Abwesenheitsnotiz bei Urlaub, Elternzeit, Krankheit oder Kündigung einstellen

„Ich bin bis 10.September auf Urlaub, in der Zeit lese ich keine Mails, eine Weiterleitung findet nicht statt!“ Das ist kein Scherz. Diese und ähnliche Formen von Abwesenheits-Notizen gibt es tatsächlich. Die Abwesenheitsnotiz findet oft nicht die richtige Wertschätzung, obwohl sie ein gewichtiges Werkzeug der Corporate Identy, eine Visitenkarte ist und viel aussagt. Wie solche Notizen zu gestalten, welche Regeln zu beachten sind, finden Sie mit Beispielen in diesem Ratgeber.

Die Abwesenheitsnotiz als Instrument des Marketings

Die Abwesenheitsnotiz ist ein Baustein des Markenversprechens, der Corporate Identy und muss daher im gesamten Unternehmen, zentral, in gleicher Form und Weise eingeführt werden. So wie die Signatur und Grußformel, neben allen anderen elektronischen und analogen Inhalten auch. 

Was müssen perfekte Abwesenheitsnotizen beinhalten?

Bevor man an die konkrete Planung geht, kann es nicht schaden, sich für kurze Zeit die Schuhe des potenziellen Empfängers anzuziehen. Gehen Sie einfach davon aus, Sie wären der Empfänger Ihrer eigenen Abwesenheitsnotiz. Was müsste diese dann beinhalten? Unabhängig davon, gibt es Empfehlungen, die einen gewissen Standard darstellen:

• Der Betreff: das ist meist die Zeile, die der Leser der Notiz, als erste Zeile in seinem Mailprogramm sieht.  Leider wird viel zu oft darauf vergessen, den Betreff korrekt zu befüllen und so bleibt es beim lapidaren, automatisierten, Betreff: „Abwesenheits-Notiz“. Abgesehen davon, dass diese Antwort ein Kandidat für den Spamordner ist und daher möglicherweise den Empfänger nie erreicht, ist er auch nicht sehr kundenfreundlich, weil der Inhalt der Betreffzeile in der Form wenig informativ ist. Warum nicht gleich diese Zeile nutzen, um dem Empfänger die wichtigsten Informationen mitzuteilen. Die Betreffzeile könnte etwa so lauten:
  • Karl Maier, Unternehmen / Abteilung ist am (Datum) wieder zurück
  • Karl Maier, Unternehmen / Abteilung ist vom … bis … im Urlaub
• Die Anrede und Grußformel: im geschäftlichen Bereich, abhängig von der Unternehmensphilosophie, ist die Anrede formell oder eher persönlich. Hintergrund ist es, dem Absender mit Wertschätzung entgegenzukommen:
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
  • Guten Tag,
• Danke: nach der Anrede bedanken Sie sich beim Absender für das Mail, als Zeichen der Wertschätzung:
  • vielen Dank für Ihre Nachricht
  • ich habe Ihre Nachricht erhalten
  • Ihre Nachricht wurde zugestellt
• Zeitraum der Abwesenheit: mit hoher Wahrscheinlichkeit ist es für den Absender interessant zu wissen, wann Sie wieder für ihn da sind. Geben Sie als Ende Ihrer Abwesenheit, das Datum Ihres ersten, voraussichtlichen, Arbeitstages nach der Abwesenheit an:
  • Ich bin in der Zeit vom 01.05.2019 bis 15.05.2019 über Mail nicht erreichbar
  • Ich bin in der Zeit vom 01.05.2019 bis 15.05.2019 nicht im Hause
• Grund der Abwesenheit: ist nicht zwingend erforderlich und ist individuell zu entscheiden.
• Was passiert mit diesem Mail:
  • Ihr Mail wird an meinen Kollegen Herbert Müller (herbert.mueller@unternehmen.de) weitergeleitet. Hr. Müller ist telefonisch unter +49 171 1234567 erreichbar
  • Ich werde Ihr Mail nach meiner Rückkehr am 15.05.2019 bearbeiten. Falls Sie früher Support oder Auskunft benötigen, ist mein Kollege Herbert Müller gerne für Sie da. Sie erreichen Herrn Müller mittels Mail an herbert.mueller@unternehmen.de oder telefonisch unter +49 171 1234567
• Schlussformel
  • Vielen Dank für Ihr Verständnis
    
    Mit freundlichen Grüßen
    Karl Maier

Was braucht in einer Abwesenheitsnotiz nicht stehen

Für Ihre Kunden und Geschäftspartner ist es in der Regel unerheblich, was Sie während Ihrer Abwesenheit machen. Verzichten Sie in der Abwesenheitsnotiz daher auf:

• Angaben zum Ort des Urlaubs und was Sie dort machen
• Details zu Ihrer Erkrankung
• Erzählungen über Ihre Familie, die Sie von der Arbeit abhält
• Golf- oder Tennisplatz, Wanderung, Konzert, Radtour: das einzige Interesse des Kunden beschränkt sich auf den Tag Ihrer Wiederkehr und wer Sie bis dahin vertritt

Risiko Abwesenheitsnotiz

Die Abwesenheitsnotiz wird in vielen Fällen vorgeschrieben und das hat auch seine Berechtigung. Viel zu selten jedoch wird über Missbrauch nachgedacht, denn die Cyber-Kriminalität hat auch hier ein Schlupfloch entdeckt, dass Möglichkeiten bietet, Daten und Lebensumstände von Menschen auszuspionieren. Wenn ein Spammer (mit einem legitimen Mail-Konto) an eine Adresse versendet, die mit Abwesenheitsnotiz hinterlegt ist, erhält er postwendend sehr interessante Daten zurück:

• Name, Titel, Funktion, Telefonnummer des Empfängers
• Zeit der Abwesenheit
• Möglicherweise auch Ort und Vorhaben während der Abwesenheit
• Name, Titel, Telefonnummer, Mailadresse des Vertreters

Also zusammengefasst genau die wichtigsten schützenswerten Daten, die wir sonst jedem Zugriff aus peinlichste entziehen. Das betrifft nicht nur die Daten des Unternehmens, sondern auch die privaten Umstände. Jeder, der in der Abwesenheitsnotiz liest, dass Sie in Urlaub sind, erfährt damit den optimalen Zeitpunkt, um in Ihr Haus, Ihre Wohnung einzubrechen.

So können Sie sich vor Missbrauch schützen:

• Automatischer Abgleich der eigenen Kontakte und Versand nur dann, wenn der Absender in der Kontaktliste gespeichert ist
• Mails, die von Verteilerlisten kommen, aus der automatischen Antwort ausschließen, sonst gehen Ihre Informationen unter Umständen an eine Vielzahl von Empfängern der Mailliste (je nachdem wie das Antwortverhalten konfiguriert ist)
• Antworten, die bereits als Spam erkannt sind, von der Abwesenheitsnotiz ausschließen
• Ihren gesamten Posteingang an das Postfach des vertretenden Kollegen weiterleiten, der dazu allerdings vorher seine Zustimmung geben sollte

Wann schreibt man Abwesenheitsnotizen?

Wann eine Abwesenheitsnotiz eingestellt werden muss, wird meist in einem Regelwerk des Unternehmens beschrieben. In vielen Fällen wird für alle Mitarbeiter, zentral, eine standardisierte Abwesenheitsnotiz angefertigt und hinterlegt.

Darüber wie lange der Abwesenheitszeitraum ist, um eine Notiz zu rechtfertigen, gibt es keine verbindliche Aussage. Es hängt sehr stark vom Aufgabenfeld des Mitarbeiters und dem Geschäftsfeld des Unternehmens ab.

Wie gestaltet man eine richtig gute Abwesenheitsnotiz?

Die Regeln für eine perfekte Abwesenheitsnotiz sind schnell zusammengefasst:

• höfliche Anrede und Grußformel, Dank an den Absender
• konkretes Datum der Rückkehr angeben
• einen Ansprechpartner (Vertretung) währen der Abwesenheit benennen (die Weitergabe mit dem Kollegen vorher abstimmen)
• keinen Roman schreiben, bei den Fakten bleiben und kurzfassen

Was ist bei Abwesenheitsnotizen zu vermeiden:

• Machen Sie sich nicht lustig über den Absender
• Zeigen Sie im Text nicht Bequemlichkeit und Desinteresse

Beispiele von Abwesenheitsnotizen

Zum Abschluss noch einige Beispiele von Abwesenheitsnotizen, die Sie gerne an Ihre Bedürfnisse anpassen können:

• Standardformulierungen – so bleiben Sie auf der sicheren Seite
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    danke für Ihr Mail.
    Mein Arbeitsplatz / Büro ist vom 15.4.2019 bis zum 5.5.2o19 leider nicht besetzt.
    Nach meiner Rückkehr nehme ich umgehend Kontakt mit Ihnen auf. Ihr Mail wird aus organisatorischen Gründen nicht weitergeleitet
    Vielen Dank für Ihr Verständnis
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    bis zum 5.5.2019 kann ich Ihr Anliegen nicht persönlich bearbeiten.
    Während der Zeit meiner Abwesenheit vertritt mich mein Kollege, Hr. Müller. Sie erreichen ihn mittels Mail unter herbert.mueller@unternehmen.de und telefonisch unter +49 171 1234567.
    Vielen Dank für Ihr Verständnis
• Abwesenheitsnotizen mit persönlicher Note – ein lockerer Ton kann auch höflich sein:
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    ich bin vom 15.4.2019 bis 5.5.2019 auf Dienstreise und in der Zeit können Sie mich leider nicht erreichen.
    Mein Kollege, Hr. Müller, wird Sie in der Zeit meiner Abwesenheit tatkräftig unterstützen.
    Sie erreichen Hrn. Müller …
    Vielen Dank für Ihr Verständnis
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    ich verabschiede mich in ein verlängertes Wochenende und bin am Montag, 8.4.2019 wieder in voller Frische für Sie da.
    Wenn Ihr Anliegen nicht warten kann, erreichen Sie meinen Kollegen, Hrn. Müller, unter …
    Vielen Dank für Ihr Verständnis
  • Sehr geehrte Damen und Herren,
    wir verbringen die Zeit zum Jahreswechsel mit unseren Familien und machen mal Pause.
    Ab dem 7.1.2020 sind wir wieder rundumerholt für Sie da, um Sie weiterhin tatkräftig zu unterstützen. Falls in der Zwischenzeit ein akutes Problem auftritt, erreichen Sie die zentrale Notfall-Hotline unter notfall@unternehmen.de.
    Bitte beachten Sie, dass Ihre Mail nicht weitergeleitet wird.
    Vielen Dank für Ihr Verständnis.
• Humorige Abwesenheitsnotizen:
  man findet viele mit Humor „untermauerte“ Abwesenheitsnotizen, die möglicherweise auf der anderen Seite wenig zum Lachen anregen. Humor in geschäftlichen Verkehr ist eine Wanderung auf einem ganz schmalen Grat. Besser ist es auf der sicheren Seite zu bleiben.

Das ultimative „No-Go“ bei den Abwesenheitsnotizen

Keinesfalls dürfen Sie an Ihrem ersten Arbeitstag darauf vergessen, die Meldung der Abwesenheit zu deaktivieren (in manchen Programmen erfolgt dies ohnehin zeitgesteuert).

Wenn Sie Ihren Kunden und Geschäftspartnern das Ende Ihrer Abwesenheit angezeigt haben, dann sind diese sicher verwundert, wenn noch zwei oder mehr Tage danach noch immer eine Abwesenheits-Notiz, noch dazu mit einem Datum in der Vergangenheit, zugestellt wird.  

Fazit und Zusammenfassung automatisch auf e-mail antworten mit Abwesenheitsnotiz

Das Erstellen einer Abwesenheitsnotiz gehört zum „guten Ton“ im geschäftlichen Schriftverkehr. Ihre Kunden freuen sich, wenn Sie über Abwesenheiten informiert werden und reihen Ihr Unternehmen in die Kategorien „serviceorientiert“ und „kundenfreundlich“ ein.

Mit Beachtung einiger weniger Regeln schreiben Sie die Nachricht, wann Sie wieder erreichbar sind und hinterlassen bei Ihren Kunden einen guten Eindruck.

Nicht jeder Inhalt ist für den Kunden „spannend“, für kriminelle Elemente können die versandten Informationen jedoch sehr wertvoll sein. Darum gilt der Grundsatz: „So wenig als möglich, so viel als nötig“, auch bei den Abwesenheitsnotizen.