(openPR) München, 29. November 2012 – Ab Januar 2013 ist Exact Archiv, das neue Modul zur digitalen Belegarchivierung als Erweiterung der Entgeltsoftware Exact Lohn verfügbar. Die Lösung besteht aus drei kombinierbaren Komponenten: der Belegarchivierung, dem ePayslip und der elektronischen Personalakte. Exact Archiv ist revisionssicher, nach ISO 9001 zertifiziert und bietet durch SSL-Verschlüsselung maximale Sicherheit. Die Speicherung der Daten erfolgt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. Unternehmen sparen durch die digitale Archivierung Lagerplatz, unnötige Kosten und eliminieren Risiken durch Feuer, Wasser oder Diebstahl. Zudem benötigen sie weniger Zeit für die Suche nach Informationen und können jederzeit von überall auf die digitalen Unterlagen zugreifen. Die Abrechnung erfolgt auf Basis der Anzahl der archivierten Mitarbeiter, so bleibt die Kostenstruktur immer transparent.
„Personalunterlagen müssen laut Gesetz bis zu zehn Jahre aufbewahrt werden. Da rund 80 Prozent der HR-Prozesse in ein Dokument münden, sammelt sich auf diese Weise schnell sehr viel Papier an“, erklärt Daniel Csillag, Geschäftsführer bei der Exact Software Deutschland GmbH. „Mit Exact Archiv stellen wir Nutzern unserer Lohnsoftware nun eine einfache und automatisierte Möglichkeit für die Ablage ihrer digitalen Dokumente sowie die Digitalisierung papierbasierter Unterlagen zur Verfügung.“
Drei Komponenten zur Auswahl:
Die neue Lösung Exact Archiv besteht aus drei separaten, kombinierbaren Komponenten:
• Mit der Belegarchivierung archivieren Unternehmen vollautomatisch und revisionssicher Dokumente, die aus Exact Lohn generiert werden.
• Der ePayslip ermöglicht die Archivierung von Gehaltsnachweisen, Beitragsnachweisen und Lohnsteuerbescheinigungen. Zudem können Mitarbeiter auf ihre persönlichen Dokumente zugreifen, wodurch die Personalabteilung zusätzlich entlastet wird.
• Die Lösung für die elektronische Personalakte ermöglicht eine digitale Ablage aller relevanten Dokumente einer Personalabteilung. Sie umfasst Uploadmöglichkeiten und den Aufbau einer eigenen Dokumentenstruktur. Auf Wunsch bietet Exact auch einen Scanservice für Papierunterlagen.
Über einen geschützten Login haben berechtigte Mitarbeiter jederzeit und von überall Zugriff auf das Online-Archiv. Alle Dokumente lassen sich über die Volltextsuche, Filterfunktionen und Dokumentenkategorien schnell und einfach auffinden sowie aus dem Archiv direkt downloaden, ausdrucken und per E-Mail versenden.
Schnelle und einfache Archivierung:
Die Archivierung aus der Lohnsoftware ist denkbar einfach und schnell: So werden die definierten Dokumententypen bei jedem Monatswechsel automatisch aus dem Programm in das Archiv übernommen und gespeichert, sodass nichts vergessen und gleichzeitig viel Arbeitszeit gespart wird. Die Daten sind zentral und revisionssicher gemäß Abgabenverordnung (AO), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) im sicheren Rechenzentrum in Deutschland abgelegt. Kunden müssen daher keine separate Soft- oder Hardware anschaffen.
