(openPR) Bei einem Wechsel des ERP-Systems sind seit 2002 neue gesetzliche Vorschriften in Deutschland zu beachten. Neben den wichtigen Elementen einer Migration wie der Umstellung der Hardware, der Software- Implementation und der Schulung der Mitarbeiter auf das neue System ist auch ein Teilprojekt von enormer Wichtigkeit: die Datenübernahme aus dem Altsystem. Was ist jedoch die geeignete Vorgehensweise, wenn die Daten sicher und gesetzeskonform übertragen werden müssen? Wie sollte eine Datenübernahme vorbereitet werden?
Technisch gesehen läuft die Datenübernahme in zwei Schritten ab. Im ersten Schritt werden die Daten aus dem bisherigen System (Altsystem) in ein Format konvertiert, welches das neue System weiter verarbeiten kann. Dazu werden die Daten aus dem Altsystem exportiert und als Datenübernahmedatei in einem Tabellenkalkulationsprogramm gespeichert. Im zweiten Schritt werden die Daten aus der Datenübernahmedatei in das neue System übernommen. Dies erfolgt durch ein Datenübernahmeprogramm. Es liest die vorbereiteten Daten und überträgt sie in das neue System. Das Altsystem kann anschließend abgeschaltet werden.
Dabei wird aus Vereinfachungsgründen häufig darauf verzichtet, sämtliche Bewegungen des Altsystems zu übernehmen. Die Übernahme des eigentlichen Stammsatzes (z. B. Konto in der Finanzbuchhaltung) mit seinem aus den Bewegungen resultierenden Wert (z. B. Eröffnungsbilanzwert) ist in der Regel vollkommen ausreichend, um im neuen System mit den vorhandenen Daten weiter arbeiten zu können.
Durch die Änderung der deutschen Abgabenordnung (AO) zum 1. Januar 2002 und die Einführung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ist dieses alleinige Vorgehen bei der Datenmigration nicht mehr zulässig. Die Finanzverwaltung hat nun das Recht, während der gesamten Aufbewahrungsfrist (Buchungsbelege: 10 Jahre + lfd. Jahr) im Lesezugriff auf das Altsystem zuzugreifen.
Aus diesem Grund bestehen nun drei Möglichkeiten:
- Die Daten verbleiben im Altsystem. Der Prüferzugang (Z1/Z2 im Sinne der GDPdU) erfolgt im Lesezugriff auf das Altsystem. Das Altsystem bleibt während der Aufbewahrungsfrist lauffähig.
- Es erfolgt eine hundertprozentige Datenübernahme bei der Datenmigration auf das neue System. Es werden alle Bewegungs- sowie die zugehörigen Stammdaten und Schlüsseltabellen übergeben, sodass das neue System den Prüferzugang auf Altdaten ermöglicht.
- Es erfolgt eine hundertprozentige Datenübernahme in ein externes Datenarchiv. Der Prüferzugang erfolgt allein über dieses System. Das neue System wird unverändert eingeführt. Das Altsystem kann abgeschaltet werden. Die Nachteile der ersten beiden Methoden sind damit aufgehoben.
Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten des externen Datenarchivs beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen.
Hier wird deutlich, dass diese Anforderungen nicht durch Archivlösungen abgedeckt werden können, deren originäre Zielsetzung nicht in der Auswertung, als vielmehr in der revisionssicheren Langzeitarchivierung besteht. Daher kommt nur ein auswertbares Datenarchiv in Frage, welches sich auf die Forderungen der Finanzverwaltung eingestellt hat und problemlose digitale Prüfungen über Referenzberichte nachweisen kann.
Ein solches System bietet der Compliance- Spezialist hsp aus Norderstedt mit dem Produkt Opti.List an. Über einen GDPdU- Workshop werden anhand einer GDPdU- Checkliste die steuerrelevanten Objekte ermittelt und über die im Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung im zweiten Kapitel genannten Schnittstellen zur Verfügung gestellt. Die Daten werden anschließend sicher in Opti.List ablegt. Die auswertbare Datenarchivlösung Opti.List ist mehrfach mit dem staatlichen Datenschutz-Gütesiegel ausgezeichnet worden.
Geschäftsführer Joachim Welk dazu: „Das Verfahren ermöglicht die vollständige Ermittlung der aufbewahrungspflichtigen Daten. Zahlreiche Referenzen belegen die Akzeptanz in den Unternehmen und bei den Betriebsprüfern.“
Die Anwenderberichte sind unter http://www.archivierungspflicht.de/de/loesungen/anwenderberichte.html zu finden.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de können weitere Informationen angefordert werden.
