Falls Sie als Unternehmer vor dem Abschluss eines größeren Projektes stehen, sind die Kosten beträchtlich und Ihr Kunde möchte gerne wissen, was auf ihn zukommt. Ein Voranschlag oder Angebot muss her vor Arbeitsbeginn. Erfahren Sie in diesem Artikel die wichtigsten Details zum Kostenvoranschlag. Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag, ist eine Änderung, ein Widerruf möglich und unter welchen Bedingungen? Was passiert bei einer Kostensteigung? Lesen Sie weiter, um Antworten zu erhalten.

Was ist ein Kostenvoranschlag?

Kostenvoranschlag © blende11.photo / Fotolia

Bei einem Kostenvoranschlag handelt es sich um eine Vor-Kalkulation für eine Werk- oder Dienstleistung. Er ermöglicht es Kunden eine Entscheidung, auf Basis einer fachmännischen Berechnung der voraussichtlichen Kosten zu treffen.

Es gelten dabei folgende Richtlinien:

Unverbindlichkeit: der Leistungserbringer übernimmt keine Gewähr dafür, dass die ermittelten Werte vollständig und richtig sind, denn es handelt sich nur um eine „Schätzung“.
Auf vielen Kostenvoranschlägen findet man einen Passus bezüglich der „Unverbindlichkeit“. Das ist zwar explizit nicht erforderlich, in eventuellen rechtlichen Auseinandersetzungen kann er dennoch eine wertvolle Hilfe sein.
Abweichungen im „unwesentlichen Rahmen“ sind vom Kunden zu tolerieren. Die aktuelle Rechtsprechung geht davon aus, dass, abhängig vom Einzelfall, 10 bis 15% der Auftragssumme noch als unwesentlich zu bewerten sind.
Eine „wesentliche Überschreitung“ (15% und mehr) ist unverzüglich dem Kunden zu melden (§649, Abs. 2 BGB). Er hat daraufhin zu entscheiden ob das Projekt weitergeführt werden soll oder er den Vertrag kündigt.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten für einen Kostenvoranschlag?

Im Wesentlichen ist es das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), dass den rechtlichen Rahmen für Kostenvoranschläge (Kostenanschläge) bildet.

Vergütung - §632, Abs. 3 BGB: im Zweifelsfalle ist ein Kostenanschlag nicht zu vergüten.
Kündigung durch Kunden bei Überschreitung - § 649, Abs. 1 BGB: wenn das Werk nicht ohne wesentliche Überschreitung fertiggestellt werden kann, hat der Kunde das Recht zur Kündigung. Für bis dahin erbrachte Leistungen hat der Unternehmer Anspruch auf Vergütung (§ 645, Abs. 1 BGB)
Ankündigung - § 649, Abs. 2 BGB: Sobald der Unternehmer von der Überschreitung Kenntnis erlangt ,ist der Besteller unverzüglich zu verständigen.

Welche Inhalte sollte ein Kostenvoranschlag haben?

Ausgehend davon, dass es sich um eine Verhandlungsgrundlage mit beiderseitiger Unverbindlichkeit handelt, sind alle Angaben wesentlich, die der Besteller für die Entscheidung braucht:

in welchem Umfang und von welcher Art sind die geplanten Arbeiten
welches Ausmaß für die Arbeitszeiten wird angenommen, wie hoch sind die Kosten dafür
welches Material kommt in welcher Menge zum Einsatz, welche Kosten sind zu kalkulieren
wie lange ist der Arbeitszeitraum, wann muss das Projekt beginnen, wann ist die Fertigstellung geplant.
wird für das Schreiben des Kostenvoranschlags eine Vergütung vereinbart, ist das konkret anzuführen
Zeitraum wie lange sich der Anbieter, nach Akzeptanz durch den Kunden, an den Kostenvoranschlag bindet
der gesamte Preis des Projektes und die Zahlungsbedingungen
die Signaturfelder, damit Ihr Kunde die Bestätigung des Kostenvoranschlags vornehmen kann (Datum und Unterschrift)

Alle Kosten sind bestenfalls so aufgeschlüsselt, dass der Besteller sie logisch nachvollziehen, der Unternehmer noch allfällige Korrekturen vornehmen kann.

Hier nochmals der Hinweis, dass Kostenvoranschläge den Charakter einer „Schätzung“ haben. Sie sind in der Regel unverbindlich. Es sei denn, dass in einem eigens aufgenommenen Passus das Gegenteil vereinbart wird.

openPR-Tipp: beachten Sie beim Erstellen des Kostenvoranschlags die sogenannten „Nebenkosten“, die oft vergessen werden: Fahrt- und Transportkosten, Gebühren, Sachverständige, Energie (Strom, Wasser, Gas, Internet). Es könnte sonst zu unliebsamen Überraschungen bei der Rechnung kommen, wenn diese Posten nicht angeführt sind.

» Kostenvoranschlag als Muster

Wie hoch darf die Rechnung für das Erstellen eines Kostenvoranschlags sein?

Das BGB regelt im § 632, dass eine Leistung zu vergüten ist, auch wenn es darüber keine explizite Vereinbarung gibt. Allein der Umstand, dass es sich um eine Leistung handelt, die in der Regel vergütet wird, löst die Verpflichtung zur Vergütung aus. Deshalb regelt das BGB im §632, Abs. 3, dass das Schreiben eines Kostenvoranschlags „im Zweifel“ nicht zu vergüten ist. In dem Fall können Sie sich die Rechnung ersparen.

Dies deshalb, da die Gesetzgebung den Kostenvoranschlag als „Werbung“ und „vorvertragliche Leistung“ definiert, die nur den Interessen des Unternehmers dient.

Allerdings nimmt bei umfangreichen Gewerken oder Leistungen, die Erstellung des Kostenvoranschlages viel Zeit in Anspruch. Der Unternehmer kann diese Kosten rechtlich nur dann geltend machen, wenn es vorher ausdrücklich und vertraglich vereinbart wurde. Der Hinweis in den AGB reicht im Streitfall nicht aus, um eine Entgeltlichkeit zu begründen (OLG Köln Beschluss vom 27.06.2011 – 19 U 45/11).

Die „branchenübliche Vergütung“ als Ausnahme von der Unentgeltlichkeit

Wenn der Kunde davon ausgehen kann, dass ein Kostenvoranschlag nur entgeltlich erstellt wird, dann genügt allerdings auch der Hinweis in den AGB (§612, Abs. 1 BGB). Dies kann dann der Fall sein, wenn der Voranschlag, eine über die reine Information hinausgehende Verwendung durch den Kunden ermöglicht. Der Klassiker sind Aus- und Umbauarbeiten im Haus oder in der Wohnung. Der Kunde kann den erstellten Kostenvoranschlag nutzen, um bei anderen Dienstleistern alternative Voranschläge einzuholen. Weitere Beispiele lassen sich auch bei Reparatur-Werkstätten (KFZ, Maschinen, etc.) finden.

Die beste Lösung besteht darin, die eventuelle Vergütung schriftlich zu vereinbaren. In der Regel orientiert sie sich in einer Größenordnung bis zu 10% am Leistungsumfang. Eine Rück-Vergütung bei erfolgter Auftragsvergabe an den Kunden ist möglich.

Wie unterscheidet sich ein Kostenvoranschlag von einem Angebot?

Im Regelfall ist der Kostenvoranschlag, die Grundlage für Angebote. Das wesentlichste Unterscheidungsmerkmal liegt darin, dass das Angebot ab dem Zeitpunkt der Annahme für beide Seiten verbindlich ist.

Als Unternehmer können Sie das Angebot mit einer Frist hinterlegen, innerhalb derer Sie daran gebunden sind. In dieser Zeit ist es hinsichtlich des Preises und des Leistungsumfangs nicht mehr zu ändern.

openPR-Tipp: Ein Angebot kann eine sogenannte „Freizeichnungs-Klausel“ enthalten: „ohne Gewähr“, „unverbindliches Angebot“, etc. Das ist allerdings keine Garantie dafür, dass es rechtlich so akzeptiert wird. Die (Landes-) Gerichte in Deutschland bewerten solche Formulierungen gerne als Verstoß gegen das Wettbewerbsrecht.

Während der Kostenvoranschlag eine sehr umfangreiche Auflistung der Produkte, Materialien, Leistungen und Personalkosten sein wird, kann das darauf basierende Angebot weniger ausführlich sein, da die Kosten mit dem Voranschlag ohnehin schon akzeptiert sind.

Der Kunde hat bei einem Angebot den Vorteil, dass es in allen Punkten fixiert ist. Es ist nicht mehr zu ändern. Beruht der Auftrag allein auf einem Kostenvoranschlag, dann besteht die Möglichkeit der Änderung in (un-)wesentlichem Ausmaß.

Wie gestalte ich einen Kostenvoranschlag rechtlich sicher?

Für beide Seiten, Kunde und Unternehmer, ist es von Bedeutung, dass der Kalkulation realistische Annahmen und Preise zugrunde liegen. Als Unternehmer werden Sie den Kunden darauf hinweisen, dass es eine unverbindliche Kostenkalkulation ist. Für den Kunden ist es wichtig, dass er eine realistische Finanzplanung machen kann. Möglicherweise sind Teile des Projektes durch Fremdkapital finanziert. Dann ist es besonders tragisch, wenn sich herausstellt, dass die Kosten nicht gehalten werden können. Selbst wenn dem Kunden bei „wesentlicher“ Überschreitung der Kosten ein Kündigungsrecht zusteht: in solchen Fällen zählen meist beide Parteien zu den Verlierern.

Als Unternehmer schreiben Sie besser keinen „garantierten“ Kostenvoranschlag. Auch eine Festpreisabrede kann zu einem teuren Stolperstein werden.

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Vermeiden Sie deshalb Formulierungen wie …

„… der Preis hinsichtlich der zu leistenden Mannstunden ist garantiert“ oder
„… der Aushub des Kellers erfolgt zum fixen Preis von …“.

openPR-Beispiele für rechtssichere Klauseln:

„Die Ermittlung der Kosten erfolgte auf Grundlage der vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Daten. Als Basis für die Abrechnung gelten die tatsächlichen Werte und Maße“.
„Der Aufwand an Zeit und Material kann vorerst nur als Näherungswert angegeben werden. In der Schlussrechnung kommen die tatsächlich angefallenen und bestätigten Zeit- und Materialaufwendungen zur Anwendung“.

Beweiskräftig ist nur die Unterschrift des Kunden

Verzichten Sie in jedem Fall auf nur mündliche Zusicherungen. Nur die Unterschrift des Kunden hat jene Beweiskraft, die bei Gericht anerkannt ist. Die Bestätigung durch eine Mail, kann zwar ein Nachweis sein, ist jedoch weniger rechtssicher als die Unterschrift.

Beschränkung der Gültigkeit

Wenn ein Kostenvoranschlag in seiner Gültigkeit nicht begrenzt ist, kann es schnell zu teuren Auseinandersetzungen kommen. Ab dem Zeitpunkt, ab dem der Kunde den Kostenvoranschlag akzeptiert, muss klargestellt sein, wie lange sich der Unternehmer an die veranschlagte Schätzung bindet und in welchem Zeitraum mit den Auftragsarbeiten begonnen wird.

Fazit und Zusammenfassung zu Kostenvoranschlag

Angebote und Kostenvoranschläge nehmen in Ihrer Bedeutung stark zu. Es ist gut zu wissen, dass Voranschläge hinsichtlich des Preises und der Leistung eher unverbindlich sind, Angebote haben verbindlichen Charakter.

Das Recht an und für sich, gibt wenig Hilfestellung. Es kommt immer auf die konkreten Umstände an. Als Unternehmer schreiben Sie alle relevanten Zusatz-Informationen (Vergütung, Gültigkeit, Zahlungsbedingungen, etc.) als zusätzliche Vereinbarung in den Kostenvoranschlag. So sind Sie in einer eventuellen rechtlichen Auseinandersetzung auf der sicheren Seite.

Kostenvoranschlag erstellen – Erläuterungen und Beispiel einer Formulierung mit Vorlage