ERP Einführungsstrategien

(openPR) Von der Entscheidung zu einer ganzheitlichen ERP-Lösung bis zur endgültigen Umsetzung ist es eine weite Reise. Jeder Schritt muss vorab genau überlegt werden und eine Fülle von Informationen wird ausgetauscht. Erst dann können Dienstleister und Unternehmen eine von mehreren Einführungsstrategien wählen.

Wie soll die Einführung geschehen? Alles auf einmal oder Schritt für Schritt? Gibt es Risiken und wie heißen die Chancen? Tatsächlich ist es nicht ganz einfach, auf diese Fragen eine pauschale Antwort zu liefern. Häufig sind vorgegebene Faktoren ausschlaggebend für den Weg der Implementierung. Nachdem zunächst die Module aus Odoo ausgewählt wurden, sollte sich ein aufmerksamer Blick mit den aktuell bestehen Features beschäftigen. Es müssen Fragen zur Überführung existenter Daten in das neue System beantwortet werden, der Betrieb muss auch während der Zeit der Umstellung optimal laufen und nicht zuletzt gilt es, einen realistischen Zeitrahmen festzulegen. Da die Implementierung von Odoo jedoch extrem flexibel und individuell geschehen kann, lassen sich bei entsprechender Planung meist alle Hürden nehmen. Exemplarisch möchten wir Ihnen hier verschiedene Verfahrensweisen vorstellen.

Gut vorbereitet an den Start

Bevor es zur eigentlichen Umsetzung der Einführungsstrategie kommt, ist gründliche Planung unverzichtbar. Voraussetzung dafür ist unter anderem die Ist-Soll-Analyse und die Anpassung der Software an die betrieblichen Erfordernisse. Noch vor der Umstellung der Anwendungen auf das neue Odoo-System ist ein Zeitplan festzulegen. Hier ist es möglich, sich entweder an festen Daten zu orientieren oder an speziellen Anforderungen, die das Geschäft mit sich bringt. So ist es beispielsweise machbar, vor dem bevorstehenden Weihnachtsgeschäft eines Versandhandels zunächst das Modul für den Warenein- und -ausgang zu installieren. Der Vorteil bei dem hier beschriebenen klassischen Vorgehensmodell liegt in der übersichtlichen Projektstruktur.

Abweichend davon ist eine agile Vorgehensweise denkbar: Hierbei wird der Gesamtprozess in Einzelschritte untergliedert, die sogenannte Iteration. Nach der Einführung einzelner Komponenten werden diese akribisch geprüft und gegebenenfalls optimiert. Im Gegensatz zum klassischen Vorgehensmodel wird der Einführungsprozess dadurch weniger komplex und Rückschritte lassen sich erfolgreich vermeiden. Die Zerlegung in Einzelphasen macht den Gesamtvorgang für alle Beteiligten transparenter, nimmt allerdings vermeintlich mehr Zeit in Anspruch.

Es geht los: Unterschiedliche Einführungsstrategien

Hat sich das Unternehmen für eine der beiden Vorgehensweisen entschieden, bleibt die Frage nach der Einführungsstrategie. Je nach betrieblichen Voraussetzungen kommen fünf Modelle infrage, die alle Vor- und Nachteile mit sich bringen. Ideale Voraussetzungen existieren in der Praxis kaum. In aller Regel gilt es, bereits vorhandene Verfahrensweisen zu berücksichtigen. Dann jedoch kann folgendermaßen vorgegangen werden:

Plötzlich und radikal: Big Bang

Anstelle einer sukzessiven Einführung kommt Odoo gleichzeitig in allen Betriebsteilen zum Einsatz. Bei dieser Einführungsstrategie dominiert die neue Software vorhandene Systeme und ersetzt diese flächendeckend. Der Big Bang birgt dadurch das Risiko einer höheren Ausfallrate. Die Anforderungen an das Projektmanagement sind extrem hoch und auch von den beteiligten Mitarbeitern ist ein erheblicher Lernaufwand gefordert, um den vollständigen Austausch bekannter Verfahrensweisen umzusetzen. Kommt es dabei noch zur Migration von großen Datenmengen aus unterschiedlichen Alt-Systemen, steigert dies den Aufwand und Planungsfehler machen sich schmerzhaft bemerkbar.

Der Big Bang bietet jedoch ebenso erhebliche Vorteile: Es findet kein Parallelbetrieb neuer und alter Systeme statt, was die Schnittstellenbildung verzichtbar macht. Die Dauer der Einführung verkürzt sich spürbar und der Gesamtnutzen von Odoo steht schneller zur Verfügung. Gerade kleine und mittelständige Unternehmen profitieren vom Big Bang, da hier meist nur wenige Systeme im Betrieb vorhanden sind.

Phasenweise Implementierung

Der Phasenansatz entspricht dem Prototyp der agilen Vorgehensweise. Anstelle der zeitgleichen Einführung kommen phasenweise einzelne Module oder kleine Gruppen von Einzelkomponenten in den Betriebsablauf. Dadurch lässt sich das Risiko bei der Installation, der Anpassung und im Betrieb deutlich minimieren, da allein die Zahl der möglichen Fehlerquellen überschaubar wird. Die Anforderungen an das Projektmanagement sind geringer als beim Big Bang.

Nachteile der phasenweisen Einführung finden sich im Parallelbetrieb unterschiedlicher Systeme, die durch neu zu schaffende Schnittstellen miteinander zu verbinden sind. Erfahrungsgemäß kommt es hier häufig zu Störungen und erfordert deshalb einen hohen Einsatz. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass die Anerkennung der neuen Software leidet: Bei den Mitarbeitern stellt sich das Gefühl einer Zwischenlösung ein und der vollständige wirtschaftliche Nutzen lässt lange auf sich warten. In seltenen Fällen entsteht die Forderung nach aufwendigen Nacharbeiten, weil bei der Einführung der ersten Module nicht an Anforderungen nachfolgender Komponenten gedacht wurde oder sich die Bedürfnisse zwischenzeitlich veränderten.

Dennoch verfügt der Phasenansatz über erhebliche Vorteile: So ist die finanzielle Belastung für das Unternehmen zeitlich weitläufig verteilt, was der einfachen Finanzierung sehr entgegen kommt. Vorausgesetzt, die Module wurden entsprechend ihrer Dringlichkeit ausgesucht, stellen sich Erfolgserlebnisse schnell ein. Das wiederum ist förderlich für die Akzeptanz des neuen Systems und trägt zur Kommunikation im Unternehmen bei.

Parallele Einführung

Beim parallelen Einsatz bleiben die Alt-Systeme in Betrieb bei einer begleitenden Einführung des neuen Systems. Der Parallel-Ansatz ist überall dort empfehlenswert, wo kritische Systeme von einem störungsfreien Lauf abhängig sind und Fehler fatale Risiken bergen. Gleichzeitig lassen sich hier Optimierungen vornehmen, die sich in der Praxis als erforderlich erweisen, ohne dass es zu Ausfällen kommt.

Prozess für Prozess

Hier erfolgt die Implementierung des neuen Odoo-Systems bezogen auf einzelne Prozesse des Unternehmens oder beispielsweise auf Produktlinien. Der Vorteil beim Prozessansatz liegt in der sukzessiven Einführung in abgeschlossenen Bereichen: Während der Gesamtbetrieb störungsfrei mit den bereits vorhandenen Systemen arbeitet, kommen einzelne Abteilungen in den Genuss der neuen Software. Hier ergeben sich gleichzeitig Chancen zur Optimierung oder lassen sicher Fehler frühzeitig erkennen und beseitigen, die dann nur einen Ausschnitt der Gesamtorganisation betreffen. Erkenntnisse und Erfahrungen aus dem jeweiligen Prozess tragen zu Gelingen der Gesamtinstallation bei und erlauben es, auf andere Abteilungen zu überzugehen.

Hybrid: individuell angepasst

Eine Hybridlösung setzt sich aus Einzelkomponenten der hier vorgestellten Einführungsstrategien zusammen. Sie kann Rücksicht auf unterschiedliche, eventuell kritische Abläufe nehmen, erfordert jedoch große Aufmerksamkeit seitens des Projektmanagements. Informationen und Erfahrungen müssen gesammelt und berücksichtigt werden. Dabei kommt es sehr auf das Zusammenspiel der einzelnen Protagonisten an und ein erhebliches Maß an Kommunikation mit allen Beteiligten ist erforderlich. In vielen Fällen stellt die Hybrid-Lösung in den Unternehmen trotz der hohen Anforderungen die beste Umsetzungsstrategie dar.

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