(openPR) Geführt wird durch Vorbild, Organisation und Kommunikation. Die beiden ersten Aktivitäten sind Thema eines Buches, das in einem vorangegangenen Beitrag vorgestellt wurde. In diesem Beitrag geht es um Kommunikation als Mittel der Führung.
Die organisatorische Strukturierung eines Unternehmens und die Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist zwar eine wichtige Voraussetzung für die betriebliche Leistungsfähigkeit. Sie allein kann aber die optimale Funktion eines Betriebes nicht gewährleisten. Denn Betriebe sind keine statischen Gebilde, sondern Entwicklungsprozesse. Nur als solche können sie in ihrer sich unaufhörlich verändernden und entwickelnden Umwelt überleben.
Kommunikation soll die fortgesetzte Anpassung betrieblicher Leistungsprozesse an die Umweltanforderungen durch Kunden sowie wirtschaftliche und bürokratische Veränderungen sicherstellen. Dabei ist sowohl an die externe Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Behörden und die Öffentlichkeit zu denken, wie auch die interne Kommunikation zwecks Gewährleistung der zur Erreichung der unternehmerischen Ziele erforderlichen Zustände und Prozesse.
Führungskräfte und Mitarbeiter sind ihren Aufgaben entsprechend in unterschiedlichem Maße in die betriebliche Kommunikation eingebunden. Tendenziell nimmt der Umfang der kommunikativen Aufgaben mit steigender Hierarchieebene zu. Führungskräfte der obersten Ebenen verbringen nicht selten bis zu 75 Prozent ihrer Arbeitszeit in Gesprächen und Besprechungen. Dieser Aufwand hat durchaus auch wirtschaftliche Bedeutung. Ein einstündiges Gruppengespräch unter 5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kostet das Unternehmen bei angenommenen Gesamt-Personalkosten von 100.000 Euro pro Person und 250 Arbeitstagen je 8 Stunden 250 Euro. Dabei sind die Kosten für die Gesprächsvorbereitung sowie für Rüst- und ggf. Reisezeiten noch gar nicht berücksichtigt.
Besprechungen, Konferenzen, Meetings nehmen heutzutage in Unternehmen und Verwaltungen einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Die hochkomplexen Organisationen des Staates, der Wirtschaft und der Wissenschaft sowie die ihren Führungskräften und Mitarbeitern gestellten Aufgaben verlangen umfangreichen Gedankenaustausch und ständige Zusammenarbeit unterschiedlichster Fachdisziplinen und Entscheidungsinstanzen. Wieviel dieser Zeit die Beteiligten gut investieren und wieviel sie davon verschwenden, ist eine ebenso wichtige wie selten gründlich beantwortete Frage. „In der deutschen Wirtschaft geht viel mehr Zeit durch ineffiziente Besprechungen verloren als durch Streiks“ vermutet wohl zutreffend Prof. Querulix.
Beobachtungen zeigen allerdings, daß mehr Effizienz und mehr Effektivität in den allermeisten Fällen möglich sind. Besser geplante, gut vorbereitete und richtig geführte Besprechungen vermeiden Zeit- und Geldverschwendung. Wer häufig an Besprechungen teilnehmen oder diese leiten/moderieren muß, wird Beobachtungen wie diesen beipflichten können:
• es mangelt an ausreichender Vorbereitung
• das Thema wird nicht straff und systematisch behandelt
• Gesprächsteilnehmer (und sogar -leiter!) sprechen zu lange, zu weitschweifig und liefern schwerverständliche Beiträge
• die Gesprächsteilnehmer hören einander zu wenig zu
• die Gesprächsteilnehmer bemühen sich nicht um wechselseitiges Verstehen
• die Gesprächsteilnehmer betreiben zu viel Selbstdarstellung
• die Gesprächsteilnehmer sind nicht genügend ergebnisorientiert und erfolgsmotiviert
• persönliche Konflikte werden auf Kosten der inhaltlichen Qualität des Gesprächs ausgetragen
• Kompromisse zwecks Befriedigung sachfremder Bedürfnisse verhindern ein optimales Ergebnis
Die Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Auch Sie wissen vermutlich aus leidvoller Erfahrung, wieviel Zeit aus den unterschiedlichsten Gründen mit Besprechungen verschwendet wird. Mit besserer Vorbereitung, guter Gesprächsdisziplin und konsequenter ergebnisorientierter Gesprächssteuerung läßt sich die Produktivität von Besprechungen aber beträchtlich steigern.
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