(openPR) Die betriebliche Kommunikation ist ein entscheidender Produktionsfaktor. Sein Zustand hat viel mehr Einfluß auf die Kosten des Betriebsablaufs als sich die meisten Führungskräfte vorstellen können. Erst wenn sie darauf gestoßen werden, weil Informationen nicht dort hin fließen, wo sie gebraucht werden, wenn Informationen für die Empfänger nicht brauchbar sind, oder wenn es mit der Verständigung nicht klappt, werden sie aufmerksam. Oft aber auch erst, wenn externe Berater und Coaches ihnen die Augen öffnen.
Die Qualität der Kommunikation ist umso wichtiger, je mehr die betriebliche Leistung davon abhängt. Das kann jeder erkennen, der sich einmal überlegt, wieviel Zeit er in Besprechungen, Konferenzen, Meetings … und wie die zahlreichen Kommunikationsformen auch genannt werden verbringt und wieviel dieser Zeit aus den unterschiedlichten Gründen unproduktiv dahingeht.
Wer häufiger an Gruppengesprächen teilnimmt oder diese zu leiten bzw. zu moderieren hat, wird ein Lied davon singen können. Denn die Erfahrung lehrt und systematische Beobachtungen bestätigen, daß mehr Effizienz und mehr Effektivität in den allermeisten Fällen möglich sind und dadurch sehr viel Zeit und Geld gespart werden könnten.
Die Ursachen für ineffektive und ineffiziente Besprechungen sind vielfältig. Führungsmängel strahlen regelmäßig auf Besprechungen aus und behindern deren optimalen Verlauf und gute Ergebnisse. Ungünstige Organisatorische und technische Voraussetzungen können den Verlauf und die Ergebnisse ebenso beeinträchtigen wie mangelhafte Qualifikation der Besprechungsleiter und schlechte Vorbereitung sowie mangelnde Disziplin von Teilnehmern.
An allen diesen Störquellen kann man ansetzen, um Besprechungen effizienter und effektiver zu gestalten. Aber nicht nur das. Auch der Motivation der Beteiligten würde aufgeholfen, wenn Besprechungen motivierender verliefen. Um das zu erreichen, sind vor allem die Führungskräfte gefordert. Denn die haben den größten Einfluß auf die Qualität dieser Kommunikationsform. Sie müssen vor allem die „klimatischen“ und organisatorischen (z.B. klare Kompetenzen und Verantwortung) Voraussetzungen schaffen. Danach kommen als Verantwortliche für die Effektivität und Effizienz von Besprechungen die Leiter oder Moderatoren, die ihre Aufgabe kompetent wahrnehmen müssen. Dazu brauchen sie das erforderliche Wissen und die notwendigen Fähigkeiten.
Zu den wichtigsten Aufgaben einer Führungskraft gehört es, die Qualität von Besprechungen nicht dem Zufall zu überlassen, sondern sich konsequent und systematisch um mögliche oder gar notwendige Verbesserungen zu bemühen.
Im eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital ist für Besprechungsleiter oder -moderatoren ein praktischer Assistent und Soforthelfer für die Optimierung von Besprechungen erschienen. Titel: „Besprechungen effizient und effektiv vorbereiten und durchführen“, eBook (ISBN 978-3-943788-09-9), 161 S., Euro 19,95). Er ist beim Verlag direkt und in allen guten (Internet-)Buchhandlungen erhältlich. Eine gedruckte Ausgabe mit dem Titel „Verschwenden Sie keine Zeit mit Besprechungen“ (ISBN 3-89811-052-4), 160 S., Euro 24,95 inkl. Versand) ist direkt beim Verlag erhältlich.
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