Die meisten Unternehmen, Organisationen und PR-Agenturen setzen auf Pressemitteilungen als klassische Form der Informationsverbreitung, um Journalisten und Redaktionen mit relevanten Inhalten zu versorgen. Viele unterschätzen aber die Tatsache, dass dieser Prozess allzu oft bereits an vermeidbaren Fehlern bei der Bereitstellung der Presseinformationen scheitert. Journalisten beklagen sich regelmäßig über schwer zugängliche, umständlich formatierte oder unpraktische Pressetexte, die ihre Arbeit eher behindern als erleichtern. Das richtige Format der Pressemitteilung kann über ihren Erfolg entscheiden.
Kann eine Pressemitteilung am Format scheitern?
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihre Pressemitteilung von einem Medium nicht übernommen wurde? Vielleicht lag es gar nicht am Inhalt, sondern an der Art und Weise, wie Sie die Informationen bereitgestellt haben.
Einer der größten Stolpersteine ist die technische Bereitstellung der Pressemitteilung. Allzu oft werden Texte in ungewöhnlichen Datei-Formaten versandt, die mit Standardsoftware nicht oder nur schwer zu öffnen sind.
Ein Beispiel? Ein Journalist erhält eine Pressemitteilung als Datei mit der Endung ".pages" oder ".odt". Wer kein Apple- oder OpenOffice-Programm nutzt, kann diese Dateien nicht ohne weiteres öffnen.
Kopierschutzmechanismen sind ein weiteres Hindernis. Viele PR-Abteilungen entscheiden sich dafür, ihre Dokumente mit Restriktionen zu versehen, die das einfache Kopieren oder Bearbeiten verhindern. Doch was ist der Sinn einer Pressemitteilung, wenn Journalisten sie nicht einfach verwenden können?
Eine Pressemitteilung sollte kein geheimnisvoll geschütztes Dokument sein, sondern ein Arbeitsmittel, das für die Berichterstattung genutzt wird. Stellen Sie sich vor, ein Redakteur möchte Ihre Pressemitteilung in einen Artikel einbinden, kann aber den Text nicht kopieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass er sich stattdessen eine andere Quelle sucht, ist hoch.
Ein weiteres klassisches Problem mit dem Format: Ein Dokument ist nur als PDF verfügbar und mit einem Kopierschutz versehen. Soll der Journalist ein Zitat übernehmen, muss er es umständlich abtippen, was zusätzliche Arbeit bedeutet, fehleranfällig und unter Zeitdruck kaum praktikabel ist.
Auch die Bereitstellung über komplizierte Download-Links oder schwerzugängliche Pressebereiche ist ein Problem. Manche Unternehmen verlangen von Journalisten, sich vor dem Zugriff auf Pressemitteilungen und weitere Materialien zu registrieren oder eine Anfrage zu stellen, die erst nach manueller Prüfung freigegeben wird.
Ebenso problematisch sind Plattformen, die Registrierung oder Freigabeverfahren erfordern, wenn Interessenten auf Inhalte von Online-Pressemitteilungen zugreifen wollen.
Nehmen wir an, eine Redaktion recherchiert zu einem aktuellen Thema und benötigt sofort Informationen. Wenn diese erst nach einem langwierigen Freigabeprozess verfügbar sind, kann es gut sein, dass die Story veröffentlicht werden muss, bevor Ihre Anfrage überhaupt gelesen werden.
Würden Sie eine Quelle nutzen, die Ihnen stets mühsam zugängliche Informationen liefert, oder eine, die Ihnen alle relevanten Daten sofort und unkompliziert zur Verfügung stellt?
In einer Branche, in der Schnelligkeit der Informationsverbreitung entscheidend ist, führen die genannten Hindernisse oft dazu, dass Journalisten die Pressemitteilung einfach ignorieren und sich anderweitig nach Informationen umsehen.
Die ewige Frage: Pressemitteilung mit oder ohne Anhang?
Warum?
Erstens landen solche E-Mails oft in Spam-Filtern, insbesondere wenn die Anhänge groß sind oder in seltenen Dateiformaten vorliegen. Zweitens können Anhänge, vor allem große Bild- oder PDF-Dateien, Postfächer unnötig belasten.
Was ist also die beste Lösung?
Anstatt Anhänge zu versenden, sollten Unternehmen Links zu Cloud-Speicher-Diensten oder einem Pressebereich auf der Website bereitstellen. So haben Journalisten die Wahl, ob sie die Dateien herunterladen wollen, ohne dass ihr Postfach verstopft wird. Falls Anhänge unvermeidlich sind, sollten sie in gängigen Formaten vorliegen und gut benannt sein, sodass der Inhalt sofort erkennbar ist.
Pressemitteilung & Format: 5 abschließende Tipps
Um Probleme bei der Formatierung und Bereitstellung von Pressemitteilungen zu vermeiden, sollten Unternehmen und PR-Agenturen einige grundlegende Prinzipien beachten:
1. Bieten Sie eine barrierefreie Bereitstellung an
Die Pressemitteilung sollte möglichst direkt in der E-Mail enthalten sein, sodass Journalisten den Text sofort lesen können.
2. Verwenden Sie gängige Dateiformate
Wenn Sie sich für eine Datei als Anhang entscheiden, setzen Sie auf .docx oder .rtf als Format für Texte und .jpg oder .png für Bilder. Diese Formate lassen sich leicht öffnen und weiterverarbeiten.
3. Vermeiden Sie Kopierschutz und unnötige Restriktionen
Eine Pressemitteilung, die nicht kopiert oder zitiert werden kann, verfehlt ihren Zweck. Sie sollte journalistisch nutzbar sein, ohne Hürden.
4. Nutzen Sie etablierte Plattformen für größere Dateien
Transfer, Dropbox oder Google Drive ermöglichen einen schnellen Zugriff auf zusätzliche Materialien wie Bilder oder Infografiken.
5. Strukturieren Sie den Text klar und prägnant
Eine Pressemitteilung sollte eine aussagekräftige Überschrift, einen informativen Einstieg und klare Absätze mit relevanten Informationen enthalten. Bauen Sie Ihre Pressemitteilung nach dem Prinzip der umgekehrten Pyramide (auch Nachrichtenpyramide genannt) auf – d. h. wichtigste Informationen am Anfang, gefolgt von Details und Hintergrundinformationen mit abnehmender Wichtigkeit.
Noch kürzer gesagt
Versetzen Sie sich in die Lage eines Journalisten: Wie können Sie seine Arbeit mit Ihrer Pressemitteilung erleichtern? Je weniger Hürden und umständliche Prozesse es gibt, desto einfacher kann Ihre Nachricht für eine Veröffentlichung genutzt werden. Machen Sie es den Journalisten so einfach wie möglich – durch gut strukturierte Texte, gängige Dateiformate und einen unkomplizierten Zugang zu weiterführendem Material. Das spart nicht nur Redakteuren wertvolle Zeit, sondern bringt auch Ihrem Unternehmen Vorteile: Ihre Botschaften werden schneller verarbeitet, häufiger genutzt und damit effektiver kommuniziert.
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- Pressemitteilung schreiben - Anleitung
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