(openPR) München, 15. April 2015 - Arbeitszeugnisse sind wichtige Dokumente im Personalwesen. Oft ist es ein langwieriger Prozess von der Anforderung eines Zeugnisses über die Bewertung und Erstellung bis zur abschließenden Freigabe und dem Versand. Gerade in großen Unternehmen ist dieser Ablauf zudem häufig mit wechselnden Zuständigkeiten verbunden. Die Folge: Viele Personalverantwortliche haben aufgrund der aufwendigen administrativen Tätigkeiten kaum noch Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben, wie die Nachwuchsförderung, die Karriereplanung oder Weiterbildungsmaßnahmen. Nach dem Prinzip "Simplify HR" können moderne Software-Tools hier Abhilfe schaffen: Schon heute lässt sich dank intelligenter Lösungen der Aufwand der Zeugniserstellung um bis zu 75 Prozent reduzieren. Eine enorme Erleichterung für alle Beteiligten.
Ein Großteil der Personalarbeit besteht aus administrativen Aufgaben dazu gehört auch die Erstellung von Arbeitszeugnissen. Gleichzeitig bieten diese Routineprozesse das größte Optimierungspotenzial. Daher lohnt es sich für Unternehmen auf HR-Software-Tools wie einen automatisierten Zeugnis-Generator zurückzugreifen. Schließlich sparen diese Zeit und damit bares Geld. Allerdings bringen Systeme, die eine Veränderung der bisherigen Arbeitsweisen erfordern, aufgrund ihrer geringen Akzeptanz oft nicht die gewünschte Effizienzsteigerung, auch wenn sie in der Anwendung sehr intuitiv sind. Ulrich Jänicke, CEO der Aconso AG, erklärt, worauf Unternehmen bei der Einführung eines Zeugnis-Generators achten müssen:
1. Fachliche Anforderungen definieren
Zeugnisse gehören zu den wichtigsten Dokumenten im HR-Bereich. Daher sollten die Anforderungen an einen Zeugnis-Generator für das Unternehmen vorab abgesteckt werden. So muss die Lösung über fehlerfreie Textbausteine verfügen, die juristisch geprüft sind und laufend aktualisiert werden. Zeugnisse müssen außerdem wohlwollend formuliert sein und die Wertschätzung für den zu beurteilenden Mitarbeiter zum Ausdruck bringen sonst können sie angefochten werden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Software die einzelnen Textmodule automatisch aufeinander abstimmt, um einen guten Lesefluss ohne Redundanzen sicherzustellen. Um diesen Anforderungen nachzukommen, bedarf es mehrerer tausend Textbausteine. Eine Schnittstelle zum führenden HR-System macht die korrekte Zeugniserstellung mit aktualisierten Stamm- und Unternehmensdaten möglich. Optimal ist es, wenn die Lösung als Teil eines Prozessmanagement-Tools den reibungslosen Ablauf von der Antragstellung bis hin zur Ablage und dem Versand des Zeugnisses gewährleistet. So lässt sich die Software nahtlos in den Work-Flow integrieren.
2. Intelligente Lösungen identifizieren: je einfacher, desto besser
Nur intuitiv zu bedienende und sichere Lösungen, die sich reibungslos implementieren lassen, tragen wirklich dazu bei, Prozesse zu vereinfachen und Zeit zu sparen. Deshalb sollte die eingesetzte Technologie nicht nur zu den aktuellen Anforderungen des Unternehmens passen, sondern auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. Idealerweise kann die Lösung mit den Bedürfnissen und Ansprüchen ihrer Anwender wachsen und die Zeugniserstellung beispielsweise mit einem Prozessmanagement-Tool verknüpft werden ganz nach dem Baukastenprinzip. Je einfacher sich diese Anwendungen nutzen lassen, umso höher ist die Akzeptanz unter denjenigen Mitarbeitern, die mit den Programmen arbeiten müssen.
3. Betriebsart wählen: Cloud, On-Premise-Nutzung oder Client-Lösung
Für den Betrieb eines Zeugnis-Generators können Unternehmen zwischen unterschiedlichen Modellen wählen. Jedes System hat seine Vorzüge. Eine Client (oder Einzelplatz)-Lösung ist meist kostengünstiger, eignet sich aufgrund der beschränkten Zugriffsmöglichkeiten aber primär für kleine Unternehmen. Die Nutzung On-Premise bietet den Vorteil, dass sensible Daten im eigenen Unternehmen bleiben. Wer aber nicht auf die Vorteile moderner Cloud-Lösungen wie Flexibilität, weltweite Verfügbarkeit und hohe Skalierbarkeit verzichten möchte, sollte darauf achten, dass die Daten in einer Controlled-Cloud-Umgebung in einem deutschen Rechenzentrum vorgehalten werden. Die Verwaltung der Arbeitszeugnisse muss in professionellen Datenbank- und Archivsystemen erfolgen, die höchsten Datenschutzanforderungen entsprechen, um die sensiblen Informationen zu schützen. Wichtig ist auch eine Verschlüsselung für die geschützte Übertragung der Daten und Dokumente aus der Cloud sowie eine jederzeit anpassbare Regelung der Zugriffsrechte. Gegen eine Client-Lösung spricht, dass der Zeugnisgenerator bei jedem Mitarbeiter, der mit der Software arbeitet, auf dem PC installiert werden muss. Welche Lösung für ein Unternehmen am sinnvollsten ist, hängt jedoch von den individuellen Anforderungen ab.
4. Den Anbieter sorgfältig auswählen
Bei der Auswahl einer geeigneten Zeugniserstellungs-Software sollten Firmen den künftigen Lösungspartner genau prüfen. Dabei genügt es nicht, sich nur über das Internet, in Fachpublikationen oder auf Messen zu informieren. Solche Recherchen bieten zwar eine erste Orientierungshilfe, sollten aber nicht die alleinige Entscheidungsgrundlage bilden. Maßgebend ist vielmehr die Erfahrung des Anbieters sowie relevante Referenzkunden.
5. Alle Beteiligten ins Boot holen - mit einer klaren Kommunikationsstrategie
Will ein Unternehmen neue Technologien implementieren, muss es alle Beteiligten frühzeitig mit ins Boot holen. Die Erfahrung zeigt, dass Einführungsprozesse deutlich effizienter ablaufen, wenn jeder Unternehmensbereich miteinbezogen wird. So lassen sich kritische Punkte und mögliche Projektrisiken bereits im Vorfeld abschätzen und minimieren. Beispielsweise spielen im Zusammenhang mit der Einführung eines Zeugnis-Generators Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle schließlich geht es um sensible Mitarbeiterinformationen. Daher sollte möglichen Einwänden, etwa des Betriebsrats, durch transparente Kommunikation der Nutzenaspekte von Anfang an der Wind aus den Segeln genommen werden. Entscheidend ist, die Vorteile, die dem Unternehmen durch die neue Lösung entstehen, frühzeitig zu definieren und an alle Anspruchsgruppen zu kommunizieren.
"Personalverantwortliche stehen heute unter enormem Zeitdruck. Sie müssen sich mit sinkenden Ressourcen im Kampf um die besten Köpfe behaupten und sollen nebenbei noch die Arbeitgebermarke positionieren sowie die Talentförderung vorantreiben. Ohne geeignete Technologie wird es schwer, sich angemessen für die Herausforderungen der Zukunft im Personalwesen zu rüsten", erklärt Ulrich Jänicke, CEO der Aconso AG in München. "Software-Lösungen sollten daher alle HR-Prozesse bedienen, die Sicherheit der sensiblen Personendaten gewährleisten, einfach zu bedienen sein und natürlich stabil laufen."
