(openPR) Canton Elektronik GmbH & Co. KG führt Software zur Unterstützung der Verfahrensdokumentation ein, um die gesetzlichen Anforderungen der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu erfüllen.
1. Ausgangsituation
Seit im Jahr 2004 erstmals Fragebögen der Finanzbehörden im Vorfeld der Betriebsprüfung kursierten, wurde auch das Thema der Verfahrensdokumentation für viele Unternehmen aktuell. Auch das Unternehmen Canton wurde im Rahmen einer besuchten Veranstaltung auf die Notwendigkeit einer Dokumentation aufmerksam und hat sich mit der Thematik intensiv auseinandergesetzt.
Nach den GoBS ist eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation die Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Buchführungs- bzw. Rechnungslegungsverfahrens. Sie muss die Beschreibung aller, zum Verständnis der Rechnungslegung erforderlichen, Verfahrensbestandteile enthalten. Die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit – insbesondere komplexer Verfahren – ist für einen sachverständigen Dritten nur dann möglich, wenn ihm neben den Eingabedaten und Verarbeitungs-ergebnissen, auch eine aussagefähige, der Komplexität entsprechend detaillierte, Dokumentation zur Verfügung steht. Der Aufbau und die Pflege, der zum Verständnis der Rechnungslegung erforderlichen Dokumentation, sind Voraussetzung für die Erfüllung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.
Die Lösung für das Problem fand Canton bei der AvenDATA GmbH, die mit ihrem Produkt DocuSYSTEMS, eine softwaregestützte Verfahrens-dokumentation ermöglichen. Entscheidend bei der Auswahl war dabei insbesondere die Unterstützung des Programms mit Hilfe vordefinierter Strukturen und Gliederungsvorschlägen zu den Prozessen der Rechnungs-legung, welche die mögliche Vorgehensweise aufzeigen und damit die Umsetzung der Verfahrensdokumentation erleichtert.
2. Konzeption
Aufgrund der komplexen Unternehmensstruktur hat sich das Unternehmen zur Handlung entschlossen und führt seit Anfang des Jahres 2006 die softwaregestützte Verfahrensdokumentation.
Die AvenDATA GmbH übergab im Februar 2006 die Software DocuSYSTEMS und begann im Rahmen eines Workshops mit der Canton Elektronik GmbH & Co. KG, dass Thema zu vertiefen und die Verfahrensdokumentation zu erstellen. Mit DocuSYSTEMS erhält Canton ein Programm, dass das Unternehmen bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation unterstützt. Es vereint Übersichtlichkeit und Komplexität, sowie einfache Bedienbarkeit und verschiedene Hilfefunktionen.
Die Verfahrensdokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich dargelegt sein. Daher wurde die Vorgehensweise der AvenDATA GmbH anhand des Programms DocuSYSTEMS erläutert und dabei auf die individuellen Möglichkeiten der Softwarenutzung eingegangen.
3. Umsetzung
Das Programm DocuSYSTEMS wurde so konzipiert, dass es Unternehmen in den verschiedensten Unternehmensgrößen möglich ist, selbständig die eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen. Durch die vielfältigen Ausprägungen von Unternehmensorganisation und Unternehmensgröße ist es nicht möglich, allgemeingültige Verfahrensabläufe abstrakt vorzudefinieren. Neuerfassungen von bereits erstellten oder vorhandenen Teilbereichen der Verfahrensdokumentation sollten möglichst vermieden werden, sondern einfach eingebunden werden.
DocuSYSTEMS liefert eine strukturierte Hilfestellung zur selbständigen Erstellung der eigenen Dokumentation in Abhängigkeit von der Komplexität der Organisation. Das Programm bietet die Möglichkeit, die in den verschiedenen Bereichen des Unternehmens bereits vorliegenden Teildokumentationen an zentraler Stelle zu bündeln und zu verwalten.
Durch die Einführung in die Verfahrensdokumentation, anhand des Workshops der AvenDATA GmbH, konnte die Verfahrensdokumentation von Canton selbständig fortgeführt werden. Dabei bringt die Unterstützung durch die Software den entscheidenden Vorteil und ermöglicht eine reibungslose Umsetzung der geforderten Anforderungen.
4. Fazit
Durch die Einführung der Software zur Verfahrensdokumentation, ist Canton in der Lage, den Anforderungen der GoBS genüge zu tun. Das Unternehmen ist im Hinblick auf die Dokumentationsanforderungen für die kommenden digitalen Betriebsprüfungen gewappnet.
Weiterhin wurden im Rahmen der Verfahrensdokumentation Anhaltspunkte gefunden, die eine weitere Nachbearbeitung zur Folge haben. Die softwaregestützte Verfahrensdokumentation unterstützt somit, durch die Funktion als zentrale Sammelstelle für Informationen und Unterlagen zur Prozessbeschreibung, auch betriebsinterne Aufgaben und trägt damit zur Qualitätssteigerung im Unternehmen bei.
Weitere Informationen:
www.avendata.de
AvenDATA GmbH – Thimo Kranz
Auguste-Viktoria-Str. 118 - 14193 Berlin
Tel.: 030 – 890 62 894 - Fax: 030 – 890 62 899
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Unweit der Finanzmetropole Frankfurt wurde Canton im Jahr 1972 gegründet. Dies ist auch heute noch der Firmensitz des deutschen Marktführers und viertgrößten Lautsprecherherstellers in Europa. Hier entstehen handgefertigte Lautsprecher, die den perfekten Musikgenuss und Heimkinosound ermöglichen. Damals wie heute sind Canton-Produkte berühmt für ihre Fertigungsqualität und Langlebigkeit mit dem Ziel reine Musik als naturgetreue und unverfälschte Reproduktion zu ermöglichen.
Nach fast 35 Jahren Firmengeschichte und unzählige Testsiegen exportiert Canton in 48 Länder ein Portfolio, das von kleinen Computerboxen über Movie-Systeme bis hin zu High-End Referenzlautsprechern reicht. Auch in Zukunft setzt Canton auf Kontinuität: hohe Fertigungsqualität, innovative Technologien und ansprechendes Design.
