(openPR) Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensbeschreibung ergibt sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), in dem die Grundzüge wie Ordnungsmäßigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unverfälschbarkeit definiert sind. Die eigentlichen Vorgaben zur Verfahrensdokumentation sind in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS, 7.11.1995) verankert.
Im Umfeld der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPDU) ist die Verfahrensdokumentation nach Meinung führender Prüfungs- und Beratungsunternehmen explizit prüfungsrelevant. Sie verschafft dem Unternehmen Akzeptanz und weniger systemspezifische Nachfragen bei den Prüfungen.
Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation hat nicht nur negative Auswirkungen auf die interne oder externe Kontrolle der Geschäftsprozesse, etwa durch die interne Revision, durch die Hinzuziehung eines Wirtschaftsprüfers oder durch die unvermeidbaren steuerlichen Außenprüfungen der Finanzverwaltung, sondern auch auf die Abwicklung geschäftlicher Aktivitäten im weitesten Sinne selbst.
Fehlfunktionen der elektronischen Datenverarbeitung, zum Beispiel in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Fakturierung, Lagerwirtschaft oder Dokumenten-Archivierung, die aufgrund fehlender oder nicht aktueller Verfahrensdokumentation schnellst möglichst lokalisiert und beseitigt werden können, werden im Zweifelsfall schwerwiegende Folgen haben.
Allerdings ist der Erstellungs- und Pflegeaufwand einer Verfahrensdokumentation nicht zu unterschätzen. Eine völlig neuartige Anwendung stellt deshalb die hsp GmbH aus Norderstedt vor, mit welcher Unternehmen die Dokumentationsvorgaben im Hinblick auf Software, Verfahren und Prozesse transparent und mit wesentlich geringerem Aufwand realisieren und dauerhaft aktuell halten können.
Aus dem externen Datenarchiv Opti.List® werden große Teile der geforderten Dokumentation „selbstdokumentierend“ durch die Software erstellt. Damit wird eine der bislang wohl größten Herausforderungen für eine revisionssichere Archivierung nach GoBS wesentlich vereinfacht und kosteneffektiv gestaltet. Der manuelle Teil der Verfahrensdokumentation reduziert sich erheblich.
So können Unternehmen bereits beim Ersteinsatz durch Opti.List® eine Ersparnis von bis zu 80% gegenüber einer herkömmlichen Verfahrensweise erzielen. Langfristig profitieren die Anwender von einem erheblich geringeren Pflegeaufwand und vor allem von einer einfachen Nachweisbarkeit der softwaretechnischen Verfahren.
Die hsp GmbH bietet interessierten Unternehmen einen eintägigen Workshop mit den Themen GDPdU, Verfahrensdokumentation und E-Mail-Archivierung an. Die Unternehmen erhalten dabei Handlungsempfehlungen und Tipps für eine strukturierte Vorgehensweise bei der Umsetzung dieser Compliance-Themen.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden.
