(openPR) In der arbeitsteiligen Welt müssen viele Vieles miteinander absprechen, beraten, koordinieren und entscheiden. Konferenzen, Besprechungen, Meetings und wie man die dazu notwendigen Treffen auch nennen möchte, an denen mal mehr, mal weniger Interessierte, Engagierte und Betroffene teilnehmen, sind dazu unerläßlich. Die Anzahl und Dauer solcher Treffen bedingen einen entsprechenden Zeitaufwand der Beteiligten.
Wie viel Zeit verbringen Sie in Besprechungen?
Wenn Sie durchschnittlich mehr als eine Stunde täglich an Besprechungen teilnehmen und mehr als 50% der Besprechungen als unnötig lange dauernd einschätzen, sollten sie einmal ihre dadurch verlorene Arbeitszeit hochrechnen.
Viele der Besprechungen dauern länger als eigentlich notwendig. Erfahrungen aus dem Besprechungs-Coaching weisen auf wichtige Ursachen der Zeitverschwendung hin:
- Führungsmängel und mangelnde Disziplin: Teilnehmer kommen (notorisch) unpünktlich, sind nicht (genügend) vorbereitet, beschäftigen sich während des Gesprächs mit ihrem Smartphone, sprechen nicht konsequent nur zum jeweiligen Thema, Führungskräfte gehen mit schlechtem Beispiel voran
- Besprechungsleiter/innen beherrschen ihre Aufgabe nicht: sie sind schlecht vorbereitet, führen die Besprechung nicht, sondern reagieren nur auf ungeeignete Weise auf die Aktivitäten der Teilnehmer/innen, sodaß die Tagesordnung nicht systematisch Punkt für Punkt abgearbeitet wird und alle Beteiligten konsequent nur zum jeweils aktuellen Tagesordnungspunkt sprechen
- Zwischenzusammenfassungen und Teil-Gesprächsergebnisse werden nicht oder nicht klar und unmißverständlich formuliert
- Konflikte zwischen Teilnehmer/inne/n nicht konstruktiv thematisiert und gesteuert
- Das Protokoll wird nicht gesprächsbegleitend (und offen, für alle sichtbar) geführt
Aus diesen und anderen Gründen, degenerieren Besprechungen allzu oft zu bloßen Sitzungen.
Der eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital hat unter dem Titel: „Besprechungen effizient und effektiv vorbereiten und durchführen - Ihr praktischer Assistent und Soforthelfer für produktive Gruppengespräche“ einen immer bereiten Ratgeber für die optimale Vorbereitung und Durchführung von Besprechungen herausgebracht. Dem Ratgeber und Soforthelfer liegen die mehr als 20jährigen Erfahrungen eines erfahrenen Kommuikationscoaches zugrunde. Sie erhalten ihn als eBook (ISBN 978-3-943788-09-9, 161 S., 19,95 Euro) beim eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital und in allen guten (Internet-)Buchhandlungen erhältlich.
Für Freunde von Büchern aus Papier gibt es – solange der Vorrat reicht – eine gedruckte Ausgabe mit dem Titel „Verschwenden Sie keine Zeit mit Besprechungen“ (ISBN 3-89811-052-4), 160 S., Euro 24,95). Sie kann versandkostenfrei nur direkt beim eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital (www.read.ruedenauer.de) bezogen werden.
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