(openPR) Wer häufiger an Besprechungen (Konferenzen, Meetings etc.) teilnimmt oder diese zu leiten bzw. zu moderieren hat, wird ein Lied davon singen können: Es müßte doch konzentrierter, straffer, kürzer gehen. Mehr Effizienz und Effektivität der Gruppengespräche würde viel Zeit, Geld und Nerven sparen.
Die Ursachen für ineffektive und ineffiziente Besprechungen sind zahlreich und vielfältig. Führungsmängel strahlen regelmäßig auf Besprechungen aus und wirken sich dort auf den Verlauf und die Ergebnisse aus. Wenn Vorgesetzte zum Beispiel selbst öfter zu spät kommen, werden die Mitarbeiter Pünktlichkeit als nicht besonders wichtig für Besprechungen einschätzen. Wenn schuldhafte Unpünktlichkeit oder mangelhafte Vorbereitung von Teilnehmern nicht gerügt wird und ohne Konsequenzen bleibt, wird solches nachlässige Verhalten indirekt belohnt. Auch ungünstige räumliche, organisatorische und technische Bedingungen können den Verlauf und die Ergebnisse von Besprechungen beeinträchtigen. Schließlich beeinflussen auch die Führungsfähigkeiten der Besprechungsleiter/innen den Ablauf und das Ergebnis von Besprechungen maßgeblich.
Allen Schwachpunkten und Störquellen muß konsequent und energisch zu Leibe gerückt werden, um in möglichst kurzer Zeit Gesprächseffizienz und -effektivität deutlich steigern zu können. Dabei sind die Vorgesetzten als Vorbilder gefordert. Denn sie haben den größten Einfluß auf das Verhalten der Besprechungsteilnehmer/innen.
Das erforderliche Wissen und die notwenigen Fähigkeiten zur effektiven und effizienten Gesprächs f ü h r u n g müssen natürlich erlernt werden. In der Regel im Do-it-yourself-Verfahren. Das ist aber kein Problem, da das notwendige Wissen leicht verfügbar ist. Nur den Willen zum Lernen und Einüben müssen jede und jeder selbst beisteuern. Aber wer es beginngt, wird schnell merken, daß es sich lohnt, in die Qualität von Besprechungen zu investieren, und daß Besprechungen dann auch viel mehr Spaß machen.
Im eVerlag READ – Rüdenauer Edition Autor Digital ist ein praktischer Assistent und Soforthelfer für die Optimierung von Besprechungen erschienen. Sein Titel: „Besprechungen effizient und effektiv vorbereiten und durchführen“, eBook (ISBN 978-3-943788-09-9), 161 S., Euro 19,95). Der Ratgeber und Soforthelfer ist beim Verlag direkt und in allen guten (Internet-)Buchhandlungen erhältlich. Eine gedruckte Ausgabe mit dem Titel „Verschwenden Sie keine Zeit mit Besprechungen“ (ISBN 3-89811-052-4), 160 S., Euro 24,95 inkl. Versand) ist nur beim Verlag erhältlich.
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