GDPdU Verfahrensdokumentation

(openPR) Das externe Datenarchiv Opti.List wird in der neusten Version mit einer integrierten GDPdU-Verfahrensdokumentation ausgeliefert. Die Komplettlösung für die digitale Steuerprüfung setzt dabei die zehn Merksätze des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. - zur revisionssicheren elektronischen Archivierung um.
Die Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung wurden hierfür präzisiert, thematisch ergänzt und kommentiert, so dass Anwender oder Softwarehersteller diese als Grundlage für die interne Umsetzung verwenden können. Dazu werden innerhalb der zehn Merksätze die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit beim Betrieb einer elektronischen Archivlösung definiert und stehen in engem Zusammenhang mit anderen Grundsätzen – wie den „Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB), den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) oder den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU).
Die zehn Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung stehen zum kostenlosen Download zur Verfügung:
http://voi.de/phocadownload/voi_merksaetze_der_archivierung.pdf

Durch die integrierte Anwendung der VOI-Merksätze zur Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation lässt sich auf Seiten der Anwender Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Aktualität und Revisionssicherheit sicherstellen - und dies mit deutlich verringertem manuellen Aufwand. Die Opti.List Verfahrensdokumentation
• beschreibt, wie aufbewahrungspflichtige Daten unveränderbar gespeichert werden
• ermöglicht optional die Dokumentationspflichten in den Produktivsystemen
• und liefert eine komplette Prozessbeschreibung der Datenarchivierung mit Opti.List.

Gegenüber der Finanzverwaltung ist das steuerpflichtige Unternehmen für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation verantwortlich. Fehlt eine Verfahrensdokumentation oder ist diese unvollständig, so ist die Buchführung formell nicht ordnungsgemäß. Die Besonderheiten der Opti.List Verfahrensdokumentation:
• Anwender muss Daten lediglich vervollständigen
• ca. 80 % der Beschreibungsdaten sind bereits erfasst
• Staatliches Datenschutzsiegel
• Qualifiziertes Produkt in der Kategorie „Beratung & Consulting“ beim INNOVATIONSPREIS-IT 2009