EU: Aussicht auf einfachere Anerkennung von öffentlichen Dokumenten innerhalb der EU

(openPR) Im April 2013 hatte die Europäische Kommission einen Verordnungsvorschlag erlassen, um im Rahmen der Freizügigkeit von Bürgern und Unternehmen für eine Vereinfachung der Annahme bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Eu-ropäischen Union zu sorgen. Das Europäische Parlament hat im Februar 2014 seine Zustimmung hierzu erklärt; die Ände-rungen an der ursprünglichen Verordnung müssen aber nun noch vom Rat gebilligt werden, was leider weiterhin aus steht.

Die bereits bestehende Verordnung soll in zwei entscheidenden Punkten geändert werden:

Zum einen werden die öffentlichen Urkunden, deren Anerkennung innerhalb der EU erleichtert werden soll, nun ausdrück-licher benannt. Es handelt sich dabei um öffentliche Urkunden mit Beweiskraft bzgl. Geburt, Tod, Name, Eheschließung, eingetragener Partnerschaft, Abstammung, Adoption, Wohnsitz, Unionsbürgerschaft, Staatsangehörigkeit, Grundeigen-tum, Rechtsform und Vertretung einer Gesellschaft oder eines sonstigen Unternehmens, Rechte des geistigen Eigentums sowie Vorstrafenfreiheit. Während der erste Teil der nun benannten öffentlichen Urkunden auf Privatpersonen abzielt, ist der zweite Teil doch auch für Unternehmen und insbesondere für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) sehr interes-sant. Auch KMUs haben inzwischen einen hohen Prozentsatz an grenzüberschreitenden Aktivitäten und sie stoßen daher immer wieder auf formelle Beweiskraftprobleme. Um diese zu überkommen waren bisher i.d.R Apostillen und beglaubigte Übersetzungen beizubringen, was für KMUs durchaus einen signifikanten Kostenfaktor darstellte.
Die zweite Änderung liegt darin, dass nun festgeschrieben werden soll, dass die Kommission baldmöglichst für eine Übersetzung der Standartformulierungen in öffentlichen Urkunden sorgen soll, um grenzüberschreitenden Verkehr zu er-leichtern. Es sollen mehrsprachige Formulare in allen Amtssprachen zu diversen Rechtstatsachen und der Rechtsstellung natürlicher oder juristischer Personen eingeführt werden, um Unionsbürgern und Gesellschaften die Vorlage von Überset-zungen zu ersparen. Die EU- Formulare sollen dabei dieselbe formelle Beweiskraft besitzen wie die Ur- Urkunden des ausstellenden Mitgliedsstaates. In Bezug auf die Rechtsform und Vertretung einer Gesellschaft soll konkretisiert werden, dass die öffentlichen Urkunden eines Mitgliedsstaates sowie auch das nun einzuführende mehrsprachige EU-Formular insbesondere auch formelle Beweiskraft zur Rechtsform und der Vertretung juristischer Personen, Steuerverpflichtungen und Status einer juristischen Person, Steuer- und Zollstatus eines Vermögens und sozialversicherungsrechtliche Ansprü-che jedweder Art haben soll. Bisher war es auch so, dass es häufig auf die Sichtweise des Notars ankam, ob im Fall von grenzüberschreitenden Rechtsgeschäften eine Apostille zu öffentlichen Urkunden von juristischen Personen vorzulegen war oder nicht. Hintergrund war, dass die Verordnung bisher lediglich eine Befreiung von Legalisation und ähnlichen Förmlichkeiten vorsah. Die Apostille war hier nicht ausdrücklich genannt. Dies soll nun Inhalt der Änderungen der Verord-nung werden, so dass – soweit die Änderung in Kraft gesetzt werden – keine Apostille mehr vorzulegen sein wird. Des Weiteren folgt eine Konkretisierung dahin, dass das Original der ausstellenden Behörde nicht mehr vorgelegt werden muss, sondern eine beglaubigte Kopie ausreichend sein soll.

Wenn es tatsächlich zum Inkrafttreten dieser Änderungen kommen sollte, wird dies gerade für kleinere Unternehmen er-hebliche Aufwands- aber auch Kostenentlastung mit sich bringen, was zu begrüßen wäre.

Kontaktperson: Vanessa Lichter, Rechtsanwältin,