zielgruppen und Medien und der Überwachung von Feedback und Reaktionen. Es ist wichtig, eine Krisenkommunikationsstrategie zu haben, um den Ruf Ihres Unternehmens zu schützen und Vertrauen bei Kunden und anderen Interessengruppen durch richtige Kommunikation aufzubauen.

Symbolgrafik: © NicoElNino / stock.adobe.com; dizain / stock.adobe.com