(openPR) GDPdU Vorbereitung - panExpert Heinz Schmidt GmbH nutzt Konvertierungssoftware TransDATA Professional, um die gesetzlichen Anforderungen der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu erfüllen und die eigenen Datenbestände nach dem Beschreibungsstandard der Finanzbehörden umzuwandeln.
1. Ausgangsituation
Die angekündigte digitale Steuerprüfung bei der panExpert GmbH, bei der steuerrelevante Daten für den Zeitraum der Jahre 2001 bis 2004 betrachtet werden sollten, war der Anlass, sich detailliert mit der Thematik der digitalen Betriebsprüfung auseinander zu setzen. Als Zugriffsart des Betriebsprüfers wurde die Datenträgerüberlassung (Z3) nach GDPdU definiert, wonach laut Empfehlung der Finanzbehörden der Beschreibungsstandard mit XML- und CSV-Dateien zu verwenden sei. Die relevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung wurden in einem bereits abgelösten Altsystem gepflegt und müssen weiterhin zur Verfügung stehen. Für die Ausgabe steuerlich relevanter Daten stehen dem Programm keine ausreichenden Exportfunktionen zur Verfügung. Eine GDPdU-Schnittstelle, welche die Daten im Beschreibungsstandard exportiert, war bisher nicht vorhanden. Als Ausgabemöglichkeit in der Alt-Software standen ausschließlich Drucklisten zur Verfügung, welche zur weiteren Extraktion und Transformation ausgegeben werden können. Bei der Suche nach einer Lösung stieß die PanExpert Heinz Schmidt GmbH auf das Angebot der AvenDATA GmbH.
2. Konzeption und Umsetzung
Im ersten Arbeitsschritt wurden die steuerlich relevanten Daten des alten Finanzbuchhaltungssystems der panExpert Heinz Schmidt GmbH definiert. Anhand der vorhandenen Menüpunkte konnte die Ausgabe der Daten der gewünschten Jahrgänge in Drucklisten vorgenommen werden.
Zur Umwandlung dieser Listen wurde ein Datenkonvertierungstool verwendet, mit dessen Hilfe die Drucklisten im TransDATA lesbaren Format abgespeichert werden konnten. Anschließend wurde das Programm TransDATA Professional 2.1 der AvenDATA GmbH eingesetzt, um die Transformierung der Daten in den Beschreibungsstandard der Finanzbehörden durchzuführen. Die Installation und Einrichtung wurde von Technikern der AvenDATA GmbH durchgeführt.
Mit Hilfe eines Testimportes nach dem GDPdU Beschreibungsstandard in die Prüfsoftware IDEA, konnte die fehlerfreie Umwandlung der steuerlich relevanten Informationen überprüft werden. Mit IDEA wurde bei der Überprüfung insbesondere auf die korrekte Darstellung der Datenformate geachtet. Weiterhin konnte anhand von Summierungen und Prüfsummen kontrolliert werden, ob der erforderliche Datenumfang ausgewählt und korrekt umgewandelt wurde.
3. Fazit
Die Zielstellung der Umwandlung der steuerlich relevanten Daten aus dem Altsystem der Finanzbuchhaltung in das Format nach dem empfohlenen Beschreibungsstandard der Finanzbehörden, wurde unter Einsatz von Fremdsoftware sowie eigener Produkte der AvenDATA GmbH erreicht. Nach erfolgreichem Abschluss der Konvertierung liegen die Informationen im GDPdU-Beschreibungsstandard in XML- und CSV-Dateien vor und können auf eine CD zur Datenträgerüberlassung gespeichert und an die Finanzbehörden übergeben werden. Die leichte Bedienung der Software ermöglicht auch eine nachträgliche Arbeit des Kunden mit dem Programm.
Die anschließende Betriebsprüfung bei der panExpert Heinz Schmidt GmbH konnte nach nur zwei statt der sonst üblichen sechs Wochen mit Verweis des Betriebsprüfers auf die übersichtliche und saubere Darstellung, die ihm ein problemloses Arbeiten ermöglichte, abgeschlossen werden. So hat sich auch die Firma PanExpert „nochmals schriftlich für die hervorragende und schnelle Arbeit“ des „gesamten Teams, insbesondere auch Beratung und Hilfestellung schon im Vorfeld des Datentransfers“ bedankt.
„Sollten wir wieder Bedarf haben bzw. um Rat von befreundeten Firmen gefragt werden, empfehlen wir Ihr Unternehmen gerne weiter.“
Weitere Informationen:
www.avendata.de
AvenDATA GmbH – Thimo Kranz
Auguste-Viktoria-Str. 118 - 14193 Berlin
Tel.: 030 – 890 62 894 - Fax: 030 – 890 62 899
- www.avendata.depanExpert Heinz Schmidt GmbH
Die panExpert Heinz Schmidt GmbH bietet Ihren Kunden Qualitätsprodukte so weit das Auge reicht; konzipiert und produziert nach den Wünschen unserer Zeit. Beste Qualität zu günstigen Konditionen, jederzeit verfügbar und konstant in Geschmack und Optik. panExpert ist davon überzeugt, dass man Qualität schmecken kann und beweist dies mit neuem Sortiment an Delikatess-Backwaren.
Mitten in der Bundesrepublik, gut versteckt in den herrlichen Frankenwäldern, liegt die Zentrale der panExpert Heinz Schmidt GmbH, zu finden sind sie aber überall – bundesweit, sowie im europäischen Ausland. panExpert sind stets am Puls der Zeit. Mit zuverlässigem und geschultem Personal in Service, Produktentwicklung, Produktion, Lagerung und Logistik stehen sie ihren Kunden zur Seite.
AvenDATA GmbH
Die AvenDATA GmbH ist aus dem Umfeld der renommierten Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Dr. Röver & Partner KG Berlin entstanden. Die Dr. Röver & Partner KG wurde 1945 gegründet und betreut mit 17 Partnern und rd. 140 Mitarbeitern, darunter Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte und IT-Fachleute, Unternehmen aller Rechtsformen und Branchen.
