(openPR) „In der deutschen Wirtschaft geht viel mehr Zeit durch ineffiziente Besprechungen verloren als durch Streiks.“ (Prof. Querulix)
Besprechungen, Konferenzen, Meetings nehmen heutzutage in Unternehmen und Verwaltungen einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Die hochkomplexen modernen Organisationen des Staates, der Wirtschaft und der Wissenschaft sowie die ihren Führungskräften und Mitarbeitern gestellten Aufgaben verlangen die ständige Zusammenarbeit unterschiedlichster Fachdisziplinen und Entscheidungsinstanzen. Wieviel dieser Zeit die Beteiligten gut investieren und wieviel sie davon verschwenden, ist eine ebenso wichtige wie selten gründlich beantwortete Frage. Beobachtungen zeigen allerdings, daß deutlich mehr Effizienz und mehr Effektivität in den allermeisten Fällen möglich sind.
Führungskräfte der oberen Hierarchieebenen verbringen bis zu 75 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Je hochrangiger ihre Position ist, desto wichtiger ist für sie dieses Arbeits- und Führungsmittel. Die Kosten sind immens. Bei angenommenen 250 Arbeitstagen je 8 Stunden ergeben sich für eine Führungskraft 1.500 Stunden in Besprechungen. Kostet diese Führungskraft das Unternehmen 500.000 Euro im Jahr, fallen Kosten für eine einzige Netto-Konferenzstunde in Höhe von 250 Euro an. Auch die Konferenzkosten hochqualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind beträchtlich. Bei Personalkosten pro Mitarbeiter von zum Beispiel 100.000 Euro jährlich kostet die Besprechungsstunde 50 Euro. Das wären dann für eine Gesprächsrunde von 5 Personen 250 Euro Personalkosten pro Stunde. Zu den Personalkosten kommen dann noch die Kosten für die Gesprächsvorbereitung und ggf. Reisekosten.
Es lohnt sich also, auf Effektivität und Effizienz von Besprechungen zu achten und gegebenenfalls Maßnahmen zu deren Steigerung zu ergreifen. Beobachtungen zeigen die größten Schwachstellen der Besprechungskultur. Wer häufig an Besprechungen teilnehmen oder diese leiten/moderieren muß, wird Feststellungen wie diese treffen können:
• Gesprächsleiter und -teilnehmer sind unzureichend vorbereitet
• Gesprächsteilnehmer (und sogar -leiter!) sprechen zu lange und liefern schwerverständliche Beiträge
• die Gesprächsteilnehmer hören einander zu wenig zu
• die Gesprächsteilnehmer bemühen sich nicht um wechselseitiges Verstehen
• das Thema wird nicht straff und systematisch behandelt
• die Gesprächsteilnehmer betreiben zu viel Selbstdarstellung
• die Gesprächsteilnehmer sind nicht genügend ergebnisorientiert und erfolgsmotiviert
• persönliche Konflikte werden auf Kosten der inhaltlichen Qualität des Gesprächs ausgetragen
• Kompromisse zwecks Befriedigung sachfremder Bedürfnisse verhindern ein optimales Ergebnis
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Auch Sie wissen vermutlich aus leidvoller Erfahrung, wieviel Zeit aus den unterschiedlichsten Gründen mit Besprechungen verschwendet wird. Mit besserer Vorbereitung, guter Gesprächsdisziplin und konsequenter ergebnisorientierter Gesprächssteuerung läßt sich die Produktivität von Besprechungen aber beträchtlich steigern. Das läßt sich lernen – wenn man will.
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