(openPR) Einfach wie E-Mail, sicher wie ein Brief, rechtsverbindlich wie ein Einschreiben – das ist die neue De-Mail. Die sichere De-Mail wird sich in vielen Geschäftsbereichen etablieren. Beispielsweise im Bereich Lohn & Gehalt: Für die Zustellung einer Lohnabrechnung an den Mitarbeiter per De-Mail fallen künftig nur noch maximal 20 Cent an.
De-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das den sicheren Austausch rechtsgültiger elektronischer Dokumente zwischen Bürgern, Behörden und Unternehmen über das Internet ermöglichen soll. De-Mail wird im Laufe des Jahres 2010 allgemein verfügbar sein. In der augenblicklichen Pilotierungsphase stehen ausgewählte Anwendungsfelder für De-Mail zur Verfügung:
-Geschäftspartner: Angebote, Verträge, Abnahmeerklärungen, Auftragsbestätigungen, Kostenvoranschläge
- Mitarbeiter: Arbeitsverträge, Gehaltsmitteilungen, Personalangelegenheiten
- Behörden: Steuerangelegenheiten, Statistikmeldungen, Visaangelegenheiten, Beschaffungswesen, Antragsverfahren
- Kammern und Verbände: regelmäßige Meldungen, Anträge usw.
Für den Bereich „Mitarbeiter“ liegt der Nutzen u. a. im Wegfall von teuren Lohntaschen und deren manueller Zustellung. Die Lohn-Software druckt die Lohnabrechnungen auch nicht mehr auf einen Drucker aus, sondern übergibt einfach die erzeugten Dokumente an den E-Mail-Server, der die Zustellung „per Einschreiben“ über De-Mail an die Mitarbeiter veranlasst.
Die Vorteile sind:
Prozessoptimierung durch Vermeidung von Medienbrüchen
Kosteneinsparungen
Geringe Investition
Die hsp GmbH aus Norderstedt beschäftigt sich schon sehr früh mit dem Thema. Die De-Mail wird sich zunehmend auf aufbewahrungspflichtige Daten und Dokumente gemäß GDPdU beziehen. Geschäftsführer Erich Rohland sagt dazu: „Das Verfahren ist zwar noch im Test – wir informieren die Unternehmen jedoch vorab über die Möglichkeiten. Zurzeit suchen wir Branchenprojekte, die überregional in die Testphase II aufgenommen werden können. Ansonsten läuft die Testphase II regional im Bereich Bodensee/Oberschwaben.“
Wer sich ein Branchenprojekt „Aus Papier wird De-Mail“ vorstellen kann, ist am Freitag, den 18. Juni 2010, von 10 bis 12 Uhr eingeladen. Die Deutsche Telekom stellt ihren Service für De-Mail in den Geschäftsräumen der hsp GmbH vor. Dabei stehen mögliche Branchenprojekte im Rahmen der Testphase II im Mittelpunkt. Wir freuen uns über Ihre Anmeldung unter der Telefonnummer 0 40 – 53 43 69 – 0.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU- Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info- CD angefordert werden.
