Pressemitteilung als Verein schreiben – Tipps, Checkliste und Muster für erfolgreiche Pressearbeit

Pressemeldungen sind unverzichtbar, um Journalisten und die Öffentlichkeit über wichtige Neuigkeiten und Ereignisse zu informieren. Eine Pressemitteilung vom Verein sollte sich dabei auf tatsächlich berichtenswerte Ereignisse beschränken. Meldungen mit Mehrwert können sich positiv auf die Imagepflege und den Bekanntheitsgrad des Vereins auswirken.

Pressearbeit im Verein

Die Pressearbeit gehört der Öffentlichkeitsarbeit / Public Relations (PR) an. Mittels Pressearbeit können Vereine ihr positives Image pflegen und den eigenen Bekanntheitsgrad steigern. Wichtige Neuigkeiten rund um den Verein werden so der Öffentlichkeit zugänglich gemacht.

Wer ist zuständig für PR im Verein?

Die Zuständigkeit für die PR obliegt in der Regel dem Referenten für Öffentlichkeitsarbeit. Früher war dies eine Aufgabe des Pressewarts.

Aufgaben

Wie viel Pressearbeit anfällt, hängt letztlich auch von der Größe des Vereins ab. Die Aufgaben sind jedoch prinzipiell immer dieselben.

Der Referent für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit im Verein befasst sich u.a. mit:

• Informieren über aktuelle Termine und Neuigkeiten
• Verfassen einer Pressemappe
• Aufbau und der Pflege von Presseverteilern
• Verfassen von Pressemitteilungen
• Verfassen von Presseeinladungen
• Pflege des Vereinsarchivs
• redaktionellen Begleitung von Veranstaltungen wie Turnieren
• Bereitstellung von Bildmaterial
• Informieren von Werbepartnern
• Betreuung von Social Media
• Moderation von Pressekonferenzen
• Planung und Durchführung von Presse-Events

Außerdem ist der Referent für Öffentlichkeitsarbeit auch der Ansprechpartner für die Vertreter der Medien und er setzt den Vorstand über die geleistete Pressearbeit in Kenntnis und informiert diesen über Publikationen. Hier erfahren Sie mehr über PR & Marketing im Verein.

 

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Pressemitteilung vom Verein - was interessiert die Presse?

Die Presse ist an Themen interessiert, die wiederum für die Öffentlichkeit interessant sind. Hierbei spielt neben dem Medium auch die Zielgruppe eine wichtige Rolle. Was das Medium angeht, kommt es auch darauf an, ob es sich beispielsweise um eine allgemeine Tageszeitung oder um eine sehr spezifische Fachzeitschrift handelt.

Dementsprechend kann ein- und dieselbe Pressemitteilung auch in zwei verschiedenen Ausführungen angefertigt werden. Einmal für das allgemeine Publikum der Tageszeitung, bei dem es sich in der Regel um Laien handeln wird. Hier sollte die Sprache entsprechend angepasst und für die Zeitung relevante Themenschwerpunkte ausgewählt werden.

Für die Fachzeitschrift kann hingegen in der Pressemitteilung auch einschlägige Fachsprache verwendet werden. Auch die Themenschwerpunkte können sich hier verschieben, zudem wird Fachpublikum meist mehr Interesse an Details haben, als es bei Laien der Fall ist.

Auch sollte eine Pressemitteilung vom Verein immer aktuell sein. Handelt sie von einem Thema, das in Kürze schon wieder an Aktualität verliert, empfiehlt sich die Veröffentlichung in einem tagesaktuellen Medium. Bei Zeitschriften ist zu beachten, dass diese seltener erscheinen als eine Tageszeitung, manchmal nur einmalig die Woche oder im Monat. Sie sind daher weniger aktuell als Tageszeitungen.

In der Regel wird für einen normal großen Verein die lokale Tageszeitung der richtige Ansprechpartner sein. Je größer und bekannter der Verein oder auch je besonders das Event, umso interessanter werden Pressemitteilungen auch für die regionalen oder überregionalen Medien.

Für Vereine, die sich auf lokale Medien konzentrieren möchten, kommt aber nicht nur die lokale oder regionale Tageszeitung in Betracht. Interessant zum Veröffentlichen einer Pressemitteilung können u.a. auch lokale Onlineportale, Stadtmagazine, kostenlose Anzeigenblätter und das Lokalradio oder Lokal-TV sein.

Unter Umständen sollte auch die redaktionelle Qualität berücksichtigt werden. Kostenlose Anzeigenblätter etwa erscheinen meist in einer hohen Auflage und erreichen so viele Haushalte. Sie sind jedoch in der Regel sehr werbelastig und verfügen nur über einen geringeren redaktionellen Wert. 

Häufige Anlässe für eine Pressemitteilung als Verein

Anlässe für eine Pressemitteilung können ganz unterschiedlich sein. Beispiele dafür sind:

• Vereinsgründung
• Spielberichte
• Relevante Vereinsneuigkeiten – zum Beispiel Neuzugang eines Spielers oder der Wechsel eines Spielers
• Tag der offenen Tür
• Stellungnahme zu bestimmten Themen / Bekanntgabe des Standpunkts zu bestimmten Diskussionen
• Kooperationen und Partnerschaften
• Vorstands-Neuwahlen / Vorstandswechsel oder neuer Vorsitzender
• Vereinsjubiläen
• Vereinsehrungen
• Mitgliederversammlung
• Einweihung neuer Vereinseinrichtung
• Auslandsgeschäfte
• Besondere Siege
• Wichtige Veranstaltungen
• Weihnachtsfeier
• Im Verein kommt der Weihnachtsmann
• Steigende Mitgliederzahlen
• Vereinsabend
• Ausscheiden von Vorstandsmitgliedern / Vorstandswechsel

 

 

Tipps fürs Schreiben einer Presseinformation – mit Checkliste

Der Referent für Öffentlichkeitsarbeit schreibt eine Pressemeldung und lässt diese den Redakteuren ausgewählter Medien zukommen. Die Meldung sollte bereits von bestimmter Qualität sein, damit keine Komplettüberarbeitung durch den Redakteur mehr nötig ist.

In der Praxis empfiehlt es sich, auf folgende Fragen (sog. 6 Ws) einzugehen:

• Wer hat was getan?
• Was hat er getan?
• Wann hat er es getan?
• Wo hat er es getan?
• Warum hat er es getan?
• Wie hat er es getan?

Schon auf die Überschrift kommt es an. Gut ist es, mit einem spannenden Aufhänger zu beginnen, der das Interesse der Leser weckt und den Text mit Zitaten relevanter Personen aufzulockern. Die in der Pressemitteilung gemachten Aussagen sollten der Wahrheit entsprechen, der Schreibstil sollte objektiv und sachlich bleiben. Komplizierte Schachtelsätze, Superlativen, unnötige Füllwörter und -sätze gilt es zu vermeiden, der Schreibstil sollte kurz und prägnant sein.

Pressemitteilungen sollten bei den Redaktionen schon im Vorfeld angekündigt werden. Mit einer Vorlaufzeit von etwa 3 Tagen ist ausreichend Zeit, die Meldung gut einzuplanen. Es ist zudem sinnvoll, die Pressemitteilung nicht generell an die Redaktion zu schicken, sondern sich vorab schon über einen direkten und festen Ansprechpartner zu informieren. An diese kann die Pressemeldung dann direkt geschickt werden.

Unverzichtbar für eine gelungene Pressemitteilung sind außerdem gute, hochauflösende Fotos (mindestens 300 dpi). Natürlich gilt es auch hier, die Urheberrechte zu beachten. Zwar werden Pressemitteilungen mittlerweile sehr unkompliziert per E-Mail verschickt, sie sollten aber, wenn möglich, keine Anhänge umfassen. Oftmals werden Anhänge aus Angst vor einem möglichen Computervirus nicht geöffnet. Wer zu seiner Pressemitteilung Bilder bereitstellen möchte, sollte diese daher auf einer Plattform zur Verfügung stellen, wo sie für die Presse zugänglich sind. Dies kann die Vereinswebsite oder beispielsweise auch Dropbox sein. Die einzelnen Bilder sollten zudem aussagekräftig betitelt werden.

Was die Länge einer gelungenen Pressemeldung angeht, sollte ein gutes Mittelmaß gefunden werden. Eine halbe bis eine ganze DIN-A4-Seite ist hier empfehlenswert. Die Mitteilung sollte nicht unnötig künstlich in die Länge gezogen werden.

Es ist ratsam, sich einmal ein Layout bzw. eine Vorlage zu erstellen, die dann immer wieder verwendet werden kann. Hierbei sollte auch das Logo eingebaut werden. Für Pressemitteilungen wird zudem ein Zeilenabstand von 1,5 empfohlen, zudem sollte rechts und links ein Rand von 4 bis 5 Zentimeter gelassen werden. So hat der Redakteur die Möglichkeit, sich Notizen zu machen.

Die Pressemeldung sollte außerdem am Ende immer noch mit den Kontaktdaten des Ansprechpartners versehen werden. Weiterhin wird ein sogenannter Abbinder formuliert. Mit diesem werden dem Redakteur wichtige Fakten über den Verein zur Verfügung gestellt, die er nutzen kann. Hierzu gehören Informationen wie das Gründungsdatum, der genaue Name und die Rechtsform des Vereins, die Zahl der Vereinsmitglieder und der (ehrenamtlichen) Mitarbeiter, erhaltene Auszeichnungen oder auch, wo das Vereinsheim seinen Sitz hat. Auch sollte die Vereinswebsite genannt werden.

Ein solcher Abbinder kann beispielsweise wie folgt formuliert werden:

Die im Folgenden angeführte Checkliste soll Ihnen bei der Erstellung einer Pressemitteilung für Vereine helfen. Kontrollieren Sie, ob Sie alle Punkte beachtet haben:

 

Muster: Pressemitteilung zum Vorstandswechsel als Beispiel

Soll mittels einer Pressemitteilung über einen Vorstandswechsel berichtet werden, kann die Meldung wie folgt formuliert werden: