Zweites Kassengesetz bringt neue Kassenregeln

(openPR) Köln, 20. Oktober 2026. Das Bundeskabinett hat den Entwurf für ein Zweites Kassengesetz beschlossen, mit dem Kassenaufzeichnungen weiter digitalisiert und Manipulationsrisiken verringert werden sollen. Für Unternehmen mit Bargeschäften können sich ab 2028 neue Pflichten bei Belegen, elektronischen Kassensystemen und der Aufbewahrung von Unterlagen ergeben.

Der Regierungsentwurf trägt den Titel „Gesetz zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“. Er wurde am 23. September 2026 vom Bundeskabinett beschlossen und dem Bundesrat am 9. Oktober 2026 als Drucksache 585/26 zugeleitet. Das Vorhaben wurde als besonders eilbedürftig eingestuft, sodass die Frist für die Stellungnahme des Bundesrates verkürzt wurde. Nach dem vorgesehenen Zeitplan soll das Gesetzgebungsverfahren noch 2026 beendet werden.

Digitale Belege sollen Papierbons als Regelfall ablösen

Ein zentraler Punkt des Entwurfs betrifft die Belegausgabe an Kundinnen und Kunden. Ab 2028 soll die bisherige Pflicht zur Ausgabe eines Papierbelegs wegfallen und durch eine elektronische Bereitstellung ersetzt werden. Möglich sein sollen nach den vorliegenden Angaben etwa QR-Codes, Download-Links oder die Bereitstellung in einem Kundenkonto. Eine Pflicht der Kundinnen und Kunden, einen digitalen Beleg tatsächlich anzunehmen, ist im Entwurf nicht vorgesehen.

Ein Papierbeleg soll jedoch weiterhin ausgestellt werden müssen, wenn Kundinnen oder Kunden dies verlangen. Die Bundesregierung verbindet mit der Umstellung eine Entlastung von Bürokratie- und Sachaufwand. Verbände weisen zugleich darauf hin, dass die Belegpflicht nicht ersatzlos entfällt, sondern in eine Pflicht zur elektronischen Bereitstellung übergeht. Offene technische Fragen werden unter anderem im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung der DSFinV-K gesehen.

Kassenpflicht für umsatzstärkere Betriebe geplant

Der Entwurf sieht außerdem vor, in § 146b AO eine Kassenpflicht für Betriebe mit einem jährlichen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro einzuführen. Offene Ladenkassen sollen in diesem Bereich durch elektronische Aufzeichnungssysteme ersetzt werden. Nach Einschätzung des Bundesfinanzministeriums können offene Ladenkassen Missbrauch erleichtern, weil Umsätze nicht immer vollständig oder nur handschriftlich erfasst werden. Bundesweit sollen nach den veröffentlichten Angaben noch etwa 115.000 offene Ladenkassen im Einsatz sein.

Die Kassenpflicht soll grundsätzlich ab dem 1. Juli des Jahres gelten, das auf die Überschreitung der Umsatzgrenze folgt. Wird die Grenze bereits im Jahr 2026 überschritten, soll die Pflicht nach ergänzenden Angaben ab dem 1. Januar 2028 greifen. Das Überschreiten der Umsatzgrenze soll dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eintritt der Kassenpflicht mitgeteilt werden. Ausgenommen sein sollen Steuerpflichtige, die zwar Barzahlungen annehmen, deren Barumsatz im Kalenderjahr aber unter 12.000 Euro liegt.

• Belege: elektronische Bereitstellung als Regelfall ab 2028, Papierbeleg auf Verlangen.
• Kassen: elektronische Aufzeichnungssysteme bei mehr als 100.000 Euro Gesamtumsatz.
• Ausnahmen: vorgesehene Befreiung bei Barumsätzen unter 12.000 Euro im Kalenderjahr.
• Aufbewahrung: geplante digitale Aufbewahrung bestimmter Abschlüsse und Eröffnungsbilanzen.

Weitere Vorgaben und Bedeutung für Betroffene

Neben der Kassenpflicht enthält der Entwurf neue Sanktionsregelungen. Geplant ist ein eigener Steuerstraftatbestand für den Einsatz und das Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme. Zudem sollen neue Ordnungswidrigkeitentatbestände geschaffen werden, etwa bei fehlender Belegbereitstellung oder bei unzulässiger Nichtverwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit technischer Sicherheitseinrichtung. Finanzbehörden sollen bei der Fälschung technischer Aufzeichnungen im Zusammenhang mit elektronischen Aufzeichnungssystemen künftig selbst ermitteln dürfen.

Der Entwurf erfasst auch Bereiche außerhalb klassischer Kassenvorgänge. Für Mietwagen und Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr ist ab 2029 eine steuerliche Pflicht zum Einsatz eines Wegstreckenzählers mit digitaler Schnittstelle zur Anbindung an eine technische Sicherheitseinrichtung vorgesehen. Zudem sollen § 257 Abs. 3 Satz 1 HGB und § 147 Abs. 2 AO geändert werden. Dadurch könnten Abschlüsse und Eröffnungsbilanzen künftig unter bestimmten Voraussetzungen digital aufbewahrt werden.

„Für Unternehmen mit Bargeschäften ist der Entwurf ein deutlicher Hinweis, ihre bestehenden Kassenprozesse und technischen Systeme frühzeitig zu überprüfen“, sagt Rechtsanwalt Michael Rainer, MTR Legal Rechtsanwälte. „Investoren sollten bei betroffenen Geschäftsmodellen berücksichtigen, dass Umstellungskosten, Dokumentationspflichten und mögliche Sanktionen die steuerliche Risikolage beeinflussen können.“

Betroffen sind insbesondere Handel, Gastronomie, Dienstleistungsbetriebe und weitere Bereiche mit relevanten Barumsätzen. Da das parlamentarische Verfahren noch läuft, kann sich der Inhalt des Entwurfs noch ändern. Unternehmen sollten daher den Fortgang des Gesetzgebungsverfahrens beobachten und klären, ob offene Ladenkassen, Belegprozesse oder Aufbewahrungsstrukturen angepasst werden müssen. MTR Legal Rechtsanwälte berät im Steuerrecht zu nationalen und internationalen Sachverhalten.

Weitere Informationen: https://www.mtrlegal.com/zweites-kassengesetz-digitale-belege-und-kassenpflicht/