5 Tipps zu ELENA: Was eine Lohn- und Gehaltssoftware können sollte

(openPR) München, 24. März 2010 - Seit dem 01. Januar 2010 müssen Arbeitgeber im Zuge des ELENA-Verfahrens alle Gehaltsdaten ihrer Mitarbeiter elektronisch an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) versenden. Dabei stellt ELENA an alle Beteiligten hohe Anforderungen, auch an das Lohnprogramm. Diese fünf Kriterien sollte eine Lohn- und Gehaltssoftware auf jeden Fall erfüllen.

1) ELENA-Meldungen sollten seit Januar möglich sein
Die ELENA-Meldung sollte abrechnungsunabhängig laufen. Eine Lohn- und Gehaltssoftware, die ELENA getrennt vom Abrechnungslauf umsetzt, ist in der Praxis wesentlich einfacher zu handhaben. So führen Fehlermeldungen, die korrigiert werden müssen, nicht zu einem erneuten Abrechnungslauf.

2) Wichtig: Monatliche automatische Speicherung der ELENA-Daten
Überprüfen Sie, ob Ihre Lohnsoftware zum Monatsende automatisch die ELENA-Daten abspeichert. Denn mit dieser zusätzlichen Sicherheitsstufe sind Sie auf jeden Fall auf der sicheren Seite, falls Sie zum Beispiel einmal das Versenden der ELENA-Meldungen vergessen sollten.

3) Trennung der ELENA-Meldung vom Abrechnungslauf
Die ELENA-Meldung sollte nicht mit dem Abrechnungslauf verknüpft sein. Denn dies kann besonders bei größeren Unternehmen zu Leistungsproblemen führen, da in diesem Fall Fehler beim ELENA-Verfahren zur Überarbeitung und zum Neustart des gesamten Lohnprozesses führen. Deshalb ist eine Lohn- und Gehaltssoftware, die ELENA getrennt vom Abrechnungslauf umsetzt, in der Praxis wesentlich einfacher zu handhaben.

4) Nachträgliches Melden der ELENA-Daten
Im Moment erhalten viele Arbeitgeber Fehlermeldungen, da ihre versandten Dateien ohne nachvollziehbare Begründung in Teilen oder komplett von der Zentralen Speicherstelle, die für die Annahme der Daten zuständig ist, abgelehnt werden. Dabei handelt es sich zumeist um Fehler, die weder an der Abrechnung liegen, noch in der Software begründet sind. Die Softwarehersteller versuchen gerade mit Nachdruck, eine zufriedenstellende Lösung mit der ZSS zu finden. Dem Arbeitgeber hilft hier eine Lohn- und Gehaltssoftware, mit der ELENA auch im Nachgang erzeugt und verschickt werden kann.

5) Keine Zusatzkosten für ELENA
Achten Sie darauf, dass keine Zusatzkosten für ELENA entstehen. Schließlich gibt es auch Anbieter von Lohn- und Gehaltssoftware, bei denen ELENA kostenfrei in der Software integriert ist.