Checkliste Pressemitteilung – von der Planung über das Schreiben bis hin zu Versand und Auswertung

Eine Pressemitteilung ist ein wichtiges Instrument in der Unternehmenskommunikation, um Neuigkeiten, Veranstaltungen oder bedeutende Entwicklungen einem breiten Publikum, insbesondere den Medien, vorzustellen. Wir haben für Sie eine vierteilige Checkliste für Pressemitteilung erstellt, die Ihnen Schritt für Schritt aufzeigt, welche Aspekte bei der Vorbereitung, beim Schreiben und beim Versand einer Pressemitteilung sowie bei der Auswertung des PR-Erfolgs, zu beachten sind.

Eine Kurze Einleitung zum Thema Pressemitteilung

Die Erstellung und der Versand einer Pressemitteilung sind essenzielle Bestandteile der Unternehmenskommunikation. Der gesamte Prozess lässt sich in vier Kernphasen unterteilen:

1. Vorbereitung: Eine sorgfältige Planung und das Sammeln relevanter Informationen sind grundlegende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Pressemitteilung. Das Verstehen der Zielgruppe und das Festlegen der Kernbotschaft sind hierbei zentrale Elemente.

2. Erstellung: Der Inhalt und die Sprache der Pressemitteilung müssen präzise und klar sein. Dabei spielen eine klare Struktur, eine objektive Darstellung und die richtige sprachliche Aufbereitung eine entscheidende Rolle. Ergänzungen durch passende Zitate, Bilder und Grafiken können die Mitteilung aufwerten und die gewünschte Botschaft unterstreichen.

3. Versand: Eine akkurate Zielgruppenauswahl und die zeitliche Abstimmung des Versands sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Pressemitteilung die richtigen Empfänger erreicht und wahrgenommen wird. Ein professioneller und strukturierter Versand erhöht die Chance auf eine positive Resonanz und Berichterstattung.

4. Nachbereitung und Analyse: Nach dem Versand ist es von zentraler Bedeutung, die Resonanz zu überwachen, Feedback einzuholen und die erzielte Reichweite zu messen. Diese Phase hilft, den Erfolg der Pressemitteilung zu bewerten und gibt wertvolle Einsichten für zukünftige Kommunikationsmaßnahmen.

Eine gut vorbereitete und strukturierte Pressemitteilung kann den Unterschied ausmachen, ob Ihre Nachricht die gewünschte Aufmerksamkeit erhält oder im Meer der täglichen Nachrichten untergeht. Daher ist es wichtig, systematisch vorzugehen und keinen wesentlichen Punkt zu übersehen. Lesen Sie auch unseren ausführlichen Ratgeber zum Thema Pressemitteilung schreiben.

So nutzen Sie unsere Checkliste:

1. Planung: Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung und nutzen Sie die Checkliste als Fahrplan. Gehen Sie jeden Schritt durch und überlegen Sie, welche Informationen und Ressourcen Sie benötigen.

2. Teamarbeit: Integrieren Sie Ihre Kollegen in den Prozess. Vielleicht gibt es Abteilungen oder Mitarbeiter, die wertvolle Beiträge leisten können, sei es durch Informationen, Grafiken oder Kontakte.

3. Dokumentation: Vermerken Sie jeden erledigten Schritt in der Spalte "Erledigt?" ab. Dies gibt Ihnen nicht nur ein Gefühl des Fortschritts, sondern stellt auch sicher, dass Sie nichts übersehen.

4. Regelmäßige Aktualisierung: Die Medienlandschaft und auch die Ansprüche an Pressemitteilungen können sich ändern. Überprüfen Sie die Checkliste regelmäßig und passen Sie sie bei Bedarf an.

 

 

1. Checkliste: Pressemitteilung planen

Diese Checkliste hilft Ihnen bei grundlegenden Überlegungen, bevor Sie mit dem Schreiben der Pressemitteilung beginnen:

 

 

2. Checkliste: Pressemitteilung verfassen

Der Aufbau einer Pressemitteilung folgt einer spezifischen Struktur, um sicherzustellen, dass Informationen klar und effizient an Journalisten und andere Leser vermittelt werden. Eine klassische Pressemitteilung gliedert sich in folgende Abschnitte:

1. Überschrift / Titel:

   • Eine kurze, prägnante und aussagekräftige Schlagzeile, die das Hauptthema der Pressemitteilung auf den Punkt bringt und das Interesse des Lesers weckt.

2. Untertitel (optional, aber häufig verwendet):

   • Eine ergänzende Zeile, die weitere Details oder Kontext zur Überschrift bietet.

3. Einleitung (Lead oder Teaser):

   • In den ersten ein bis zwei Sätzen sollte die Kernaussage der Pressemitteilung dargestellt werden. Typischerweise werden hier die W-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wie?) beantwortet.

4. Haupttext:

   • Ausführliche Darstellung des Themas mit Hintergrundinformationen, Details, Zitaten und weiteren relevanten Informationen.
   • Die wichtigsten Informationen sollten zuerst kommen (Prinzip der umgekehrten Pyramide), gefolgt von weiteren Details und Hintergrundinformationen.

5. Zitate:

   • Zitate von relevanten Personen (z. B. Geschäftsführer, Experten) bieten Authentizität und können die Hauptbotschaft unterstützen.

6. Zusätzliche Informationen / Hintergrund:

   • Dieser Abschnitt kann ergänzende Informationen, Statistiken, historische Daten oder andere relevante Hintergründe enthalten, die für das Verständnis des Themas hilfreich sind.

7. Abschluss / Boilerplate:

   • Ein kurzer Abschnitt, der allgemeine Informationen über das Unternehmen, die Organisation oder die Person enthält, die die Pressemitteilung herausgibt. Hier kann auch auf weitere Informationsquellen oder die Unternehmenswebsite verwiesen werden.

8. Kontaktinformationen:

   • Angaben zur Kontaktperson für Rückfragen, inklusive Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. weitere relevante Kontaktdaten.

9. Anhänge oder Links (optional):

   • Bei Bedarf können hier Bilder, Grafiken, Videos oder andere multimediale Inhalte hinzugefügt oder verlinkt werden.

Die folgende Checkliste unterstützt Sie dabei, eine Pressemitteilung zu erstellen, die sowohl inhaltlich als auch sprachlich überzeugt:

 

 

3. Checkliste: Versand der Pressemitteilung

Indem Sie diese Checkliste verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilung professionell und effektiv versandt wird:

 

 

4. Checkliste: Nachbereitung und Analyse

Nach dem Versand der Pressemitteilung ist es wichtig, die Reaktionen und Berichterstattungen zu überwachen und entsprechende Schlussfolgerungen für zukünftige Mitteilungen zu ziehen. Dabei kann Ihnen diese Checkliste helfen:

Download

Hier können Sie die Checklisten als PDF oder Word-Vorlage herunterladen, nach Ihrem Bedarf anpassen und ausdrucken:

Fazit

Jede Phase im Prozess der Erstellung einer Pressemitteilung hat ihre eigene Bedeutung und sollte sorgfältig durchgeführt werden. Die bereitgestellten Checklisten sollten Ihnen als Leitfaden dienen und Sie dabei unterstützen, Ihre Nachrichten effektiv zu kommunizieren, die Resonanz zu überwachen und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen, um eine maximale Reichweite zu erzielen.

Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Botschaften effektiv und professionell zu vermitteln. Viel Erfolg!