E-Mail-Signatur – privat und geschäftlich – DSGVO konform erstellen

Über den Wert einer Signatur am Ende eines Schreibens, ist wenig zu diskutieren. War es einst in der analogen Welt der Briefkopf, der über den Absender Auskunft gegeben hat, ist es in der elektronischen Welt die Signatur am Ende einer Mail. Wir informieren, wie Sie eine professionelle Signatur rechtskonform erstellen. Welche Richtlinien und Vorgaben dabei zu beachten sind und was die DSGVO zum Thema Signaturen zu sagen hat.

Welche Mails müssen aus rechtlichen Gründen eine E-Mail-Signatur enthalten

Die Zeit, da Geschäftsbriefe auf Papier, also analog, geschrieben und versendet wurden, ist lange vorbei. Die elektronische Kommunikation berücksichtigend, hat der Gesetzgeber die Anlassfälle geregelt, die die Pflicht zu einer E-Mail-Signatur begründen:

• Die Kommunikation auf elektronischem Wege ist nach außen gerichtet. Das bedeutet, dass es im internen Mailverkehr keine gesetzliche Regelung gibt.
• Das Mail muss einen Inhalt haben, der zum Unternehmen und dessen Geschäftstätigkeit Bezug hat. Falls Mitarbeiter das unternehmenseigene Mailsystem, das firmeneigene Postoffice, für private Zwecke nutzen (dürfen), besteht für diese Mail keine Signaturpflicht. Wie weit der private Gebrauch am Arbeitsplatz erlaubt ist, ist Gegenstand der Richtlinien des Unternehmens.
• Die Pflicht zur Signatur ist unabhängig von der sonstigen Form des elektronischen Schreibens.

Schreiben an einen unbestimmten Personenkreis (Werbeschriften) oder Nachrichten, die im Normalfall auf Vordrucken erstellt werden (Lieferscheine, Versandanzeigen, etc.) sind ebenfalls von der Pflicht entbunden, da im Regelfall die erforderlichen Angaben ohnehin eingefügt werden (§37a HGB).

Ebenso ist es zulässig bei Mitteilungen, Berichten, Aufstellungen im Rahmen einer bereits bestehenden geschäftlichen Verbindung auf die Signatur zu verzichten, da der Absender schon bekannt ist. 

Checkliste: Diese Daten muss Ihre E-Mail-Signatur enthalten, um rechtssicher zu sein:

Seit 1. Januar 2007 regelt der Gesetzgeber Inhalt und Form von E-Mail-Signaturen im geschäftlichen Briefverkehr. Dementsprechend muss eine Signatur folgende Daten enthalten:

 

Beispiele für Inhalte von Signaturen, abhängig von der Unternehmensform

Mit den folgenden Pflichtangaben sind Sie hinsichtlich der DSGVO auf der sicheren Seite. Beachten Sie, dass selbst teilweises Fehlen, kann zu teuren Sanktionen führen

• Einzelunternehmer
  • Name des Unternehmens
  • Vor- und Familienname es Unternehmers
  • Postanschrift
• Eingetragener Kaufmann (e.K.)
  • Name des Kaufmanns, wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform (e.K.)
  • Niederlassungsort
  • Registergericht, Registernummer
• UG oder GmbH
  • Name der Gesellschaft wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht, Registernummer
  • Namen des / der Geschäftsführer (Vor- und Zuname)
• GmbH und Co. KG
  • Firmenname, wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Zuständiges Registergericht, Registernummer
• Aktiengesellschaft
  • Name der Gesellschaft, wie im Handelsregister eingetragen
  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • Registergericht, Registernummer
  • Name des Aufsichtsratsvorsitzenden (ist zu kennzeichnen)
  • Name der Vorstände (Familienname und mind. ein Vorname)

Kann ich meine Signatur mit Werbung „aufmotzen“?

Es bietet sich an: die Mails im geschäftlichen Verkehr mit Werbung aufzuwerten. Die Frage ist ob es rechtlich zulässig ist. Wenn in einem Mail offensichtliche Werbung verpackt ist, zum Beispiel ein Link und ein Hinweis auf einen ON-Line-Shop, dann kann dieses Schriftstück den Charakter eines Newsletters bekommen. Dieser dürfte aber nur versandt werden, wenn er vom Empfänger angefordert wurde, bzw. er vorher zugestimmt hat. Außerdem muss das Mail dann einen Link zum „Abmelden“ bereitstellen.

Fall Sie in Ihrer Signatur auf andere Web-Sites oder Fanpages in den sozialen Medien hinweisen wollen, steht dem wiederum nichts entgegen, da es sich nicht um Werbung im klassischen Sinne handelt.

 

 

Was ist ein Disclaimer und ist er überhaupt erforderlich?

Er taucht in vielen Mails immer wieder auf: „Diese E-Mail kann vertrauliche und / oder rechtlich geschützte Informationen enthalten …“. Der sogenannte Disclaimer ist nett, kaum jemand liest in wirklich, darin enthaltene Aufforderungen zum Weiterleiten oder Löschen sind unnötig. Es besteht auch keine rechtliche Notwendigkeit ihn in die Signatur des E-Mails einzubinden.

Was kann passieren, wenn ich die Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur nicht mache?

Die rechtliche Situation ist ziemlich klar und mit „Scharfschaltung“ der DSGVO ist ein Verstoß empfindlich teurer geworden. Was kann passieren:

• Das Registergericht kann ein Zwangsgeld (§37a Abs. 4 HGB) festsetzen, dass EUR 5000,-- nicht überschreiten darf. Es kann aber mehrmals festgesetzt werden (§14 HGB).
• Die liebe Konkurrenz macht es nicht so billig und unter bestimmten Voraussetzungen ist die Mail-Signatur ein teurer Stolperstein:
  • Das reine Fehlen der Signatur genügt noch nicht, denn dadurch kann die zu einer Abmahnung erforderliche, unlautere Wettbewerbshandlung, nicht gesetzt werden.
  • Im Einzelfall kann der Tatbestand der Irreführung vorliegen (§5 Abs. 1, Satz 2, Nr. 3 UWG, §5a Abs.3 Nr.2 UWG), der auch Schadenersatzansprüche nach dem bürgerlichen Gesetzbuch begründen kann. Solche Inhalte können beispielsweise falsche oder unvollständige Angaben zum Unternehmen sein, um die wahre Identität zu verschleiern.

Mobile First beim Versenden von geschäftlichen E-Mails

Wenn Sie auch zu denen gehören, die Ihre Mails auf dem Mobiltelefon oder dem Tablet versenden, dann überprüfen Sie ob im dortigen Mailclient, die richtige Signatur hinterlegt ist. Es kommt immer wieder vor, dass darauf vergessen wird, dann steht in der Mail als Signatur das lapidare „Von meinem iPhone gesendet“.

Das kann dann schnell teuer werden, nach §37a Abs. 4 HGB kann die Behörde ein Zwangsgeld (§14 HGB) bis zu EUR 5000,-- verhängen, und das sogar mehrmals.

Kann ich meine E-Mail-Signatur nach freiem Ermessen gestalten?

Es gibt keine expliziten Formvorschriften, wie die Signatur zu gestalten ist. Gesetzlich geregelt ist nur der Inhalt. Die Funktionalität und der gute Geschmack stehen dabei natürlich im Vordergrund.

Mails können auch nur im Text-Format gelesen werden

Sie sollten bedenken, dass der Empfänger Ihr Mail möglicherweise nur im Textformat liest. Damit werden alle Gestaltungselemente (HTML) im Plain-Text angezeigt, was der Lesbarkeit der Signatur nicht gerade entgegenkommt. Bilder, Links, Fettdruck und Farben werden nicht angezeigt, sondern sind in mehr oder weniger kryptischen Buchstaben- und Zahlenreihen verpackt.

Können Bilder und Logos eingefügt werden?

Klarerweise können auch Bilder, Fotos, mittlerweile sogar kleine Filme oder animierte Gifs eingebaut werden. Die Darstellung sollte vor dem Versand auf den verschiedenen Endgeräten und Browsern überprüft werden. Es kann oft ganz überraschend sein, das gleiche Mail in Outlook und in der Gmail App zu betrachten.

Denken Sie auch an die verschiedenen Endgeräte: iPhone, Tablet, Android, usw. Wenn wir den Statistiken glauben, lesen fast 80% aller Empfänger die Mails auf mobilen Geräten. Deshalb sollten Sie die Darstellung und Funktionalität auf diesen Endgeräten testen. Responsive Design und mobile First hat noch nicht alle Mail-Clients erreicht.

Kann ich verschiedene Zusatzelemente einfügen?

In Signaturen sind Texte zu aktuellen Bezügen durchaus sinnvoll, beispielsweise die Ankündigung von Urlauben, Sperrzeiten oder ähnlichem.

Glückwünsche zum Neuen Jahr, Ostern oder anderen Feiertagen kommen ebenfalls gut an. So werden Ihre Mails sympathisch und fördern die Kommunikation.

Sinnsprüche, sind eher mit Bedacht zu wählen. Das wohlbekannte und vielgebrauchte „Carpe Diem“ kommt nicht bei jedem gut an.

Lange Links verkürzen

Wenn Ihre Signatur lange Links enthält, dann können Sie diese mit speziellen Verkürzungsprogrammen verkürzen. Es gibt einige Anbieter wie bitly, Google oder auch Amazon.

Das erhöht die Lesbarkeit ungemein und ist praktisch in jedem Browser einzubinden.

Beispiele für E-Mail-Signaturen

Sehen Sie hier einige Beispiele für Signaturen:

Beispiel: Signatur für GmbH

• Dr. Hans Huber
  Personalverwaltung
  
  Meierpersonal GmbH
  Meierstrasse 1
  11203 Berlin
  
  Amtsgericht: Berlin
  HRB: 1234567 A
  
  Geschäftsführung: Karl Meier
  
  T: +49(0) 30 12345678
  F: +49(0) 30 12345678-10
  Mail: hm@meierpersonal.de
  Web: https://meierpersonal.de
  Facebook: https://www.facobook.com/pages/meierpers

Beispiel: Signatur für eine private Mail

Die Signatur einer privaten Mail unterliegt keinen inhaltlichen Vorschriften. Natürlich dürfen Sie darin nicht zu Gesetzesverletzungen auffordern, gegen die guten Sitten verstoßen oder andere Menschen beleidigen. Alles zum Teil strafbare Tatbestände nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch:

• Hans Müller
  T: +49(0) 30-1234 678
  M +49(0) 172-678899
  hans.m@web.de
  Facebook: https://www.facebook.com/muellerhansi
  Adresse (soweit gewünscht)