Kleinunternehmerregelung im Sinne des § 19 UStG – Erläuterungen zu Steuer, Umsatz und Grenze

Das gibt es tatsächlich: eine Steuer, die nicht zu zahlen ist. Wenn Ihr Unternehmen den Kleinunternehmen zugerechnet wird, entfällt für Sie unter bestimmten Voraussetzungen die Pflicht zu Abführung der Umsatzsteuer. Lesen Sie in diesem Beitrag welche Voraussetzungen nötig sind, für Sie die Kleinunternehmerregelung von Vorteil ist oder doch eher Nachteile bringt. Alles Wissenswerte über Regelbesteuerung und Kleinunternehmerregelung.

In welchem Gesetz ist die Umsatzsteuerbefreiung geregelt?

Die gesetzliche Grundlage ist dem § 19 UStG zu entnehmen. Zum 1. Januar 2025 wurde die Regelung grundlegend reformiert: Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seither echt steuerfrei – zuvor wurde die Umsatzsteuer lediglich „nicht erhoben“.

Kleinunternehmer sind Sie, wenn Ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 EUR nicht übersteigt. Beide Werte sind seit 2025 Nettobeträge. Es wird dabei immer das Kalenderjahr betrachtet. Eine Hochrechnung auf einen fiktiven Jahresumsatz ist seit der Reform nicht mehr vorzunehmen.

Wo liegen die Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerbefreiung?

Im Folgenden werden die Vor- und Nachteile der Umsatzsteuerbefreiung aufgezeigt im Überblick.

Vorteile der Umsatzsteuerbefreiung

• weniger bürokratischer Aufwand, weil die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung entfällt
• Vereinfachung der Buchhaltung
• der Ausweis der Umsatzsteuer auf den Rechnungen entfällt

Nachteile der Umsatzsteuerbefreiung

• Entfall der Vorsteuerregelung: Umsatzsteuer ist nicht über die Vorsteuer zurückzuholen, die Kosten für den Unternehmer sind höher
• Begrenzung des Umsatzes und damit mögliche Beschränkung des Wachstums
• für Unternehmer, die einen hohen Wareneinsatz haben, aus betriebswirtschaftlicher Sicht, eher nachteilig (fehlender Vorsteuerabzug).
• Unternehmer, die ihr Geschäft im Vollerwerb betreiben, werden sich gegen die Kleinunternehmer-Regelung entscheiden, denn mit 25.000 EUR Jahresumsatz kann man weder gut leben noch ein Geschäft aufbauen.
• Nebenberufliche Unternehmer im B2B-Segment sind mit der Kleinunternehmer-Regelung auch nicht wirklich gut beraten, denn sie verzichten auf die Möglichkeit des Vorsteuerabzuges. 

Welche Unternehmen zählen zu den Kleinunternehmen im Sinne des § 19 UStG?

Die Einstufung ist weder vom Status noch von der Rechtsform abhängig. Die Festlegung erfolgt durch das zuständige Finanzamt nach den gemeldeten Umsätzen. Als Kleinunternehmer gilt:

• Wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 EUR nicht übersteigt. Es handelt sich dabei seit 2025 um Nettobeträge.

Es müssen beide Voraussetzungen zutreffen und klar ist, dass mit dem Umsatz nicht der Gewinn gemeint ist.

Sonderfall: Aufnahme der Geschäftstätigkeit während des laufenden Jahres

Wenn der Betrieb im aktuellen Jahr gegründet, die selbstständige Tätigkeit aufgenommen wird, gibt es kein Vorjahr. Maßgeblich ist dann allein, ob der tatsächliche Umsatz im Gründungsjahr 25.000 EUR nicht übersteigt. Eine Schätzung oder Hochrechnung auf zwölf Monate ist seit 2025 nicht mehr erforderlich.

Beispiele:

• Sie beginnen Ihre Geschäftstätigkeit am 15. Januar, dann gelten die vollen 25.000 EUR
• Sie starten Ihr Unternehmen im Mai, dann gelten ebenfalls die vollen 25.000 EUR – anders als früher wird die Grenze nicht mehr zeitanteilig gekürzt
• Überschreiten Sie die 25.000 EUR im Gründungsjahr, endet die Steuerbefreiung sofort: Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt bereits der Regelbesteuerung; die davor erzielten Umsätze bleiben steuerfrei

Sonderfall: mehrere Unternehmen und Tätigkeiten, die umsatzsteuerpflichtig sind

Dabei ist zu beachten, dass die Umsatzsteuerregelung an die Person des Unternehmers gebunden ist, damit entfällt die Möglichkeit, dass ein Unternehmer mehrere Kleinunternehmen nach § 19 UStG betreibt und sich gesamthaft die Umsatzsteuer erspart. Es werden die Umsätze aller Betriebe, aller selbständigen Tätigkeiten zusammengezählt.

Sonderfall: Einnahmen, die umsatzsteuerbefreit sind

Im § 4 UStG sind die Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen genannt. Für sie wird keine Umsatzsteuer erhoben. Das bedeutet, wenn Sie bspw. durch Vermietung und Verpachtung von Grundstücken Umsatz generieren, wird dafür keine Umsatzsteuer erhoben, unabhängig davon wie hoch der Umsatz ist. Falls Sie allerdings neben dieser Tätigkeit noch einen Webshop betreiben, über den Sie Kleinteile und Werkzeug verkaufen, dann gilt für diesen die Umsatzgrenze von 25.000 EUR. Die wichtigsten umsatzsteuerbefreiten Produkte und Leistungen:

• im Bereich der Humanmedizin, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen, Krankenhausleistungen (§ 4 Nr. 14 UStG)
• von kranken und verletzten Personen mit besonders dafür geeigneten Fahrzeugen und die Lieferung von menschlichen Organen, Blut, Frauenmilch (§ 4 Nr. 17 UStG)
• Umsätze der gesetzlichen Träger der Sozialversicherungen (§ 4 Nr. 15 UStG)
• Umsätze aus der Tätigkeit als Bausparkassenvertreter, Versicherungsvertreter und Versicherungsmakler (§ 4 Nr. 11 UStG), also
  • Bausparkassenvertreter
  • Versicherungsmakler
  • Versicherungsvertreter
• Einrichtungen, die dem Schul- und Bildungszweck dienen (§ 4 Nr. 21 UStG)
• Vermietung und Verpachtung von Grundstücken (§ 4 Nr. 12 UStG)

Was passiert, wenn die Umsatzsteuergrenzen überschritten werden?

Die Geschäftsentwicklung ist sehr gut und Sie stellen in der Nachschau fest, dass im vergangenen Jahr die Umsatzgrenze überschritten wurde. Was passiert dann?

• Szenario 1: Sie überschreiten im laufenden Jahr die 100.000-EUR-Grenze. Dann endet die Steuerbefreiung sofort – und nicht erst zum Jahreswechsel. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung; alle davor erzielten Umsätze bleiben steuerfrei.
• Szenario 2: Sie überschreiten die 25.000 EUR im abgelaufenen Kalenderjahr. Dann sind Sie ab dem 1. Januar des Folgejahres automatisch regelbesteuert, selbst wenn Sie für dieses Jahr wieder mit weniger als 25.000 EUR rechnen.
• Szenario 3: Im Vorjahr lagen Sie unter 25.000 EUR und im laufenden Jahr unter 100.000 EUR. Das hat keine Auswirkungen auf die Kleinunternehmer-Regelung – sie gilt weiter.

Folgen von unrichtigen Steuerangaben auf der Rechnung

Wenn Sie auf Ihren Rechnungen keine oder eine unrichtige Umsatzsteuer ausweisen, dann kann dies automatisch eine Steuerschuld begründen:  

• Beispiel 1: Sie übersehen, dass Sie bereits in der Regelbesteuerung sind und schreiben eine Rechnung über EUR 500.--, ohne die Umsatzsteuer konkret auszuweisen. Aus Sicht des Finanzamtes handelt es sich um einen Bruttobetrag, in dem die Umsatzsteuer bereits enthalten ist. Abhängig vom Steuersatz (19 % oder 7 %) liefern Sie für diese Rechnung 79,8 oder 32,7 EUR an Umsatzsteuer ab (Rechenweg: Rechnungsbetrag / 1,19 oder 1,07 = Nettobetrag). Das vermindert den Ertrag ganz ordentlich.
• Beispiel 2: Sie haben einen Rechenfehler begangen und anstatt des Nettobetrages den Bruttobetrag genommen. Pech gehabt, der ausgewiesene Betrag auf der Rechnung begründet die Steuerschuld. Hinsichtlich der Vorsteuer dürfen Sie nur den richtigen Betrag geltend machen.
• Beispiel 3: Sie stellen eine Rechnung mit Umsatzsteuer aus, obwohl Sie nicht der Regelbesteuerung unterliegen. Die Steuerschuld entsteht dennoch in Höhe der ausgewiesenen Umsatzsteuer, ein Vorsteuerabzug ist für den Empfänger nicht möglich.

Welche Formvorschriften gelten für die Rechnung bei Kleinunternehmer-Status?

Wenn Sie nicht in der Regelbesteuerung sind, werden Ihre Rechnungen „Brutto“ ausgewiesen. Sie müssen im Rechnungstext auf die Kleinunternehmer-Regelung hinweisen:

• • „Steuerfreie Leistung eines Kleinunternehmers gemäß § 19 UStG“
  • „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“
  • „Rechnungsbetrag erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach § 19 UStG.“

Eine korrekte Kleinunternehmer-Rechnung muss zusätzlich folgende Angaben enthalten:

• vollständiger Name und Anschrift des Unternehmers
• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Mengen und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren und Dienstleistungen
• das Liefer- und Leistungsdatum auf den Monat bezogen
• Hinweis darauf, warum die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wurde
• bei Leistungen, die grundstücksbezogen sind, Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (zwei Jahre bei privaten Leistungsempfängern)

Kann wieder in die Kleinunternehmer-Regelung gewechselt werden?

Das ist durchaus möglich. Wenn der Vorjahresumsatz (netto) unter 25.000 EUR gefallen ist und der laufende Jahresumsatz unter 100.000 EUR bleibt, ist ein Rückwechsel von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmer-Regelung möglich.

Zu Beginn des Jahres, in dem Sie wieder in die Kleinunternehmer-Regelung wechseln, informieren Sie das Finanzamt. Ab diesem Zeitpunkt weisen Sie Ihre Rechnungen (wieder) ohne Umsatzsteuer aus und vermerken dies auf der Rechnung.

Allerdings können ein paar Stolperfallen auf dem Weg liegen:

• Der „Abstieg“ ist nur möglich, wenn der Verzicht auf die Kleinunternehmer-Regelung nicht freiwillig gewesen ist. Wenn Sie sich freiwillig dafür entschieden haben, dann sind Sie an diese Entscheidung fünf Kalenderjahre gebunden. Das gilt auch dann, wenn Ihr Jahresumsatz unter 25.000 EUR liegt.
• Umsatzsteuer, die in Rechnung gestellt und eingenommen wurde, ist an das Finanzamt abzuliefern. Das gilt für Rechnungen an Verbraucher ebenso wie an Unternehmen. Das passiert bspw. dann, wenn Sie vergessen haben, Ihr Rechnungsprogramm auf Kleinunternehmer-Regelung umzustellen.
• Sie können zwar nachträglich korrigierte Rechnungen schicken. Ihre gewerblichen Kunden werden nicht viel Freude damit haben, denn sie müssen ihre Umsatzsteuervoranmeldungen korrigieren. Das erweckt einen nicht wirklich professionellen Eindruck.

Wie werden die Umsatzgrenzen korrekt berechnet?

Seit 2025 sind die Umsatzgrenzen Nettobeträge. Eine Umrechnung von Brutto auf Netto – wie sie bis 2024 nötig war – entfällt damit.

• Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also die Summe Ihrer steuerbaren Umsätze, vermindert um bestimmte steuerfreie Umsätze.
• Für das laufende Jahr zählt der tatsächlich erzielte Umsatz, nicht mehr eine Prognose zu Jahresbeginn.
• Betreiben Sie mehrere Unternehmen oder Tätigkeiten, werden deren Umsätze zusammengerechnet – die Grenzen gelten pro Person, nicht pro Betrieb.

Stand: Die Angaben geben die seit dem 1. Januar 2025 geltende Rechtslage wieder. Sie ersetzen keine steuerliche Beratung im Einzelfall.