Die Personalakte - Was darf rein und was nicht?

(openPR) Die Personalakte hat bei vielen Beschäftigten immer noch den Ruf eines „geheimnisvollen“ Dossiers. Wir möchten an dieser Stelle etwas Aufklärung betreiben und klarstellen, was in die Personalakte rein darf und was nicht.

Vorab: Grundsätzlich liegt es im Ermessen des Vorgesetzen, was er in Ihre Personalakte schreibt.

Aber: Unberechtigte, ehrabschneidende oder falsche Dokumente dürfen nicht aufbewahrt werden.
In diesen Fällen können Sie von Ihrem Vorgesetzten die Rücknahme von Einträgen oder Dokumenten verlangen:
- Wenn er Sie unberechtigt abgemahnt hat
- Wenn er nachweislich falsche Behauptungen in die Personalakte aufgenommen hat
- Wenn er ehrverletzende Behauptungen eingetragen hat

Generell gilt: Negative Einträge, meist sind hiermit Abmahnungen gemeint, können nach einem gewissen Zeitraum gelöscht werden. Allerdings haben die Arbeitsgerichte den Zeitraum dafür unterschiedlich bewertet. So sprachen sich manche Gerichte dafür aus, wenn der Arbeitnehmer nicht mehr negativ aufgefallen ist, kann eine Abmahnung schon nach zweieinhalb Jahren gelöscht werden, andere Gerichte dagegen hielten einen Zeitraum von fünf Jahren für angemessen.

Zudem haben Sie nach dem Betriebsverfassungsgesetz das Recht, Ihre Personalakte einzusehen. Ihr Arbeitgeber muss Ihnen also einen Einblick gewähren und es dürfen Ihnen keine Daten oder Dokumente vorenthalten werden. Auch das Anlegen einer parallelen „Geheimakte“ ist verboten.
Sie selbst dürfen jedoch keine Dokumente aus der Akte entnehmen, wohl aber Abschriften, bzw. Kopien machen. Sie können auch einen Dritten, z.B. ein Betriebsrats-Mitglied oder Ihren Anwalt bei der Einsicht hinzuziehen.

Übrigens: Ihre Personalakte ist für Kollegen oder leitende Angestellte anderer Abteilungen tabu; nur Ihr direkter Vorgesetzter, der Firmeninhaber oder der Geschäftsführer dürfen den Inhalt begutachten.