(openPR) Daß Konferenzen volkstümlich Sitzungen genannt werden, ist sicherlich kein Zufall. Dahinter stecken wahrscheinlich Jahrhunderte alte Erfahrungen.
Der Kabarettist Werner von Finck definierte Konferenzen aus dieser Erfahrung heraus als Veranstaltungen, in die viele hineingehen, und wenig herauskommt.
Komplexe Zusammenarbeit über Abteilungs- und Fachgrenzen hinaus und die damit verbundene Notwendigkeit der Zusammenarbeit erfordern heutzutage ständige intensive Kommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen und Entscheidungsinstanzen eines Betriebes und zwischen den Betrieben, die an gemeinsamen Projekten arbeiten. Die Zahl der dazu notwendigen Besprechungen, Meetings und Konferenzen nimmt deshalb zwangsläufig ständig zu. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen dafür inzwischen einen beträchtlichen Anteil ihrer Arbeitszeit aufwenden. Führungskräfte verbringen sogar 70 Prozent und mehr ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Verständlich und notwendig ist, daß angesichts dieser Tatsache immer öfter nach der Effektivität und der Effizienz von Besprechungen gefragt wird.
Mit dem sachlichen Wirkungsgrad dieser Kommunikationsmethode ist es leider oft nicht weit her. Der Grund für mangelnde Effizienz und Effektivität sind vor allem schlechte Vorbereitung der Leiter und Teilnehmer sowie mangelhafte Gesprächsführung.
In der deutschen Wirtschaft werden jährlich viele Milliarden EURO durch falsch geplante, unzureichend vorbereitete und mangelhaft geführte Besprechungen verschwendet. In der deutschen Wirtschaft geht viel mehr Zeit durch schlecht vorbereitete und ineffiziente Besprechungen verloren als durch Streiks. Wer häufig an Besprechungen teilnehmen oder diese leiten bzw. moderieren muß, wird in vielen Fällen Feststellungen wie diese treffen können:
- Gesprächsleiter und -teilnehmer sind unzureichend vorbereitet
- Gesprächsteilnehmer (und sogar Leiter!) sprechen zu lang und liefern schwerverständliche Beiträge
- es wird zu wenig zugehört
- das Thema wird nicht straff und systematisch behandelt oder es wird sogar völlig an ihm vorbei geredet
- Gesprächsleiter und -teilnehmer betreiben in erster Linie Selbstdarstellung anstatt ihren Beitrag zur zielgerichteten Entwicklung des Themas und zur Lösung der Gesprächsaufgabe zu leisten
- Gesprächsleiter und -teilnehmer verhalten sich nicht genügend ergebnisorientiert und erfolgsmotiviert
- persönliche Konflikte werden auf Kosten der inhaltlichen Qualität des Gesprächs ausgetragen
- eine optimale Lösung der Gesprächsaufgabe wird faulen Kompromissen zur Befriedigung sachfremder Bedürfnisse geopfert.
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie will nur die Erinnerung der Leser an ihre eigenen Erfahrungen wecken. Auch Sie wissen vermutlich aus leidvoller Erfahrung, wieviel Zeit Besprechungen aus den unterschiedlichsten Gründen verschlingen, während viel Arbeit auf dem zwischenzeitlich verwaisten Schreibtisch wartet. Mit gründlicher Vorbereitung, guter Gesprächsdisziplin und konsequenter ergebnisorientierter Gesprächssteuerung läßt sich die Produktivität von Besprechungen aber beträchtlich steigern. Daran müssen aber alle Beteiligten mitarbeiten.
Der österreichische Lyriker, Dramatiker, Erzähler und Essayist Hugo von Hofmannsthal hat sehr treffend formuliert, was eine gute Besprechung ausmacht: „Keiner ringt nach Geltung, aber jeder kommt zur Geltung!“
Der eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital hat ein Handbuch für die Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen als eBook herausgebracht. Sein Titel: „Besprechungen effizient und effektiv vorbereiten und durchführen“. Mit diesem praktischen Assistenten und Soforthelfer verfügen Leiter, Moderatoren und Teilnehmer von Konferenzen und Besprechungen über das Wissen und das Handwerkszeug, um Gruppengespräche zeitsparend und ergebnisorientiert durchzuführen. Auf der Grundlage über 35jähriger Erfahrung des Verfassers in der Ausbildung und dem Coaching von Führungs- und Fachkräften werden die wichtigsten Methoden der Psychologie und Technik von Gruppengesprächen in diesem Buch übersichtlich, praxisnah und in sofort anwendbarer Form dargestellt.
Zahlreiche Checklisten, viele Praxis-Beispiele aus unterschiedlichen Besprechungssituationen und konkrete, leicht umzusetzende Handlungsempfehlungen und -anleitungen machen diesen neuen Besprechungs-Assistenten zu Ihrem wertvollen Partner im – nicht nur – beruflichen Alltag.
„Besprechungen effizient und effektiv vorbereiten und durchführen - Ihr praktischer Assistent und Soforthelfer für produktive Gruppengespräche“ (ISBN 978-3-943788-09-9, eBook, Umfang 161 S., 19,95 Euro). Bezug über jede gute (Internet-)Buchhandlung. Eine Druckausgabe dieses praktischen Assistenten und Soforthelfers mit dem Titel „Verschwenden Sie keine Zeit mit Besprechungen“ (ISBN 3.89811-052-4) gibt es für 24,95 Euro inklusive Versandkosten solange noch vorrätig nur beim eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital.
READ Pressestelle
