Pressemitteilung versendet? 10 Tipps, was Sie jetzt tun müssen, damit Ihre PR keine Eintagsfliege bleibt

Eine Pressemitteilung zu schreiben und zu versenden ist ein wichtiger Schritt. Doch Ihre PR-Arbeit ist damit noch nicht abgeschlossen. Im Gegenteil: Gerade die Stunden und Tage nach dem Versand entscheiden oft darüber, ob aus einer Meldung echte Sichtbarkeit, Medienkontakte, Website-Besucher, neue Anfragen oder langfristige Reputation entstehen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Viele Unternehmen machen den Fehler, Pressearbeit als einmalige Aktion zu betrachten: Text schreiben, Verteiler auswählen, Pressemitteilung verschicken, abhaken.
• Erfolgreiche PR funktioniert anders. Sie lebt von Nachbereitung, Kontaktpflege, Mehrfachverwertung und konsequenter Auswertung.

Dieser Ratgeber zeigt, was Sie nach dem Versand Ihrer Pressemitteilung tun sollten.

1. Die wichtigste Regel nach dem Versand der Pressemitteilung: Bleiben Sie erreichbar

Nach dem Versand Ihrer Pressemitteilung sollten Sie sicherstellen, dass die im Pressetext genannte Kontaktperson tatsächlich erreichbar ist. Das klingt selbstverständlich, wird in der Praxis aber häufig unterschätzt.

Journalisten arbeiten oft unter Zeitdruck. Wenn Rückfragen zu Zahlen, Zitaten, Bildmaterial, Ansprechpartnern oder Hintergrundinformationen nicht zeitnah beantwortet werden, kann eine Veröffentlichung scheitern oder durch ein anderes Thema ersetzt werden.

Prüfen Sie deshalb direkt nach dem Versand:

• Ist die angegebene Telefonnummer besetzt?
• Wird die E-Mail-Adresse regelmäßig kontrolliert?
• Gibt es eine Vertretung, falls die Ansprechperson in Terminen ist?
• Liegen Bildmaterial, Logos, Fact Sheets und weiterführende Informationen griffbereit vor?
• Sind Geschäftsführung, Fachabteilung oder Pressesprecher auf mögliche Rückfragen vorbereitet?

Besonders hilfreich ist ein Pressebereich auf Ihrer Website oder eine interne Pressemappe. Darin sollten Sie Kurzprofil, Ansprechpartner, druckfähiges Bildmaterial, relevante Zahlen, Zitate und Links bündeln. Das macht Informationen für Medien und Interessierte leichter auffindbar und weiterverwertbar. 

 

 

2. Fassen Sie vorsichtig nach

Soll man bei Journalisten nachfassen? Ja, aber mit ganz viel Fingerspitzengefühl.

Ein Nachfassen kann sinnvoll sein, wenn Ihr Thema wirklich relevant für das jeweilige Medium ist, wenn Sie einen persönlichen Bezug herstellen können oder wenn Sie zusätzliche Informationen anbieten. Wenig hilfreich ist dagegen ein pauschales „Haben Sie meine Pressemitteilung erhalten?“ an einen großen Verteiler.

Wichtig ist dabei: Nachfassen ist ein Serviceangebot.

Ein gutes Follow-up ist kurz, persönlich und konkret. Besser als eine allgemeine Erinnerung ist zum Beispiel ein Hinweis auf eine neue Branchenentwicklung oder ein Ereignis, eine Zahl, eine Interviewmöglichkeit oder exklusives Zusatzmaterial.

Vermeiden Sie:

• mehrfache Anrufe ohne konkreten Anlass
• unpersönliche Massenmails
• Druckformulierungen
• lange Wiederholungen der kompletten Pressemitteilung
• Nachfassen kurz vor Redaktionsschluss

Besser ist:

• eine kurze, personalisierte E-Mail
• ein klarer Nutzwert für die Leserschaft des Mediums
• ein Angebot für Rückfragen, O-Töne, Bilder oder Interviews
• ein Nachfassversuch reicht

Wenn keine Reaktion kommt, akzeptieren Sie das. Auch ein nicht aufgegriffenes Thema kann später wieder relevant werden, wenn Sie den Kontakt professionell und respektvoll pflegen.

3. Bedanken Sie sich bei Veröffentlichungen

Wurde Ihre Pressemitteilung aufgegriffen, sollten Sie nicht einfach zur Tagesordnung übergehen. Bedanken Sie sich kurz bei der Redaktion oder dem zuständigen Journalisten.

Eine kurze, sachliche Nachricht genügt. Sie können darin signalisieren, dass Sie sich über die Veröffentlichung freuen, für Rückfragen zur Verfügung stehen und bei künftigen Themen gern wieder Material liefern.

Auch Journalisten freuen sich, wenn Ihre Arbeit gewürdigt wird. Und das ist keine Höflichkeitsfloskel, es ist aktive Beziehungspflege. Pressearbeit lebt langfristig von Vertrauen, Zuverlässigkeit und gegenseitigem Respekt. Das erhöht die Chance, auch künftig als seriöse Quelle wahrgenommen zu werden.

4. Veröffentlichen Sie Ihre Pressemitteilung zusätzlich auf Presseportalen

Nicht jede Pressemitteilung wird von klassischen Medien aufgegriffen. Das ist normal. Trotzdem muss der Text nicht ungenutzt bleiben.

Sie können Ihre Pressemitteilung selbst veröffentlichen, zum Beispiel auf openPR und auf weiteren Presseportalen. Presseportale ermöglichen es Unternehmen, Meldungen direkt online sichtbar zu machen.

Das ist besonders dann sinnvoll, wenn:

• Ihre Pressemitteilung von Medien nicht übernommen wurde.
• Sie zusätzliche Online-Sichtbarkeit aufbauen möchten.
• Sie Ihre Unternehmensnachricht dokumentieren wollen.
• Sie eine Meldung für Suchmaschinen und KI-Suchsysteme auffindbar machen möchten.
• Sie regionale oder fachliche Reichweite ergänzen wollen.
• Sie die Meldung als Referenzlink für Kunden, Partner oder Social Media benötigen.

Achten Sie bei der Veröffentlichung auf Presseportalen auf eine saubere Aufbereitung. Wählen Sie passende Keywords, ergänzen Sie Verlinkung zu Ihrer Website oder Landingpages, passen Sie bei Bedarf das Bildmaterial an. Wenn Sie denselben Inhalt auf mehreren Portalen veröffentlichen, können kleine Anpassungen bei Titel, Vorspann, Teaser und Keywords sinnvoll sein, damit der Text besser zum jeweiligen Portal und zur Zielgruppe passt.

Hier erfahren Sie mehr, wie Sie Ihre Online-Pressemitteilungen optimieren können:

• SEO für Pressemitteilungen – Leitfaden und Checkliste für Suchmaschinenoptimierung

• So optimieren Sie Ihre Pressemitteilung für GEO – Leitfaden und Checkliste für KI-Sichtbarkeit

• Pressemitteilung und KI: Leitfaden und Praxis-Tipps für KI-Suche und Optimierung

 

 

5. Teilen Sie Medienberichte aktiv weiter

Eine Veröffentlichung entfaltet ihren Wert nicht nur durch die Reichweite eines Mediums. Sie können die Wirkung deutlich verlängern, indem Sie den Beitrag selbst weiterverbreiten.

Nutzen Sie zum Beispiel:

• Ihre Website oder Ihren Newsbereich
• LinkedIn und andere soziale Netzwerke
• Ihren Newsletter
• interne Kommunikation
• Vertriebsmaterialien
• Präsentationen
• E-Mail-Signaturen
• Kundeninformationen
• Partner- und Investorenkommunikation

Achten Sie darauf, nicht einfach nur den Link zu posten. Ordnen Sie die Veröffentlichung ein. Warum ist das Thema wichtig? Welche Erkenntnis steckt darin? Was bedeutet die Entwicklung für Kunden, Partner oder die Branche? So wird aus einer Presseveröffentlichung zusätzlicher Content für Ihre eigene Kommunikation.

6. Erstellen Sie einen Pressespiegel

Ein Pressespiegel hilft Ihnen, Veröffentlichungen systematisch zu sammeln und intern wie extern nutzbar zu machen. Er zeigt, welche Medien berichtet haben, welche Botschaften übernommen wurden und wie sich Ihre Sichtbarkeit entwickelt.

Für kleinere Unternehmen reicht anfangs oft eine einfache Tabelle mit Datum, Medium, Titel, Link, Reichweite, Tonalität und Thema. Größere Unternehmen nutzen professionelle Medienbeobachtung, um Online-, Print-, TV-, Radio- und Social-Media-Erwähnungen zu erfassen und auszuwerten. Anbieter für Medienmonitoring verweisen heute unter anderem auf Kennzahlen wie Reichweite, Interaktionen, Sentiment und Themenentwicklung.

Wichtig ist: Sammeln Sie nicht nur Links. Analysieren Sie, was daraus folgt.

• Welche Medien haben berichtet?
• Welche Zielgruppen wurden erreicht?
• Welche Formulierungen wurden übernommen?
• Welche Botschaften kamen nicht an?
• Gab es Rückfragen?
• Gab es Website-Traffic, Leads oder Anfragen?
• Welche Themen hatten die größte Resonanz?

7. Monitoren und werten Sie Ihre Pressearbeit aus

Nach dem Versand sollten Sie nicht nur auf Veröffentlichungen schauen. Eine gute Auswertung betrachtet den gesamten Prozess.

Prüfen Sie zum Beispiel:

• War das Thema wirklich nachrichtenwertig?
• War der Verteiler passend?
• War der Versandzeitpunkt sinnvoll?
• Gab es Rückfragen von Medien?
• Gab es Veröffentlichungen oder andere Medienbeiträge?
• Wenn ja, mit welcher Auflage/Reichweite? 
• Wurde die richtige Zielgruppe erreicht?
• Waren die Meldungen positiv, neutral oder negativ?
• Werden die Inhalte in Suchmaschinen und KI-Antworten gefunden?
• Wie oft wurde der Beitrag auf Presseportalen, Social Media oder der Website gelesen?

Pressearbeit ist ein Lernprozess. Nicht jede Meldung wird aufgegriffen. Das bedeutet nicht automatisch, dass die PR gescheitert ist. Vielleicht war der Verteiler zu breit, der Aufhänger zu werblich, die Relevanz für Redaktionen zu gering oder der Zeitpunkt ungünstig. Professionelle PR entsteht durch Wiederholung, Analyse und Optimierung.

8. Recyceln Sie Ihren Pressetext sinnvoll

Eine Pressemitteilung sollte nach dem Versand nicht im Archiv verschwinden. Häufig steckt in ihr deutlich mehr Potenzial.

Content Recycling bedeutet, vorhandene Inhalte neu aufzubereiten, zu aktualisieren, an andere Zielgruppen anzupassen oder in andere Formate zu übertragen. Das spart Zeit und erhöht die Reichweite, weil dieselbe Kernbotschaft auf mehreren Kanälen genutzt werden kann. 

Aus einer Pressemitteilung können Sie zum Beispiel machen:

• einen Blogartikel
• einen LinkedIn-Beitrag
• mehrere kurze Social-Media-Posts
• einen Newsletter-Abschnitt
• eine FAQ-Seite
• ein Kundenmailing
• ein Expertenstatement
• eine Infografik
• eine Präsentationsfolie
• ein Vertriebshandout
• einen Fachartikel
• ein Interview mit der Geschäftsführung
• einen Beitrag für Ihre Unternehmenswebsite
• eine interne Mitarbeiterinformation

Wichtig ist: Recyceln heißt nicht einfach kopieren. Passen Sie den Inhalt an Kanal, Zielgruppe und Nutzungssituation an.

9. Nutzen Sie Rückfragen als Themenquelle

Rückfragen von Journalisten und Interessenten sind wertvoll, auch wenn daraus nicht sofort ein Artikel entsteht. Sie zeigen, welche Aspekte unklar, interessant oder erklärungsbedürftig sind.

Dokumentieren Sie deshalb typische Fragen:

• Welche Zahlen wurden nachgefragt?
• Welche Begriffe waren unklar?
• Welche Einordnung fehlte?
• Welche Gegenargumente kamen auf?
• Welche Zielgruppen wurden erwähnt?
• Welche Zusatzinformationen wurden gewünscht?

Aus diesen Rückfragen können neue Inhalte entstehen: eine FAQ, ein Hintergrundartikel, eine Infografik, ein Interview, ein Fachbeitrag oder eine weitere Pressemitteilung. Oft steckt die nächste Story genau dort, wo die erste Pressemitteilung noch Fragen offenließ.

10. Pflegen Sie Ihren Presseverteiler

Nach jeder Aussendung sollten Sie Ihren Presseverteiler aktualisieren.

• Gab es unzustellbare E-Mails?
• Haben Kontakte geantwortet?
• Wurde ein anderer Ansprechpartner genannt?
• Gab es Absagen?
• Gab es Hinweise auf andere Ressorts?
• Welche Medien haben veröffentlicht?
• Welche Kontakte haben besonders schnell reagiert?

Ein Presseverteiler ist kein statisches Adressarchiv. Er ist ein Arbeitsinstrument. Je besser er gepflegt ist, desto relevanter werden Ihre künftigen Aussendungen. Qualität ist dabei wichtiger als Masse. Eine gut recherchierte Liste mit passenden Journalisten, Fachmedien, Regionalredaktionen, Presseportalen, Branchenportalen, Influencern und anderen Multiplikatoren ist meist wirkungsvoller als ein großer, aber ungenauer Verteiler.

 

 

Und noch ein wichtiger Punkt: Nach der Pressemitteilung ist vor der Pressemitteilung

Pressearbeit ist keine einmalige Aktion, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Eine einzelne Pressemitteilung kann zwar Aufmerksamkeit erzeugen, doch nachhaltige Sichtbarkeit entsteht erst durch regelmäßige, relevante Kommunikation.

Planen Sie deshalb rechtzeitig weitere Themen, Termine und Anlässe:

• Produktneuheiten,
• Studien,
• Veranstaltungen,
• Kooperationen,
• Meilensteine,
• Personalien,
• Kundenprojekte
• oder saisonale Entwicklungen.

Sinnvoll ist ein einfacher PR-Themenplan, in dem Sie mögliche Presseanlässe, Veröffentlichungszeitpunkte, Zuständigkeiten und benötigtes Material festhalten. So vermeiden Sie kurzfristige Hektik und stellen sicher, dass Ihre Pressearbeit nicht zufällig erfolgt und strategisch aufeinander aufbaut.

 

 

Checkliste: So verlängern Sie die Lebensdauer Ihrer Meldung

Eine Pressemitteilung muss keine Eintagsfliege sein. Nutzen Sie die Meldung in mehreren Phasen weiter, um ihre Wirkung zu verlängern und mehr Sichtbarkeit aus Ihrer PR-Arbeit zu gewinnen.

Der wichtigste Grundsatz lautet: Pressearbeit endet nicht mit dem Klick auf „Senden“. Sie beginnt dort erst richtig. Denn Sichtbarkeit entsteht nicht durch eine einzelne Veröffentlichung, sondern durch kontinuierliche, relevante und professionell gepflegte Kommunikation.