(openPR) Führungskräfte verbringen nicht selten mehr als 3 Tage der Woche in Besprechungen; der Zeitaufwand dafür steigt erfahrungsgemäß mit ihrer hierarchischen Position. Es liegt deshalb nahe, alles daran zu setzen, Besprechungen und Konferenzen so produktiv wie möglich zu gestalten.
Die wichtigste Frage, die vor der Einberufung einer jeden Besprechung oder Konferenz beantwortet werden muß lautet: Ist ein Gruppengespräch unter den gegebenen Bedingungen notwendig oder wenigstens zweckmäßig? Kann das vorliegende Thema bzw. die vorliegende Aufgabe in einem Gruppengespräch optimal bearbeitet werden und kann mit einem nützlichen Ergebnis gerechnet werden?
Niemals sollten Gruppengespräche zur Lösung von Aufgaben geführt werden, die einzelne Mitarbeiter/innen genauso gut oder sogar besser bearbeiten können.
Wenn die Frage, ob eine Besprechung mit mehreren Personen notwendig ist, auf Grund der zu bewältigenden Aufgabe klar positiv beantwortet ist, muß entschieden werden, wer aus sachlich-fachlichen Gründen oder auch wegen seiner für die Umsetzung des Gesprächsergebnisses erforderlichen Entscheidungskompetenz unbedingt an der Besprechung teilnehmen muß. Zaungäste haben in Besprechungen nichts zu suchen; Selbsteinladungen (z.B. von höheren Hierarchen) müssen Tabu sein! In eine Besprechung gehören allein diejenigen Teilnehmer/innen, die zur Lösung der Besprechungsaufgabe und der Erzeugung eines optimalen Ergebnisses notwendig sind.
Bereits an der Qualität der Beantwortung dieser Fragen hängt ein Gutteil des Gesprächserfolgs.
Die Qualität des Verlaufs und des Ergebnisses von Besprechungen und Konferenzen hängt letztlich von allen Beteiligten ab. Das muß ihnen auch klar sein oder ihnen von der Gesprächsleitung zu Beginn der Besprechung klar gemacht werden. Je stärker alle Teilnehmer/innen ihre Besprechung als Gemeinschaftsaufgabe empfinden und je stärker sie motiviert sind, zu einem für ihr Unternehmen optimalen Ergebnis beizutragen wollen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, das beste gemeinsam erreichbare Ergebnis auch zu erreichen.
Die Gesprächsleiter/innen haben darauf einen entscheidenden Einfluß.
Geborene Gesprächsleiter/innen sind aber selten. Die straffe und konstruktive Führung von Gruppengesprächen ist jedoch erlernbar. Wer die Chance dazu nutzt, eignet sich damit eine wertvolle Fähigkeit an, die universell einsetzbar ist. Die Fähigkeit, Gesprächsgruppen so zu führen, daß alle Beteiligten motiviert sind, nach besten Kräften zum Erfolg des Gesprächs beizutragen und das Gesprächsziel auf kürzestem Wege zu erreichen, ist nicht nur für den beruflichen Erfolg von großer Bedeutung.
Der Besprechungserfolg ist auch maßgeblich von einer guten Vorbereitung abhängig. Das gilt nicht nur für die Besprechungsleiter/innen, sondern für alle Gesprächsteilnehmer/innen.
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