Ausschreibungsberatung mit juristischer Begleitung

(openPR) Seit einiger Zeit sind Vergabeverfahren der öffentlichen Hand im Bereich der Gebäudereinigung stark umstritten. Unterlegene Bieter wenden sich häufiger als früher an die Vergabekammern. „In gewisser Weise ist der Damm gebrochen“, sagt der Münchner Rechtsanwalt Dr. Wolfgang G. Renner, LL.M. von der Kanzlei Heuking Kühn Lüer Wojtek. Die Kanzlei zählt zu den führenden Kanzleien in der vergaberechtlichen Beratung öffentlicher Auftraggeber. Es gelte anders als früher nicht mehr als unfein, gegen einen potenziellen Auftraggeber zu klagen, ein Trend, der mit Einführung des modernen Vergaberechts im Jahr 1999 begann. Speziell im Bereich Gebäudereinigung zeichne er sich seit dem Jahr 2006 ab, sagt Dr. Renner. Damals betreute er für einen öffentlichen Auftraggeber ein Nachprüfungsverfahren wegen Gebäudereinigungsleistungen bis vor den Europäischen Gerichtshof.

Angesichts der hochkomplexen Materie des Vergaberechts, das zudem kontinuierlich angepasst und zudem ergänzt wird von umfangreicher Rechtsprechung, sehen Bieter bei einer Ausschreibung und Vergabe von Reinigungs- und anderen Dienstleistungen immer wieder Ansatzpunkte, um sich an die Vergabekammer zu wenden und gegen Vergabeentscheidungen Einspruch zu erheben. Die Erfolgschancen hängen ganz stark sowohl von den Vergabeunterlagen als auch von der Verfahrensführung durch den Auftraggeber ab, der auf Fragen nicht schematisch, sondern interessen- und einzelfallgerecht reagieren muss, betont Rechtsanwalt Dr. Renner.

Komplexe Gesetze, klagefreudige Bieter

Die Neumann & Neumann Projekt- und Beratungs GmbH mit Sitz in Steingaden, ein anerkannter Ausschreibungsspezialist für infrastrukturelle Service-Dienstleistungen, u.a. für die Gebäudereinigung, beobachtete diese Entwicklung aufmerksam. Sie stellte fest, dass die VOL immer komplexer wurde und die Bieter sich zunehmend auf das Rügen von Kleinigkeiten spezialisierten. Im Bereich der Gebäudereinigung liegt nach Einschätzung von Dr. Renner die Klagehäufigkeit sogar über dem Durchschnitt, weil viele hier relevanten Themen schwer zu handhaben sind, beispielsweise Tarifbindung und -einhaltung, Qualitätssicherung und Transparenz der Unterlagen, Preise für Sonderarbeiten oder die Berechnung von Materialien. „Der Teufel steckt für den Auftraggeber im Detail“, so Dr. Renner, dazu komme der derzeit scharfe Wettbewerb unter den Bietern.

Ende des Jahres 2008 beschlossen daher die Geschäftsführer, die Geschwister Eva und Oswald Neumann, für ihre Auftraggeber die Rechtssicherheit zu erhöhen. Sie entschieden sich für die enge kontinuierliche Zusammenarbeit mit Rechtsanwalt Dr. Renner, der seit dem Jahr 2000 rund um das Vergaberecht berät, und zwar fast ausschließlich öffentliche Auftraggeber. Sein Ziel ist, frühzeitig im Ausschreibungsverfahren einbezogen zu werden, so dass es gar nicht erst zu Nachprüfungsverfahren kommt.

Bestandteil einer Beratung rund um eine EU-Ausschreibung nach VOL/A durch Neumann & Neumann Projekt- und Beratungs GmbH ist demnach in der Regel die juristische Begleitung des Vergabeverfahrens von Beginn an. Beauftragt wird sie getrennt. Im Laufe des Ausschreibungsverfahrens gehen dann fachliche und rechtliche Beratung Hand in Hand. Dr. Renner bearbeitet und prüft rechtlich die von Neumann & Neumann erstellten Ausschreibungsunterlagen, die Verträge für einzelne Lose und die Veröffentlichung für das EU-Amtsblatt. Optional kann ein Auftraggeber Vergabepflicht, Vergabeart, Verfahrensgestaltung, Losgestaltung und Begründung der Losaufteilung prüfen lassen, ebenso die für die Ausschreibung und die Vergabeentscheidung erstellte Dokumentation bzw. den Vergabevermerk. Möglich ist im weiteren Verlauf des Ausschreibungsbedarfs je nach Bedarf die rechtliche Prüfung von Bieterfragen und von Angebotsaspekten wie Fristen, Ausschlussgründe, Eignung, Unter-bzw. Überpreisangebot oder Kalkulationsfragen und Einhaltung von Mindestlöhnen und Entsendegesetz.

Zwar gab es früher in den Ausschreibungen, die der mittelständische Ausschreibungsspezialist Neumann & Neumann betreut hat, keine erfolgreiche Anfechtungen, sagt die Geschäftsführerin Eva Neumann. Angesichts der deutlich größeren Klagefreudigkeit in der Reinigungsbranche von heute ist sie aber sehr zufrieden, dass die gemeinsam mit Rechtsanwalt Dr. Wolfgang G. Renner bearbeiteten und betreuten Gebäudereinigungsvergaben weiterhin im vorgegebenen Zeitraum erfolgreich abgeschlossen wurden. „Durch die angemessene Gestaltung der Vergabeunterlagen und des Verfahrens sowie ein gemeinsames Rügemanagement konnte im allergrößten Teil der Projekte zeit- und kostenaufwendige Nachprüfungsverfahren vermieden werden.“ Bei den sehr wenigen Nachprüfungsverfahren „hat sich der von uns beratene Auftraggeber vollständig durchgesetzt“.

Risiko senken, Ausschreibung beschleunigen

Die enge Verzahnung der fachlichen Ausarbeitung durch Neumann & Neumann und der juristischen Begleitung senkt für die Auftraggeber nicht nur das Risiko eines zeitraubenden Nachprüfungsverfahrens. Sie sichert zudem ein zügiges, wirtschaftlich solides und vertraglich tragfähiges Ergebnis der Ausschreibung.
In Sachen Gebäudereinigungsausschreibung nach VOL/A fungiert Neumann & Neumann u.a. für mehrere bayerische Ministerien, für das Europäische Patentamt, das deutsche Marken- und Patentamt oder etwa die Stadt Aschaffenburg als Berater. Gemeinsam mit Rechtsanwalt Dr. Renner von Heuking, Kühn, Lüer, Wojtek wurde beispielsweise das Helmholtz Zentrum für Infektionsforschung in Braunschweig bei der Ausschreibung und der Erstellung eines rechtssicheren Dienstleistungsvertrags für den erfolgreichen Bieter beraten und betreut.

Birgit Balster, Einkaufsleiterin des Helmholtz-Zentrums, zeigte sich u.a. von der kompetenten Unterstützung von Neumann & Neumann und die Rechtsberatung von Dr. Renner während des Nachprüfverfahrens vor der Vergabekammer sehr zufrieden. Eine mitbietende Reinigungsfirma hatte einen Nachprüfungsantrag gegen die Zuschlagsentscheidung gestellt, weil ihrer Ansicht nach der erfolgreiche Wettbewerber den Stundenverrechnungssatz zu niedrig veranschlagt hatte. Die Vergabekammer aber wies den Nachprüfungsantrag zurück. Es seien vollständige und korrekte Preise zugrunde gelegt worden, die den vom HZI gesetzten Vorgaben für die Angebotserstellung entsprachen, hieß es in der Begründung. Der Preis war gemäß der Prüfung der Vergabekammer also auskömmlich kalkuliert und begründet.

Das HZI, das großen Wert auf Fairness, Transparenz und Nachvollziehbarkeit seiner Vergabeentscheidungen legt, fühlte sich, so Birgit Balster, durch das Ergebnis in seiner auf Basis vorschriftsmäßig vorab festgelegter Wertungskriterien realisierten Bieterwahl bestätigt. Bestärkt sieht es sich zudem in seinem Bemühen um sorgfältige und korrekte Ausschreibungen, für die es bei komplexen Sachverhalten auch kompetente Beratung hinzuzieht.