(openPR) Wie viel Zeit verbringen Sie in Besprechungen? Wie viele der Besprechungen, an denen Sie teilnehmen, sind Ihrer Einschätzung nach länger als sie von der Aufgabenstellung her sein müßten?
Wenn Sie durchschnittlich mehr als eine Stunde täglich an Besprechungen teilnehmen und mehr als 50% der Besprechungen als unnötig lange dauernd einschätzen, sollten sie einmal ihre dadurch verlorene Arbeitszeit hochrechnen.
Erfahrungen aus dem Besprechungs-Coaching weisen auf wichtige Ursachen der Zeitverschwendung hin:
- Führungsmängel und mangelnde Disziplin: Teilnehmer kommen (notorisch) unpünktlich, sind nicht (genügend) vorbereitet, beschäftigen sich während des Gersprächs mit ihrem Smartphone, sprechen nicht konsequent nur zum jeweiligen Thema, Führungskräfte gehen mit schlechtem Beispiel voran
- Besprechungsleiter/innen beherrschen ihre Aufgabe nicht: sie sind schlecht vorbereitet, führen die Besprechung nicht, sodaß die Tagesordnung nicht systematisch Punkt für Punkt abgearbeitet wird und alle Beteiligten konsequent nur zum jeweils aktuellen Tagesordnungspunkt sprechen, Zwischenzusammenfassungen und Gesprächsergebnisse werden nicht formuliert, Konflikte zwischen Teilnehmer/inne/n nicht konstruktiv gesteuert
- Das Protokoll wird nicht gesprächsbegleitend (und offen, für alle sichtbar) geführt
Das sind nur einige wichtige Ursachen dafür, daß Besprechungen allzuoft zu bloßen Sitzungen degenerieren. Dabei sollte schon der Begriff „Gesprächsführung“ darauf hinweisen, was gefordert wird: Führung. Mangelnde Gesprächsführungsfähigkeiten von Besprechungsleiter/inne/n sind häufig die Ursache ineffizienter Gesprächsverläufe und unbefriedigender Gesprächsergebnisse. Das hat nicht nur negative Auswirkungen auf den Verlauf und die Ergebnisse von Besprechungen, sondern führt auch zu einer negativen Einstellung zu dieser in einer arbeitsteiligen Wirtschaft unverzichtbaren Kommunikationsform.
Der eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital hat unter dem Titel: „Besprechungen effizient und effektiv vorbereiten und durchführen - Ihr praktischer Assistent und Soforthelfer für produktive Gruppengespräche“ einen immer bereiten Ratgeber für die optimale Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen herausgebracht. Das eBook (ISBN 978-3-943788-09-9, 161 S., Euro 19,95) ist bei eVerlag und in allen guten (Internet-)Buchhnadlungen erhältlich.
Für Freunde von Büchern aus Papier gibt es eine gedruckte Ausgabe mit dem Titel „Verschwenden Sie keine Zeit mit Besprechungen“ (ISBN 3-89811-052-4), 160 S., Euro 24,95). Sie ist versandkostenfrei nur direkt beim eVerlag (www.read.ruedenauer.de) erhältlich.
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