Eine Journalistendatenbank ist ein wichtiges Werkzeug in der modernen PR- und Kommunikationslandschaft. Sie dient als Brücke zwischen Unternehmen, PR-Profis und den Medien, indem sie zielgerichtete Kontakte und relevante Informationen über Journalisten und Redaktionen bereitstellt. Der richtige Einsatz solch einer Datenbank kann den Unterschied ausmachen, ob eine Pressemitteilung Beachtung findet oder im Nachrichtenrauschen untergeht. Dabei steht im Vordergrund, den passenden Ansprechpartner für die jeweilige Botschaft zu identifizieren.
Den richtigen Medienvertreter für eine Pressemitteilung zu finden, ist also entscheidend für den Erfolg Ihrer PR-Bemühungen.
Die Recherche und Identifikation der richtigen Journalisten und Medienkontakte ist jedoch keine triviale Aufgabe. Sie erfordert Zeit, Sorgfalt und ein tiefes Verständnis der Medienlandschaft. Es geht nicht nur darum, Kontaktdaten zu finden und zu sammeln, sondern diese Daten auch kontinuierlich zu aktualisieren und den Überblick über die sich ständig ändernden Medienbeziehungen und -präferenzen zu behalten. All dies ist mit einem erheblichen Zeitaufwand und Ressourcen verbunden.
Daher stehen Unternehmen vor einer wichtigen Entscheidung: Sollten sie Zeit und Arbeit in den Aufbau einer eigenen Journalistendatenbank investieren oder lieber auf kommerzielle Anbieter zurückgreifen?
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Eine Medien- bzw. Journalisten-Datenbank ist ein spezialisiertes Werkzeug, das Unternehmen und PR-Profis den Zugriff auf umfangreiche Informationen über Journalisten, Redakteure, Blogger und andere Medienvertreter ermöglicht. Diese Datenbanken enthalten in der Regel Kontaktdaten und weitere Informationen über Redaktionen und Ansprechpartner.
Die Hauptfunktion einer solchen Datenbank ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, relevante Medienkontakte zu identifizieren und effektiv zu kommunizieren. Es geht darum, den richtigen Journalisten für eine bestimmte Geschichte oder Ankündigung zu finden und sicherzustellen, dass Pressemitteilungen und andere Informationsmaterialien relevant und zielgerichtet verbreitet werden.
Die Kernfunktionen einer Journalistendatenbank umfassen:
Spezialisierung und Interessen: Die Datenbank kategorisiert Journalisten nach ihren Interessengebieten, Branchen oder Themen, sodass Unternehmen relevante Kontakte für ihre Nachrichten oder Geschichten finden können.
Such- und Filterfunktionen ermöglichen es, gezielt nach bestimmten Kriterien in der Datenbank zu suchen, um relevante Kontakte schnell zu finden.
Veröffentlichungsverlauf: Ein Überblick über frühere Artikel oder Beiträge des Journalisten kann Unternehmen dabei helfen, den Stil und den Fokus des Journalisten besser zu verstehen.
Kommunikationspräferenzen: In der Datenbank sollten auch Informationen vermerkt werden, darüber wie und wann ein Journalist am besten kontaktiert werden sollte, um die Wahrscheinlichkeit einer Antwort zu erhöhen.
Feedback und Interaktionsverlauf: Professionelle Datenbanken tracken Interaktionen und Feedback von Journalisten, sodass Unternehmen ihre Kommunikationsstrategien anpassen können.
Kurz gesagt, eine professionell aufgebaute Journalistendatenbank ermöglicht:
zielgerichtete Kommunikation
Zeitersparnis
Aufbau von Beziehungen
Erfolgsmessung
Lohnt sich eine Journalistendatenbank für mich?
Eine Journalistendatenbank bietet einen schnellen und gezielten Zugang zu Kontaktdaten und Hintergrundinformationen von Medienvertretern. Aber ist sie für jeden geeignet? Und wann ist der richtige Zeitpunkt, in eine solche Datenbank zu investieren? Hier sind einige Überlegungen dazu:
Für wen ist eine Journalistendatenbank geeignet?
Eine Journalistendatenbank ist vor allem geeignet für:
PR- und Kommunikationsabteilungen in Unternehmen: Egal ob groß oder klein, wenn ein Unternehmen regelmäßig mit der Presse kommuniziert oder in den Medien präsent sein möchte, kann eine Journalistendatenbank nützlich sein.
PR-Agenturen: Für Agenturen, die mehrere Kunden betreuen, ist eine solche Datenbank ein unverzichtbares Werkzeug, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Medienkontakte für unterschiedliche Branchen und Nachrichtenthemen erreichen.
Freiberufliche PR-Profis und Berater: Selbst wenn Sie alleine arbeiten, kann eine Journalistendatenbank den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Ihre Kunden in den Medien zu positionieren.
NGOs und gemeinnützige Organisationen: Für Organisationen und Einrichtungen, die Aufmerksamkeit für ihre Arbeit und Botschaften erregen möchten, kann der Zugang zu den richtigen Journalisten von unschätzbarem Wert sein.
Wann lohnt es sich in eine Journalistendatenbank zu investieren?
Regelmäßige Medienarbeit: Wenn Sie oder Ihr Unternehmen regelmäßig Pressemitteilungen verschicken oder Medienarbeit betreiben, ist eine Datenbank wahrscheinlich eine sinnvolle Investition.
Zielgerichtete Kommunikation: Wenn Sie spezifische Medien oder Journalisten für Ihre Nachrichten oder Geschichten ansprechen möchten, kann eine Datenbank Ihnen helfen, genau die richtigen Kontakte zu finden.
Professionalisierung der Kommunikation: Wenn Sie Ihre PR- und Medienarbeit auf ein professionelleres Niveau heben möchten, kann eine Journalistendatenbank ein Schritt in diese Richtung sein.
Knappe Kapazitäten: Anstatt stundenlang im Internet zu suchen, Zeit und Ressourcen für veraltete Medienlisten zu verschwenden, bietet eine aktuelle Datenbank einen schnellen und einfachen Zugang zu den benötigten Kontakten.
openPR-Tipp: Eine Journalistendatenbank ist für alle geeignet, die ihre PR- und Medienarbeit verbessern, effizienter gestalten und gezielte Ergebnisse erzielen möchten. Es ist jedoch wichtig zu überlegen, ob der Wert, den die Datenbank bietet, die Investition rechtfertigt, insbesondere wenn das Budget begrenzt ist.
Selbst erstellen vs. kaufen: Vor- und Nachteile
Der Aufbau einer eigenen Datenbank bzw. eines Presseverteilers mit Journalisten- und Medienkontakten kann eine tiefe Personalisierung und Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens ermöglichen. Es ermöglicht eine direkte Kontrolle über die Daten, die Struktur und die Art und Weise, wie die Informationen erhoben und genutzt werden. Jedoch sind die anfänglichen Kosten in Bezug auf Zeit und Ressourcen erheblich. Dazu gehören die Recherche, das Sammeln von Kontakten, das regelmäßige Aktualisieren der Daten und das Management der Datenbank.
Kommerzielle Anbieter hingegen bieten oft umfangreiche, ständig aktualisierte und gut kuratierte Datenbanken, die sofort einsatzbereit sind. Sie profitieren von einer breiteren Reichweite, Zugang zu nationalen und internationalen Kontakten und oft auch von zusätzlichen Funktionen wie Medienmonitoring und Analysetools. Der Nachteil kann in den Kosten liegen, insbesondere wenn man regelmäßig auf den Dienst zugreift.
Die Entscheidung, ob man eine Journalistendatenbank selbst erstellt oder kauft, hängt von verschiedenen Faktoren ab, und beide Optionen haben ihre eigenen Vorteile und Herausforderungen:
Selbst erstellen
Kaufen
Vorteile
Anpassbarkeit: Eine selbst erstellte Datenbank kann genau auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden.
Kosten: Langfristig kann es kostengünstiger sein, wenn man bereits über das nötige Know-how und die Ressourcen verfügt.
Sofortige Einsatzbereitschaft: Kaufdatenbanken sind in der Regel sofort einsatzbereit und erfordern wenig Einrichtungsaufwand.
Professionalität: Sie profitieren von der Expertise von Spezialisten, die sich auf Journalistendatenbanken spezialisiert haben.
Aktualität: Viele kommerzielle Anbieter sorgen regelmäßig für Aktualisierungen und Erweiterungen der Daten.
Zusatzfunktionen: Oftmals bieten gekaufte Datenbanken zusätzliche Funktionen wie Analysetools oder integrierte Kommunikationsoptionen.
Nachteile
Zeitaufwand: Das Erstellen und Pflegen einer eigenen Datenbank kann zeitaufwendig sein.
Ressourcen: Es werden spezielle Kenntnisse und Fähigkeiten benötigt, um eine effiziente und sichere Datenbank zu erstellen.
Aktualität: Es kann herausfordernd sein, die Datenbank ständig aktuell zu halten, insbesondere in einer sich schnell verändernden Medienlandschaft.
Kosten: Es können laufende Kosten für Lizenzen oder Abonnements anfallen.
Mangelnde Anpassbarkeit: Gekaufte Lösungen sind möglicherweise nicht vollständig an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassbar.
Aufbau einer eigenen Journalistendatenbank
Hier sind die grundlegenden Schritte und Überlegungen zum Aufbau einer eigenen Datenbank:
Zieldefinition: Bevor Sie mit dem eigentlichen Aufbau beginnen, sollten Sie klar definieren, was Sie mit der Datenbank erreichen möchten: Welche Art von Journalisten oder Medienvertretern möchten Sie ansprechen? Regional, national oder international? Spezialisiert auf bestimmte Branchen oder Themenbereiche?
Recherche: Beginnen Sie mit einer intensiven Recherche, um Kontakte zu identifizieren. Nutzen Sie bestehende Medienverzeichnisse, besuchen Sie Veranstaltungen oder Messen und nutzen Sie soziale Medien wie LinkedIn oder Twitter, um Journalisten zu finden.
Strukturierung: Entscheiden Sie, welche Informationen Sie erfassen möchten. Dazu gehören in der Regel Name, Medium, Kontaktinformationen, Fachgebiete, bevorzugte Kontaktmethode und Notizen zu früheren Interaktionen.
Technologieauswahl: Wählen Sie ein geeignetes Tool oder eine Software, um Ihre Datenbank zu verwalten. Dies kann eine einfache Excel-Tabelle, eine CRM-Software oder eine spezielle Datenbanksoftware sein.
Pflege und Aktualisierung: Eine Journalistendatenbank erfordert regelmäßige Pflege. Kontakte wechseln ihre Positionen, Medienhäuser ändern ihren Fokus oder es entstehen neue Publikationen. Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen ein.
Netzwerken: Bauen Sie Beziehungen zu den Journalisten in Ihrer Datenbank auf. Dies geht über bloße Kontaktinformationen hinaus. Ein persönlicher Kontakt und das Verständnis der Bedürfnisse und Interessen eines Journalisten können den Unterschied ausmachen.
Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass Sie alle gesammelten Daten im Einklang mit Datenschutzgesetzen und -bestimmungen handhaben.
Aktualität: Eine gute Datenbank sollte regelmäßig vom Anbieter aktualisiert werden, um stets aktuelle Kontakte und Informationen zu bieten.
Umfang: Sie sollte eine breite Palette von Medienkontakten aus verschiedenen Branchen und Medienarten abdecken.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Benutzeroberfläche und effiziente Suchfunktionen sind essentiell.
Datenschutz: Die Datenbank sollte geltende Datenschutzstandards erfüllen.
Zusatzfunktionen: Features wie Kommunikationstools, Analysemöglichkeiten oder Feedback-Tracking können den Wert einer Datenbank erheblich steigern.
Kunden-Support: Ein guter Support durch den Anbieter, insbesondere bei technischen Fragen, ist wichtig.
Kosten und Budgetüberlegungen
Bevor man sich für den Kauf einer Journalistendatenbank entscheidet, ist es wesentlich, die damit verbundenen Kosten sorgfältig zu analysieren und in die Budgetplanung miteinzubeziehen. Die Kosten für eine Journalistendatenbank variieren je nach Anbieter und Umfang der angebotenen Dienstleistungen. Vor dem Erwerb einer Journalistendatenbank sind deswegen verschiedene Kostenfaktoren zu berücksichtigen:
Grundgebühr: Einige Anbieter haben eine Grundgebühr, die den Zugang zur Datenbank und ihre Basisfunktionen abdeckt.
Zusätzliche Funktionen: Fortgeschrittenere Funktionen, wie Medienmonitoring, Analysewerkzeuge oder zusätzliche Integrationen, können zusätzliche Kosten verursachen.
Geografische Abdeckung: Je nachdem, ob Sie Zugang zu Kontakten auf lokaler, nationaler oder internationaler Ebene benötigen, können die Kosten variieren.
Anzahl der Nutzer: Einige Datenbanken berechnen Gebühren basierend darauf, wie viele Personen in Ihrem Unternehmen auf die Datenbank zugreifen werden.
Aktualisierungsrate: Datenbanken, die häufige Updates und Echtzeitinformationen anbieten, können teurer sein als solche, die weniger häufig aktualisiert werden.
Vertragsdauer: Die Preisgestaltung kann je nach Vertragsdauer variieren. Einige Anbieter bieten möglicherweise Rabatte für langfristige Verträge oder Vorabzahlungen an.
Zusätzliche Dienstleistungen: Einige Anbieter bieten ergänzende Dienstleistungen, wie Schulungen, Beratung oder spezielle Recherche-Dienstleistungen, die zusätzliche Kosten verursachen können.
Beim Budgetieren ist es daher wichtig, nicht nur die unmittelbaren Anschaffungskosten zu berücksichtigen, sondern das gesamte Kostenbild über einen längeren Zeitraum zu betrachten.
openPR-Tipp: Die meisten Anbieter veröffentliche ihre Preise nicht, sondern bieten individuelle Angebote auf Anfrage. Die Preise können von einigen hundert Euro pro Monat für kleinere, lokal ausgerichtete Datenbanken bis zu mehreren tausend Euro pro Monat für umfangreiche, international ausgerichtete Datenbanken mit allen Zusatzfunktionen reichen. Es ist wichtig, genau zu definieren, welche Funktionen und welchen Umfang Sie benötigen, und dann mehrere Angebote einzuholen. Sprechen Sie direkt mit den Anbietern, fordern Sie Demos an und vergleichen Sie die Kosten in Bezug auf den angebotenen Wert. Denken Sie daran, dass der teuerste Dienst nicht immer der beste ist – es kommt darauf an, was am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt.
Journalistendatenbanken für Deutschland und international: Beispiele von Anbietern und Tools
Es gibt verschiedene Anbieter von Journalistendatenbanken sowohl auf nationaler Ebene in Deutschland bzw. für den deutschsprachigen Raum als auch international. Hier sind ein paar Beispiele bekannter Anbieter und Tools:
Zimpel / news aktuell:
Allgemeines: news aktuell GmbH bietet mit Zimpel eine umfangreiche Datenbank mit Kontakten zu Journalisten, Bloggern und Influencern.
Funktionen: Nutzer können mithilfe von Filtern gezielte Verteiler erstellen, um ihre Pressemitteilungen und Stories an die richtige Zielgruppe zu senden. Es werden auch Analysen und Reportings zu den Versandaktionen bereitgestellt.
Besonderheiten: Mit ots bietet news aktuell zusätzlich ein breites PR-Verbreitungsnetzwerk (u.a. dpa, AP, pa) mit hoher Reichweite und Glaubwürdigkeit.
Cision:
Allgemeines: Die Cloud-basierte Software Cision ist ein globaler Player im Bereich PR-Software und bietet eine der umfangreichsten Journalisten-Datenbanken weltweit.
Funktionen: Nutzer können Journalisten, Medienkontakte und Influencer finden, Medienverteiler erstellen, die Resonanz ihrer PR-Maßnahmen überwachen und die Ergebnisse analysieren.
Besonderheiten: Cision bietet eine sehr breite geografische Abdeckung und umfassende Integrationen mit anderen PR-Tools.
Meltwater:
Allgemeines: Meltwater ist primär für sein Medienmonitoring bekannt, verfügt jedoch auch über eine umfangreiche Journalisten-Datenbank und verschiedene Presseverteiler.
Funktionen: Die Plattform ermöglicht das Auffinden und Kontaktaufnehmen mit Journalisten, das Versenden von Pressemitteilungen und das Monitoring von Medienresonanz.
Besonderheiten: Meltwater legt großen Wert auf Analysen und Auswertungen, wodurch Unternehmen ihre PR-Strategien verfeinern können.
Mynewsdesk:
Allgemeines: Mynewsdesk Audience Builders beinhaltet eine internationale Datenbank mit Journalisten, Influencern und Bloggern weltweit.
Funktionen: Die Plattform ist ein All-in-one-PR-Tool für Schreiben und Verbreiten von Pressemitteilungen und Medienbeobachtung.
Besonderheiten: Umfangreiche Suchfunktionen nach verschiedenen Kriterien wie Region, Branche, Medienart, Reichweite oder Stichwortsuche.
myconvento:
Allgemeines: myconvento ist eine Kommunikationsmanagement-Software des deutschen Unternehmens Convento.
Funktionen: Conveto verfügt über eine umfangreiche Mediendatenbank.
Besonderheiten: Spezialisiert auf D-A-CH, inkl. aktueller Themenpläne für bessere Planung der PR-Aktivitäten.
PRmax:
Allgemeines: PRmax verfügt über eine umfangreichen Datenbank mit Kontakten und umfangreichen Profilen von Journalisten und Influencern.
Funktionen: Die Datenbank beinhaltet auch Themenpläne von Redaktionen und Presse-Monitoring für Online- und Offline-Medien.
Besonderheiten: Der Schwerpunkt liegt jedoch auf Kontakten und Medien in Großbritannien.
MediaContact-Plus:
Allgemeines: Die MediaContact-Plus Datenbank ist ein Angebot der APA – Austria Presse Agentur.
Funktionen: Der Service beinhaltet den Versand von Presseinformationen an nationale Medienkontakte inkl. Journalisten und Blogger in Österreich sowie internationale Kontakte.
Besonderheiten: Flexible Erstellung von aktuellen und persönlichen Verteilern nach eigenen Präferenzen und Themen möglich.
openPR als Alternative
Ist Ihnen der Aufbau einer eigenen Journalistendatenbank zu aufwändig und die kommerziellen Anbieter zu teuer? Dann könnten die openPR-Services die richtige Lösung für Sie sein.
openPR bietet Vorteile, die vor allem für kleine Unternehmen und Organisationen entscheidend sein können:
Kostenlose Veröffentlichung von Pressemitteilungen: Im Gegensatz zu vielen Journalistendatenbanken und Presseverteilungsdiensten, die kostenpflichtig sind, ermöglicht openPR kostenfreie Einstellung von Pressemitteilungen (zwei pro Jahr).
Versandan Journalisten und Medienvertreter inklusive: openPR verschickt jede Pressemitteilung täglich direkt an Journalisten, Redaktionen und andere Medienvertreter, die sich für die jeweiligen thematischen Kategorien registriert haben. Dies sind derzeit etwa 2.400 Kontakte, wodurch die Wahrscheinlichkeit erhöht wird, dass interessierte Personen Ihre Nachricht sehen.
openPR Top50 Online-Presseverteiler ermöglicht einen schnellen, einfachen und kostengünstigen Versand Ihrer Pressemitteilung per Online-Presseverteiler an weitere 50 Online-Presseportale (u.a. firmenpresse.de, businessportal24.com, fair-news.de, presseecho.de u.v.m.). Dies erhöht die Sichtbarkeit und Reichweite Ihrer Pressmeldung, spart Zeit und Geld.
Thematische Presseverteilerdienste: Zusätzlich können Unternehmen bei openPR themenspezifische Presseverteilerdienste hinzubuchen. Dies ermöglicht den Versand an bis zu 2.100 Journalisten-Kontakte, was besonders nützlich ist, wenn man eine sehr spezifische Zielgruppe ansprechen möchte.
Fachverteiler-Versand: Ein weiterer zusätzlicher Dienst ist der Fachverteiler-Versand, der es ermöglicht, alle Fach- und Themen-Journalisten in Deutschland, Österreich und der Schweiz über einen individuell für Sie erstellten Presseverteiler zu erreichen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn eine Nachricht eine größere geografische Abdeckung im deutschsprachigen Raum erfordert.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Suche in der Datenbank so spezifizieren, dass sie genau zu Ihrem Anliegen passt.
Senden Sie Journalisten nur Informationen, die für sie relevant sind. Berücksichtigen Sie dabei die Themen, über die sie schreiben, und den Kontext ihrer Arbeit.
Nutzen Sie die Datenbank nicht nur als Recherche- und Versandtool, sondern als Startpunkt für den Aufbau von Beziehungen. Ein persönlicher Austausch kann oft produktiver sein als Massen-E-Mails.
Journalisten wechseln regelmäßig ihre Positionen oder Themengebiete. Es ist wichtig, regelmäßige Aktualisierungen vorzunehmen oder auf aktuelle Daten zuzugreifen.
Wenn Sie Medien kontaktieren, stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen bereitstellen, einschließlich Kontaktdaten für Nachfragen, hochauflösenden Bildmaterialien und weiterführenden Links.
Wenn Journalisten Feedback zu Ihren Pressematerialien geben oder Sie um zusätzliche Informationen bitten, reagieren Sie darauf schnell und professionell.
Überwachen Sie die Medien und sehen Sie, wie Ihre Botschaft aufgenommen wird. Dies kann Ihnen wertvolles Feedback für zukünftige Medienkontakte geben.
Die Qual der Wahl für Ihre PR
Die Auswahl der Möglichkeiten, Anbieter, Tools und Services für PR ist groß. Letztlich hängt die Entscheidung für die Erstellung bzw. den Kauf einer Journalistendatenbank oder alternativer Dienstleistungen von den spezifischen Bedürfnissen, Ressourcen und Zielen des Unternehmens ab. Egal ob eigenständig aufgebaut oder kommerziell erworben, die Bedeutung einer umfassenden, qualitativ hochwertigen und aktuellen Journalistendatenbank bzw. eines Presseverteilers kann nicht genug betont werden – dies ist der Schlüssel zu einer effektiven, zielgerichteten und professionellen PR.
Ihre Botschaft hat Wert und verdient es, gehört zu werden. Bleiben Sie dran und lassen Sie sich nicht entmutigen. Der Erfolg liegt oft nur einen Kontakt, eine Mitteilung oder eine Story entfernt.
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