(openPR) Warum noch Einladungen verschicken, Räume buchen, Stühle rücken und Getränke für alle organisieren? Alles Schnee von gestern! Das Einzige, was man heutzutage braucht, um Meetings und Besprechungen abzuhalten, sind Computer, Telefon oder Smartphone. Auch bei Fortbildungen ist die persönliche Anwesenheit nicht mehr nötig – ein webinar spart Räume, Mobiliar und Tafelkreide. Bietet die Technik einen angenehmen Rahmen, ist es nur noch der Mensch, der sich darin wohlfühlen muss.
• Telefonkonferenz
• Videokonferenz
• Onlinekonferenz
• Webkonferenz
• Virtuelle Konferenz
werden vielfach synonym benutzt, bieten aber verschiedene Möglichkeiten. Der Oberbegriff für alle ist die Virtuelle Konferenz, ein Treffen, in dem physikalisch niemand anwesend ist. Übersetzt heißt virtuell nichts anderes als „nicht echt“, „scheinbar“.
Telefonkonferenz
Am einfachsten lässt sich der Begriff Telefonkonferenz einordnen: Hier wird gehört und geredet, mehr nicht. Dies benötigt diverse organisatorische Voraussetzungen, die allen Beteiligten bekannt sein sollten:
• ein Moderator
• ein fester Termin
• eine feststehende Agenda
• Liste der Teilnehmenden
• Bekanntgabe der Einwahlnummern.
Mit einem guten Zeitmanagement müssen alle Beteiligten eingeladen, vorbereitet und erinnert werden, so dass zur gesetzten Zeit auch alle teilnehmen. Es obliegt dem Moderator, sicherzustellen, dass Informationen so aufbereitet sind, dass alle folgen können bzw. dass Gesagtes auch ankommt. Hier bieten sich an:
• offene Fragen zu Konsequenzen, Folgen oder
Auswirkungen
• paraphrasieren des Gesagten
• wiederholen der wesentlichen Fakten: wer, was,
wie, wann und wo.
Video- oder Webkonferenz
Mit dem Zugang zum Internet ist eine Videokonferenz heutzutage nicht mehr das, was sie früher einmal war.
Da sie per Internet stattfinden, können aus Videokonferenzen gleichzeitig auch Online-konferenzen werden, indem zusätzlich zu Bild der Person plus Ton auch online-Präsentationen eingebunden werden. Da dies per Internet stattfindet, kann auch der Begriff Webkonferenz genutzt werden.
Wird ausschließlich der Begriff Webkonferenz genutzt, kann dies heißen, dass keine Bilder von Personen auf dem Monitor auftauchen, sondern
• Präsentationen
oder
• Zusammenarbeit bei Dokumenten.
Das Bild der Person, das anderen auch Aussehen, Mimik, Gestik zur Verfügung stellt, ist bei einer reinen Webkonferenz nicht geplant. Wichtig ist, dass alle Teilnehmenden etwas zum Thema beizutragen haben, z.B. indem sie gemeinsam an einem Vorhaben teilnehmen, eine Anwendung kennenlernen oder jeder seine Fakten beisteuert, die zu Realisierung eines Projekt notwendig sind. Zur Vorbereitung einer solchen Konferenz sind lediglich nötig:
• ein fester Termin
• Zugangsdaten zum virtuellen Konferenzraum.
Ob Telefonkonferenz, Onlinekonferenz, Webkonferenz oder Videokonferenz – die Zahl der Teilnehmer ist beliebig, sie können weltweit genutzt werden, es können Frage- und Antwortsequenzen eingeplant bzw. organisiert werden, für die Teilnehmenden ist das Geschehen nachvollziehbar bzw. sichtbar. Eine Nachbereitung bzw. Dokumentation stellt sicher, was im Rahmen der Konferenz geschehen ist und welche Vereinbarungen daraus hervorgehen.
Auf die Organisatoren und Moderatoren dieser Konferenzen kommt ein erhöhter Arbeitsaufwand zu, denn zu einer gelungenen Konferenz gehört mehr als eine gute Technik:
• ein durchdachtes Konzept
• ein erprobter Ablaufplan
• eine hohe Aufmerksamkeit
• kommunikatives Geschick
• rhetorische Kompetenzen.
Moderatoren von virtuellen Konferenzen müssen Begeisterung vermitteln können, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu wecken. Sie müssen interessant und beweglich sein, um die geweckte Aufmerksamkeit zu halten und es sollte ihnen gelingen, Kommunikationsprozesse unter den Teilnehmenden zu initiieren, sie zu lenken und gegebenenfalls zu bremsen. Sollte es gelingen, dass niemand verloren geht, sich alle gesehen und beachtet fühlen und jeder weiß, was er bzw. sie nun zu tun hat, dann darf von einer gelungenen virtuellen Konferenz gesprochen werden.
