(openPR) Ursprünglich für die komfortable Datenübernahme von steuerlich relevanten Daten auf das Notebook des Außenprüfers entwickelt, spielt der Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung inzwischen auch bei der Datenreorganisation und bei der Datenübernahme in Archivsysteme eine wichtige Rolle.
Bereits im Sommer 2002 hat die Finanzverwaltung eine einheitliche technische Bereitstellungshilfe zur Format- und Inhaltsbeschreibung der steuerlich relevanten Daten entwickelt: den „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung". Dies geschah in Zusammenarbeit mit Herstellern von Entgeltabrechnungs-, Finanzbuchhaltungs- und Archivierungssystemen sowie Audicon, dem deutschen Vertrieb der bundeseinheitlichen Prüfsoftware IDEA.
Das BMF empfiehlt mit Schreiben vom 15. August 2002 Softwareherstellern und buchführungspflichtigen Unternehmen sich des Beschreibungsstandards auf freiwilliger Basis zu bedienen. Diese Schnittstelle gewährleistet die Datenübergabe bei angeforderter Datenträgerüberlassung. Am 1. September 2004 wurde der Beschreibungsstandard deutlich erweitert, sodass nun komplette Geschäftsprozesse abgebildet werden können.
Somit besteht seitens der Hersteller von Entgeltabrechnungs- und Finanzbuchhaltungssoftware,
- die ihre Systeme nicht für den (un)mittelbaren Datenzugriff zur Verfügung stellen möchten
- und dafür eine Datenhaltung während der gesamten Aufbewahrungsfrist (Buchungsbelege: 10 Jahre + lfd. Jahr) in ihrer Software anbieten müssten
die Möglichkeit, die kompletten Daten gemäß Beschreibungsstandard zu beschreiben und an ein Archivsystem zu übergeben. Das buchführende System kann anschließend reorganisiert werden und muss keinen eigenen Datenzugriff nach Z1, Z2 und Z3 realisieren.
Ein geeignetes Archivsystem, welches Daten im Beschreibungsstandard aufnehmen, validieren und verarbeiten kann, bietet die norddeutsche hsp GmbH mit dem externen Datenarchiv Opti.List an. Opti.List ist auf die Vorgaben der GDPdU abgestimmt und gewährleistet eine revisionssichere Archivierung. Das auswertbare Datenarchiv kann alle Unternehmensdaten über weitere Schnittstellen (Reports, CSV etc.) importieren, sodass ein zentrales Datenarchiv entsteht. Der Datenzugriff durch die Finanzverwaltung und die eigene Datenrecherche werden dann ausschließlich über das zentrale Datenarchiv durchgeführt.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de können weitere Informationen angefordert werden.
