(openPR) Mit dem SAP Data Retention Tool (SAP DART) lassen sich Daten aus SAP-Lösungen extrahieren und auf externen Datenträgern oder einem File-Server speichern. Auf diese Weise kommen Unternehmen der gesetzlichen Forderung nach, den Finanzbehörden steuerrelevante Daten (GDPdU) zu überlassen. Eine externe Software ermöglicht es nun, diese DART-Extrakte auch ohne ein SAP-System weiter zu bearbeiten.
Unternehmen sind aufgrund gesetzlicher Vorgaben dazu verpflichtet, den Finanzbehörden während einer vorgegebenen Aufbewahrungsfrist den Zugriff auf steuerlich relevante Daten zu gewähren. Dies gilt sowohl für Daten, die online im aktuellen Datenverarbeitungssystem geführt werden, als auch für solche, die bereits archiviert sind. Der Steuerprüfer kann unter anderem verlangen, dass ein Unternehmen die betreffenden Informationen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger bereitstellt (Datenträgerüberlassung).
Darüber hinaus darf die Behörde die im Datenverarbeitungssystem gespeicherten Steuerdaten auch unmittelbar einsehen oder aber Auswertungen prüfen, die nach ihren Vorgaben erstellt werden müssen. Unternehmen kommen nicht umhin, Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie anderen Anwendungen dauerhaft zugänglich zu halten.
SAP-Anwender nutzen in der Regel das SAP-Tool DART (Data Retention Tool) für die GDPdU- Datenausgabe. Dabei werden durch die Datenextraktion Daten des Produktivsystems im Snapshot –Verfahren kopiert und in Extraktdateien abgelegt. Auf Basis dieser Extraktdateien wurden bisher Views erstellt. Als Alternative wird zunehmend der neue Extrakt-Splitter genutzt und von den Finanzverwaltungen anerkannt. Der Extrakt-Splitter bietet die Möglichkeit, einen Extrakt komplett in die einzelnen Segmente im AIS-Format zu zerlegen - ohne das einzelne Views erzeugt werden müssen.
Die Software Opti.List der hsp GmbH übernimmt die Extraktdateien und erzeugt Prüfer-Dateien im Beschreibungsstandard. Mit Hilfe dieser Lösung sind Unternehmen in der Lage, SAP-Datenbank- und Archivdaten für eine Datenträgerüberlassung im Rahmen einer Steuerprüfung zur Verfügung zu stellen. Opti.List sorgt ferner für die revisionssichere Aufbewahrung der SAP-Daten sowie der Daten aus Non-SAP-Systemen. Da der Umfang der SAP-Prüferrolle in Opti.List erreicht wird , ermöglicht die integrierte Analyse-Software den ausschließlichen Zugriff des Prüfers auf das externe Datenarchiv. SAP-Systeme benötigen damit keinen eigenen Prüferzugang mehr.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU- Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Auf der Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info- CD angefordert werden.
