(openPR) Wer schreibt gerne Berichte? Wohl kaum jemand. Deshalb ist es nicht verwunderlich, dass in vielen Unternehmen eine Menge Ressourcen investiert werden, um das Erstellen, Verteilen und Lesen von Berichten möglichst reibungslos ablaufen zu lassen: Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen, IT-Systeme und Schulungen in Excel oder PowerPoint sollen dazu beitragen, das die Beteiligten „fit“ für diese Aufgabe sind.
Und doch ist das interne Berichtswesen in den meisten Unternehmen weit davon entfernt, perfekt zu sein: Da werden Daten falsch verarbeitet oder zu spät geliefert, Berichtsinhalte werden anders verstanden als sie „eigentlich gemeint“ waren, Entscheidungen werden ohne Berücksichtigung der Berichtsinformation getroffen, etc. Mancher Ersteller oder Empfänger von Berichtsinformation mag deshalb geneigt sein, Management Reporting als eine lästige, formale „Pflichtübung“ anzusehen, die eben erledigt werden muss, mit der man aber im Wettbewerb „keinen Blumentopf“ gewinnen kann: Welcher Auftrag wird schon wegen des tollen Berichtswesens gewonnen…?
Wer das interne Berichtswesen so sieht, lässt sich eine große Chance entgehen – die Chance nämlich, das Informationsmanagement im Unternehmen so effektiv und effizient einzusetzen, dass sich daraus tatsächlich ein Wettbewerbsvorteil entwickeln lässt: Oder ist es kein Vorteil, wenn allen Führungskräften und Entscheidern im Unternehmen die für ihr Handeln jeweils notwendige Information sach- und zeitgerecht zur Verfügung steht? Damit ein Management Reporting dieser zentralen Rolle im Unternehmen gerecht werden kann und adäquat umgesetzt wird, müssen die Beteiligten mehrere kritische Punkte beachten:
1. Berichte sind keine „lästige Pflichtübung“, die man ohne großes Nachdenken erstellt. Effektive und effiziente Berichte entstehen nur, wenn die Gestaltungsdimensionen eines Berichts zielorientiert gesteuert und umgesetzt werden.
Dabei bestimmt der Berichtszweck („Wozu?“) alle anderen Fragen. Wer was wann an wen und wie berichtet, hängt zunächst vom Berichtszweck ab. Ein Überblick über die Vielzahl der Gestaltungsparameter im Berichtswesen lässt sich bereits in kurzer Zeit (z.B. einem Seminar) gewinnen.
2. Neben diesem „Handwerkszeug“ des Berichtswesens gilt es aber auch, neue Entwicklungen auf technischem und organisatorischem Gebiet zu erkennen und in ein effektives Management Reporting umzusetzen: Welche Möglichkeiten bieten Business Intelligence Systeme oder Data Warehouses für mein Berichtswesen? Lässt sich die Idee von konzernweiten Service Centern (wie z.B. in der IT schon länger üblich) auch in unserem Berichtswesen anwenden? Etc.
3. Last but not least müssen alle Beteiligten lernen, mit der größten „Schwachstelle“ eines jeden Berichtssystems umzugehen: den beteiligten Menschen selbst! Menschen sind keine Maschinen, sie machen Fehler, suchen „Abkürzungen“, handeln nach Daumenregeln und verarbeiten Information eben nicht wie ein Computer. Wie gehen Menschen in unserem Unternehmen mit Information um und wie kann unser Berichtswesen darauf reagieren? Die Antwort auf diese Frage kann Ihren Berichten zu einer neuen Qualität verhelfen!
Es sind also einige wenige, aber wichtige Punkte, die über den Nutzen Ihres Berichtswesens entscheiden. Richtig eingesetzt und schlank umgesetzt wird Ihr Management Reporting zu einem effektiven Instrument der Unternehmenssteuerung – lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen!
Autor: Prof. Dr. Andreas Taschner,
Studiendekan und Professor für Rechnungswesen und Controlling,
ESB Business School der Hochschule Reutlingen
Unser Seminarhinweis zum Thema:
Management Reporting 3.0
20. November 2014 in Mannheim
