(openPR) Finanzreports erstellen Ihre Controller regelmäßig, doch wie sieht es mit dem internen Berichtswesen aus? Entscheider sind heute mehr als je zuvor darauf angewiesen, alle wichtigen Entwicklungen im Unternehmen im Blick zu haben und ihre Überlegungen auf eine solide Datenbasis zu stellen. Das Management Reporting hilft Ihnen dabei, anhand übersichtlich aufbereiteter Daten jeden mit den benötigten Informationen zu versorgen.
Management Reporting Definition – was verbirgt sich hinter dem Begriff?
Das Managementreporting liefert ein Dokument für die Verbesserung der Entscheidungsgrundlage im Unternehmen. Anhand einer Gewinn- und Verlustrechnung und anderer Datenaufbereitungen zeigt es auf, wo Einsparungen sinnvoll sein könnten, welche Investitionen notwendig sind und ob es erforderlich ist, bestehende Prozesse anzupassen. Ziel dieser Art des Berichtswesens ist es, datengestützte und damit bessere Entscheidungen zu ermöglichen.
Das Ergebnis des Management Reportings ist der Management Report. Er dient dazu, die Führungskräfte über alle Aspekte der Geschäfte und Prozesse zu informieren, die in Ihrem Unternehmen stattfinden. Um das zu erreichen, sammelt der Bericht Daten aus verschiedenen Bereichen der Organisation. Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Ermittlung von KPI (Key Performance Indikatoren) und deren Präsentation.
Zur Berichts- kommt eine Dokumentationsfunktion hinzu. Alle wichtigen Entwicklungen im Unternehmen sind im Management Report festgehalten. Das soll einen Zugriff auf die Daten der Vergangenheit ermöglichen, um daraus Lektionen für die Zukunft ziehen zu können. In diesem Sinne handelt es sich letztlich auch hierbei um ein weiteres Instrument für die Verbesserung der Entscheidungsgrundlage.
Wie verhält sich das Management Reporting im Vergleich zu Finanzreports?
Die Verwendung von Berichten ist in der Praxis der Unternehmen nichts Neues. Ursprünglich sind die Managementberichte aus den Finanzreports hervorgegangen. Unternehmen sind dazu verpflichtet, diese Finanzreports zu erstellen und müssen dabei verschiedenen Standards genügen. Die Darstellung der Finanzlage richtet sich gerade an Außenstehende wie Investoren, die sich über die finanzielle Situation des Unternehmens wie etwa die Ertragslage oder das Vermögen einen Überblick verschaffen möchten.
Demgegenüber stehen die Managementreports, die sich nach innen richten und dem Management als Informationsgrundlage dienen. Denn für Letzteres eignen sich Finanzreports nur eingeschränkt. Die Managementberichte sind daher nicht mit Finanzreports gleichzusetzen und erfüllen einen anderen Zweck.
Der Managementreport stellt nicht nur die aktuellen Daten in einem bestimmten Zeitraum dar, sondern setzt sie in Beziehung zu Vergangenheit und Zukunft. Er ist stärker darauf ausgerichtet, die Zahlen in einem Kontext zu präsentieren und verständlich zu machen, welche Auswirkungen verschiedene Entwicklungen zum Beispiel bei den Gewinnen und Verlusten auf das gesamte Unternehmen haben können.
Anders als die Finanzberichte ist das Management Reporting für Ihr Unternehmen nicht verpflichtend. Sie erstellen diese Reports freiwillig, um die Datengrundlage für Ihre Entscheidungen zu verbessern, um mehr über Kunden und Zielgruppen zu erfahren oder um Ihre zukünftige Marktposition besser einschätzen zu können. Demgegenüber steht der zusätzliche Aufwand, der mit der Erstellung dieser Berichte verbunden ist.
Best Practices im Zusammenhang mit dem Managementreporting
Das Managementreporting findet in den Unternehmen bereits seit einer gewissen Zeit statt. Mittlerweile haben sich bewährte Verfahren herausgebildet, wie Sie am besten damit umgehen können. Wir haben einige der wichtigsten Best Practices für Sie zusammengefasst, anhand derer Sie Ihre eigenen Berichte erstellen können.
Management Reporting Best Practices:
Reporting-Ziele festlegen: Der erste Schritt besteht darin, für sich festzulegen, welche Ziele Sie mit dem Managementreport erreichen möchten. Wer benötigt den Bericht und warum, welche Faktoren beeinflussen Ihr Geschäft am stärksten und wie können Sie die gewonnenen Erkenntnisse am besten vermitteln? Die eindeutige Zielfestlegung verschafft Klarheit darüber, wofür der Bericht überhaupt notwendig ist.
Passende KPI auswählen: Die Nützlichkeit der Berichte für die Unterstützung der Management-Entscheidungen hängt stark von den ausgewählten KPI ab. Hier hat es sich bewährt, eine Fokussierung auf die wichtigsten Kennzahlen vorzunehmen. Überlegen Sie sich also, wer die Zielgruppe des Berichts ist. Welcher Führungsebene möchten Sie den Bericht vorlegen und was sind die Zielsetzungen? Ein Head of Marketing hat andere Anforderungen als ein Junior Manager, der Vertrieb andere als das Marketing. Am einfachsten ist es, hier von der Fragestellung auszugehen, auf die Ihre Zielgruppe eine Antwort erhalten möchte.
Reportings digital erstellen: Der Nutzen der Berichte sinkt stark, wenn diese noch papierbasiert sind. Die bessere Wahl stellen digitale Reportings dar. Ein entsprechendes Management Reporting Tool mit Dashboard ermöglicht es Ihnen zum Beispiel, die Ergebnisse übersichtlich zu präsentieren und die Daten bei Bedarf jederzeit aktualisieren zu können. Sie erhalten mehr Möglichkeiten für die Datenvisualisierung etwa anhand von Balkendiagrammen und können die Präsentationen interaktiv gestalten.
Leistung anhand von Kundenfeedback verdeutlichen: Die Rückmeldungen Ihrer Kunden bieten häufig einen guten Indikator für den Geschäftserfolg, den Sie im Managementbericht verdeutlichen möchten. Schwachstellen lassen sich anhand des Feedbacks schnell aufdecken, damit Sie Maßnahmen zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit einleiten können. Es zeigt auch, welche Unternehmensbereiche ihre Arbeit gut machen und wo noch Defizite bestehen. So sind die Kunden vielleicht mit der Leistung des Vertriebs zufrieden und bemängeln dafür den Support.
Management Reporting und Controlling: Welcher Zusammenhang besteht hier?
In den meisten Fällen ist es das Controlling, das in den Unternehmen für die Erstellung der Managementberichte zuständig ist. Das Controlling erhält hiermit eine zusätzliche Aufgabe, weil es neben der Erstellung der verpflichtenden Finanzreporte auch dem Management zuarbeitet und dieses mit den benötigten Informationen für die Unterstützung von Entscheidungen versorgt.
In diesem Sinne lässt sich das Controlling als Business-Partner der Unternehmensleitung auffassen. Für die Qualität der Berichte ist es schließlich vorteilhaft, wenn der Ersteller eine gewisse Nähe zu den operativen Abläufen im Betrieb hat.
Damit die Zuarbeit gut funktioniert, muss das Controlling seine Arbeit laufend hinterfragen. Dazu gehört es zu überlegen, warum bestimmte Informationen überhaupt in den Berichten auftauchen und wofür diese wichtig sind. Einige Informationen benötigt die Unternehmensleitung vielleicht nicht dauerhaft. Zudem ist zu überlegen, ob die Daten mit ihrer jeweiligen Darstellung die anstehenden Maßnahmen tatsächlich sinnvoll unterstützen können.
Management Reporting Beispiele aus der Praxis
Für das Management Reporting ist es entscheidend, die Informationen so zu vermitteln, dass die Entscheider sie schnell aufnehmen und den Kern der Aussage verstehen können. Um das zu erreichen, greifen die Berichtersteller gerne auf das Instrument des Daten-Storytellings zurück. Dieses bietet sich zum Beispiel an, um Daten und ihre Veränderungen im Zeitablauf zu verdeutlichen. Das können Umsätze sein, die in der betrachteten Periode einer bestimmten Entwicklung gefolgt sind.
Ein gutes Storytelling dient dazu, diese Entwicklung verständlich zu machen und aufzuzeigen, was zu den Veränderungen in den Umsätzen geführt hat. Für die Darstellung des zeitlichen Verlaufs wäre es zum Beispiel hilfreich, diesen wie bei einer Geschichte in einen Einstieg, einen Mittelteil und ein Ende zu verpacken. Auf diese Weise lassen sich historische Daten, aktuelle Umsätze und Prognosen für kommende Quartale besser nebeneinander darstellen und vergleichen.
Fazit
Für Unternehmen stellt das Management Reporting heute einen Erfolgsfaktor dar. Jeder, der in Ihrer Organisation mit Führungsaufgaben befasst ist, nutzt das interne Berichtswesen als wichtigste Informationsquelle. Mit ansteigenden Anforderungen nimmt auch der Informationsbedarf zu, um weiterhin nutzenbringende Entscheidungen treffen zu können. Das Managementreporting erfüllt genau diese Aufgabe, hier die benötigten Daten in sinnvoll aufbereiteter Form zur Verfügung zu stellen.
Von der Effizienz des Berichtswesens hängt es ab, wie gut Sie Ihre Entscheider mit Informationen versorgen können. Diese Bedeutung nimmt mit der Größe des Betriebs zu. Ein effektives Management Reporting verdeutlicht, welche Folgen bestimmte Handlungen nach sich ziehen und ob Entscheidungen das gewünschte Ziel erreichen. Unternehmen sind heute mehr denn je darauf angewiesen, ihre Entscheidungen auf eine solche solide Datenbasis zu stellen.
Kontaktieren Sie uns gerne, wenn Sie mehr zum Thema erfahren möchten.
