(openPR) Auf der diesjährigen DMS wurde der GDPdU-Lösung Opti.List auch für die neue Version 7 das Datenschutz-Gütesiegel des Landes Schleswig-Holstein verliehen. Damit ist Opti.List weiterhin die einzige GDPdU-Lösung, der die vorbildliche Umsetzung des Datenschutzes von staatlicher Stelle bescheinigt wird. Ein weiteres Highlight der neuen Version von Opti.List ist die Integration von Standards für die gesetzeskonforme Archivierung im SAP-Umfeld. Zahlreiche SAP-Kunden bevorzugen bereits die GDPdU-Lösung Opti.List, da diese alle vorhandenen Systeme berücksichtigt und ein externes Datenarchiv beinhaltet, welches das SAP-System maßgeblich entlastet.
Im Detail:
Das Opti.List-Datenarchiv erzeugt den Beschreibungsstandard für alle Systeme (auch Vor- und Nebensysteme) und speichert DART-Extrakte und DART-Views verschlüsselt und im Verhältnis 1:10 gepackt. Die Daten können zu jeder Zeit in das aktive SAP-System zurückgespielt werden.
Aus den DART-Extraktdateien werden sog. Views erstellt. Opti.List hält sich an die Vorgaben des DSAG, die ausschließlich eine Ausgabe der Views im SAP-Audit-Format empfiehlt, da nur hier die beschreibenden Kopfzeilen vorhanden sind. Aus diesen Views bildet Opti.List den IDEA-Beschreibungsstandard und ermöglicht mit diesen Dateien alle drei Zugriffsarten der digitalen Betriebsprüfung
Bei der View-Erstellung können mehrere Buchungskreise in einer einzigen Datei ausgegeben werden. Dies erspart bei der View-Zusammenstellung und View–Ausgabe Bearbeitungszeit. Die Z1-, Z2- und Z3-Analyse ist in Opti.List nach Buchungskreisen getrennt möglich.
Reichen die SAP-Standardviews nicht aus, müssen normalerweise individuelle Views erstellt werden. Das verursacht häufig einen großen Customizing-Aufwand. Einfacher ist die Ausgabe in ALF-Druckdateien. Dieses Format ist speziell für die Sammelausgabe von Daten in Form von Listen, Journalen, Konten, OP-Listen etc. eingerichtet. Hierbei handelt es sich um die traditionelle COLD-Archivierung. Die Daten dieser Druckdateien können mit Opti.List nach einer einmaligen Bearbeitung (1 bis 2 Stunden je Objekt) vollautomatisch in den IDEA-Beschreibungsstandard gewandelt werden. Sind die Daten der Drucklisten nicht vollständig, kann über eine externe Datenbank eine Datenverknüpfung aufgebaut werden. Die aus einer externen Datenbank importierten Daten können genauso wie Berichtsdaten verwendet werden.
Durch die Möglichkeit, ein digitales Datenarchiv über den Import von Drucklisten aufzubauen, können dem Prüfer genau die Listen digital - ggf. mit ausgeblendeten Feldinhalten oder zusätzlichen Datenbankfeldern - zur Verfügung gestellt werden, die er vorher in gedruckter Form manuell geprüft hat. Diese für den Prüfer einfachen Prüfungsvoraussetzungen schaffen in der Regel ein angenehmes Prüfungsklima und verkürzen den Aufenthalt des Prüfers im Unternehmen.
Vorteile für den SAP-Anwender:
Opti.List hat ECM-Qualitäten. Während DART kann nur für SAP-Systeme angewandt werden kann, übernimmt und konsolidiert Opti.List die steuerrelevanten Daten aus allen Produktivsystemen sowie Vor- und Nebensystemen ohne zusätzlichen Programmieraufwand - selbst wenn die Importdaten nicht im Beschreibungsstandard ausgegeben werden können.
Das Opti.List Archivsystem kann die gleichen Auswertungen in quantitativer und qualitativer Hinsicht ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem vorhanden. Durch die Erfüllung dieser gesetzlichen Forderung und der revisionssicheren Datenspeicherung können teure Altsysteme abgeschaltet werden oder aus Performancegründen ausgelagerte Daten für Auswertungen und Prüfungen vorgehalten werden.
Opti.List speichert die Daten separat neben einem DMS in einem Datenarchiv oder lässt sich in jedes DMS integrieren und somit zu einem DDMS (Dokumenten-Daten-Managementsystem) ausbauen, aus dem Zugriffe aus den Reports auf die Originalbelege möglich sind.
Opti.List hat ein durchgängiges Datenschutzkonzept realisiert. Standardmäßig ist die Möglichkeit des Ausblendens von Feldinhalten, ein Benutzerberechtigungskonzept sowie die Datenverschlüsselung vorhanden. Opti.List führt standardmäßig eine automatisierte Datenvalidierung und Fehlerkorrektur aus. Opti.List besitzt als einzige GDPdU-Komplettlösung ein staatliches Datenschutzsiegel "vom Datenschutz empfohlen".
Opti.List ist eine sehr flexible, multifunktionale Software. Das bedeutet eine schnelle, individuelle Umsetzung der betrieblichen Erfordernisse mit leistungsstarken Werkzeugen, die bereits im Standard von Opti.List enthalten sind. Die Datenkonsolidierung aus einer heterogenen EDV-Landschaft ist somit kein Problem, egal ob die steuerrelevanten Daten aus Drucklisten (Textdateien oder PDF's), Datenbanken oder Dateien importiert werden. Namhafte Referenzen wie Colloseum, Tengelmann, Landeskrankenhilfe, Gerling, BMW Fahrzeugtechnik, Itzehoer Versicherung u.v.a. können dies belegen.
Es gibt keine softwareseitigen Beschränkungen bei der Verarbeitung, Analyse oder Speicherung großer Datenmengen. Besonderer Wert wird auf die Aspekte der Datenvermeidung und Datensparsamkeit, der Datensicherheit und der Revisionsfähigkeit der Daten gelegt. Besondere Beachtung erhält dabei der Schutz der persönlichen Daten.
Als Spezialisten für alle Themen rund um die GDPdU und GoBS kann hsp mit Opti.List alle erforderlichen Daten für die interne und externe Prüfung sowie Weiterverarbeitung aufbereiten: Verfahrensdokumentation (DocSetMinder, DocuSystems), Analyse und Prüfung (InfoZoom, IDEA), Selektion und Weiterverarbeitung (Opit.List, Excel), Berichtserstellung (ticPrint), E-Mail-Archivierung (maxx Archiv Mail & Print) und DMS (ELO, d.velop, Easy u.a.). hsp liefert die Komplettlösung aus einer Hand.
Die Flexibilität von Opti.List führt zu kurzen Projektlaufzeiten und hält die Einführungskosten in Grenzen. Moderate Software-Pflegegebühren und hsp- Dienstleistungspreise schonen das Projektbudget.
Über Opti.List
Mit der systemunabhängigen, multifunktionalen GDPdU-Lösung Opti.List hat hsp eine Software entwickelt, die alle gesetzlichen Anforderungen gemäß GDPdU erfüllt, aber auch zunehmend als leistungsstarkes Konvertierungs- und Analysetool in heterogenen IT-Landschaften eingesetzt wird. Als ECM-Komponente führt Opti.List Daten aus allen vorhandenen Produktivsystemen im eigenen auswertbaren Archiv zusammen und bereitet selbst die Daten auf, die nicht im Beschreibungsstandard ausgegeben werden. Opti.List lässt sich an jedes Dokumentenmanagementsystem angliedern, führt Daten und Dokumente zu einem DDMS zusammen. Opti.List ist als einzige GDPdU-Lösung mit dem Datenschutz-Gütesiegel des Landes Schleswig-Holstein ausgezeichnet.
Über Opti.Dat Kanzlei
Opti.Dat ist die Analysesoftware für den Steuerberater zur Prüfung der Daten auf GDPdU-Konformität, zur Datenanalyse und Simulation von Prüfungsschritten. Mit Opti.Dat Kanzlei wird das Beratungsangebot der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer erheblich erweitert und die tägliche Arbeit mit den Mandantendaten spürbar erleichtert.
Aktuelle Informationen zur hsp GmbH und zur GDPdU unter http://www.archivierungspflicht
