(openPR) Die am 7. November 1995 durch das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BStBl. Teil I, Seite 738 ff) an die obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlichten "Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme" (GoBS) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) bilden die rechtlichen Vorgaben für die so genannte Verfahrensdokumentation. Die GoBS sind von der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), Eschborn, ausgearbeitet und als Gesetz erlassen worden.
Die am 1.1.2002 in Kraft getretenen "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU), die u. a. die Speicherung (Archivierung) originär digitaler Dokumente definieren, sowie die Zugriffsmethoden auf die steuerlich relevanten Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung, verweisen auf die GoBS.
Grundsätzlich dient die Verfahrensdokumentation der Transparenz und dem Nachweis der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben. Sie beschreibt vollständig den Aufbau und Ablauf (Prozesse) des Abrechnungsverfahrens von der Entstehung über die Speicherung bis hin zum eindeutigen Wiederfinden der Informationen.
Der Aufbau und die technische Umsetzung der Verfahrensdokumentation können durch das steuerpflichtige Unternehmen individuell gestaltet werden. Dabei ist zu beachten, dass die Verfahrensdokumentation den GoBS- Erfordernissen entspricht und für einen sachverständigen Dritten verständlich sein muss.
Aufbau der Verfahrensdokumentation
Der wesentliche Teil der Verfahrensdokumentation ist die Verfahrensbeschreibung. Die Verfahrensbeschreibung soll verständlich und vollständig alle Bestandteile des Systems beinhalten. Insbesondere sind dies:
- Eine Beschreibung der sachlogischen Lösung
- Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung
- Eine Beschreibung der Programmintegrität
- Eine Beschreibung der Datenintegrität
- Die Arbeitsanweisungen für die Anwender
Modul „Verfahrensdokumentation“
Für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation schreibt der Gesetzgeber kein Werkzeug vor. Zu beachten ist jedoch, dass die Erstellung und vor allem die kontinuierliche Pflege der Verfahrensdokumentation in Papierform bzw. mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen mit enormem Aufwand und somit Kosten verbunden ist.
Im Gegensatz zu den herkömmlichen Methoden ist der DocSetMinder® für die Erstellung der Verfahrensdokumentation mit allen geforderten Eigenschaften konzipiert worden. Der DocSetMinder® erleichtert wesentlich die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation durch die folgenden Eigenschaften:
- Die notwendige Dokumentationsstruktur ist bereits vorhanden. Nur individuelle Merkmale müssen ergänzt werden.
- Revisionssicherheit
- Versionskontrolle
- Dokumentenhistorie
- Zentrales Werkzeug für alle beteiligten Fachabteilungen.
- Zentrale Datenhaltung
- Signifikante Zeitersparnis bei der Erstellung und vor allem bei der weiteren kontinuierlicher Pflege der Verfahrensdokumentation.
- Standardisierte Vorlagen
- Berechtigungskontrolle
- Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit
- Einfache und schnelle Verfügbarkeit der notwendigen Dokumente für den Betriebsprüfer. Nur das was er wirklich sehen darf wird ihm ausgehändigt, d.h. nur das entsprechende Jahr und der Bereich (z.B. Mandant o. System, etc.). Insbesondere diese Tätigkeiten sind in der Regel sehr zeitaufwändig.
- Einbindung von bereits existierenden Office-Dokumenten.
- Interne Werkzeuge
- Volltextsuche
- Voll-Client und WEB Access (Anbindung an Hausinternes Intranet möglich)
- Sehr ausführliche Dokumentendruckfunktionen
- AD und LDAP Unterstützung
- Workflow Management
- Inhaltsklassen Builder
- Dokumentstatus
- API-Schnittstelle
- etc.
Die Verfahrensdokumentation kann abgegrenzt nach Zeitraum und Art der Betriebsprüfung den eigenen Bedarf oder für den Betriebsprüfer auch als PDFDokument ausgedruckt werden.
Weitere Informationen:
Thomas Holz
0431 - 20084 835
Vater ProCon GmbH
www.nitag-gmbh.de
www.docsetminder.de
www.gdpdu-projekte.de
www.vater-gruppe.de
Die Vater ProCon GmbH und die Norddeutsche IT - Audit GmbH sind eine auf Partnerschaft basierende Kooperation. Sie vereint die Tradition und Kompetenz im Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungswesen der w.econ KG Steuerberatungsgesellschaft mit dem Know-how und der Kompetenz im Bereich der Informationstechnologie der Vater ProCon GmbH und der Vater Unternehmensgruppe.
Ihr Ansprechpartner für:
- Digitale Steuerprüfung/ GDPdU "GDPdU Komplett"
- GDPdU Datenarchivierung "GDPdU Warehouse"
- Dokumentationswerkzeug "DocSetMinder"
