Datenbank ELStAM: Lohnsteurabzug 2013

(openPR) Ab Januar 2013 kommt sie etappenweise zum Einsatz: Die ELStAM-Datenbank für den Lohnsteuerabzug durch den Arbeitgeber. Worauf sich Arbeitnehmer einstellen und was sie beachten müssen, erläutert der Lohn- und Einkommensteuer Hilfe-Ring Deutschland e.V. (Steuerring).

Was heißt ELStAM?
ELStAM ist die Abkürzung für „Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale“. Dazu gehören Steuerklasse, Religionszugehörigkeit, Anzahl der Kinder und der Freibetrag für das Lohnsteuerermäßigungsverfahren. Diese Merkmale werden in einer Datenbank erfasst und ersetzen künftig die Papier-Lohnsteuerkarte.

Warum war ein neues Verfahren erforderlich?
Bis zum Jahr 2010 wurden jährlich Papier-Lohnsteuerkarten ausgegeben – was aufwändig und teuer war. Eintragungen bzw. Änderungen wurden sowohl von den Gemeinden als auch den Finanzämtern auf der Lohnsteuerkarte vorgenommen. Die Kommunikationswege verkürzen sich mit dem elektronischen Verfahren. Das System basiert auf einer Datenbank, in der Änderungen direkt erfasst werden. Dafür ist nun vorwiegend das Finanzamt zuständig.

Wie wurden Lohnsteuern und Zuschlagsteuern (Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) in den Jahren 2011 und 2012 berechnet?
Diese beiden Jahre waren Übergangsjahre. Grundsätzlich galt für den Arbeitgeber die Steuerkarte 2010. Im Herbst 2011 bekam jeder Steuerzahler ein Informationsschreiben mit den gespeicherten ELStAM zum Überprüfen zugeschickt. Bei Korrekturen erstellte das Finanzamt einen neuen Ausdruck, der dann an den Arbeitgeber weitergegeben werden sollte.

Und wie ist das Verfahren ab 2013?
Ab 1. November 2012 können die Arbeitgeber elektronisch auf die Datenbank zugreifen und die
ELStAM für die Berechnung der Steuern mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 abrufen. Um den Übergang vom Papier- zum elektronischen Verfahren zu erleichtern, wurde das gesamte Kalenderjahr 2013 als Einführungszeitraum bestimmt. Der Arbeitgeber muss aber spätestens für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 2013 das ELStAM-System nutzen.

Damit laufen im Jahr 2013 zwei Verfahren nebeneinander?
Ja. Einige Arbeitgeber werden den elektronischen Abruf schon ab Januar 2013 nutzen. Andere greifen sicher noch auf das Papierverfahren zurück. Das elektronische Verfahren ist aber bereits das Regelverfahren.

Welche Informationen muss man seinem Arbeitgeber vorlegen?
Der Arbeitgeber meldet seine Arbeitnehmer in der Datenbank an. Dazu benötigt er beispielsweise die ID-Nummer, das Geburtsdatum und den Beginn des Beschäftigungsverhältnisses.

Wird man von seinem Arbeitgeber informiert, ab wann er mit dem elektronischen Verfahren beginnt?
Nach den Bestimmungen soll er die erstmalige Anwendung zeitnah mitteilen. Die Regelung ist nicht streng bindend, wir gehen aber davon aus, dass die Arbeitgeber der Informationspflicht nachkommen.

Kann der Arbeitnehmer erkennen, welche Merkmale sein Arbeitgeber für die Berechnung der Steuern nutzt?
Ja, auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit deren Aushändigung gelten die ELStAM als bekannt gegeben; damit liegt die Verantwortung zum Überprüfen der Korrektheit beim Arbeitnehmer.
Dringende Empfehlung: Schauen Sie sich unbedingt jede Abrechnung genau an.

Was müssen Arbeitnehmer tun, wenn sich Abzugsmerkmale ab 2013 ändern?
Die bisherigen Eintragungen sind dann ab dem Jahr 2013 falsch. Jeder Arbeitnehmer sollte ein Interesse haben, dass der Arbeitgeber die korrekten Daten verwendet und damit der Lohnsteuerabzug stimmt.

Ist dem Arbeitnehmer damit die Änderung der ELStAM vollkommen freigestellt?
Nein, auf keinen Fall. Weichen Steuerklasse oder Zahl der Kinder zu Gunsten des Arbeitnehmers ab, muss das Finanzamt diese Abzugsmerkmale berichtigen. Ist ein eingetragener Freibetrag zu hoch, sollte das nach unserer Empfehlung ebenfalls geändert oder der Freibetrag ganz gelöscht werden. In diesen Fällen ist man verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Wurden zu geringe Steuern vom Arbeitgeber einbehalten, kommt es häufig zu Nachzahlungen. Das ist immer unangenehm.

Stichwort Steuerklasse: Was müssen Arbeitnehmer beachten, wenn sie im nächsten Jahr heiraten?
Eheleute haben die Wahl zwischen der Steuerklassenkombination 4/4 oder 3/5. Auf das mögliche Faktorverfahren möchten wir hier nicht eingehen. Das Standesamt meldet die Heirat in der Datenbank. Die bisherigen Steuerklassen werden grundsätzlich in 4/4 geändert. Wenn die frisch vermählten Eheleute die Kombination 3/5 oder 5/3 wünschen, müssen sie das beim Finanzamt beantragen. Dort wird die Änderung in der Datenbank vorgenommen und der Arbeitgeber kann bei Nutzung des elektronischen Verfahrens die aktuellen ELStAM abrufen.

In welchen Fällen muss man besonders auf die korrekte Steuerklasse achten?
Beginnen wir bei der Steuerklasse 2. Diese Steuerklasse erhalten nur echte Alleinerziehende. Wohnt noch eine andere erwachsene Person im Haushalt, entfällt die Steuerklasse 2. Eine solche „schädliche“ Person kann auch ein älteres Kind sein, für das kein Anspruch auf Kindergeld mehr besteht.

Haben sich Eheleute im Jahr 2012 dauerhaft getrennt, kann keiner von ihnen ab 2013 (Folgejahr nach der Trennung) die Steuerklasse 3 behalten. Oft wird geglaubt, dass die Steuerklasse 3 erst ab der Scheidung wegfällt. Das ist nicht richtig. Eine dauerhafte Trennung muss dem Finanzamt mit einem amtlichen Vordruck mitgeteilt werden. Ab dem Folgejahr wird die Steuerklasse in 1 oder 2 geändert.

Stirbt der Partner, behält der überlebende Ehegatte im Todesjahr und im ersten Folgejahr die Steuerklasse 3. Danach ist nur noch die Steuerklasse 1 oder 2 korrekt. Leider müssen die Betroffenen neben der Trauer auch die Steuerklasse im Auge behalten. Das Verfahren sieht vor, dass das Ableben eines Ehegatten vom Standesamt erfasst und an die Datenbank gemeldet wird. Eine Änderung der Steuerklasse soll dann automatisch erfolgen.

Stichwort Freibeträge: Wird ein für 2012 maßgebender Freibetrag für 2013 automatisch übernommen?
Beim Papierverfahren wird der Freibetrag automatisch übernommen. Falls dieser noch stimmt, muss der Arbeitnehmer nichts unternehmen. Beim elektronischen Verfahren sind die Freibeträge nur für das Jahr 2012 eingetragen. Eine automatische Übernahme ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Ausnahme: der Freibetrag/Pauschbetrag für behinderte Menschen. Dieser konnte bereits 2012 für mehrere Jahre in der Datenbank eingetragen werden.

Und wie ist es bei erwachsenen Kindern, beispielsweise in der Ausbildung?
Diese Kinder wurden bereits im Jahr 2012 mehrjährig bis zum Ende der Ausbildung/des Studiums in der Datenbank erfasst. Der Arbeitnehmer sollte aber den Eintrag mit Hilfe der Lohn- und Gehaltsabrechnung bzw. einer anderen Information des Arbeitgebers überprüfen.

Was muss man beachten, wenn eine Beschäftigung beginnt, keine Lohnsteuerkarte 2010 vorliegt und der Arbeitgeber noch nicht am elektronischen Verfahren teilnimmt?
Dann stellt das Finanzamt eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ des jeweiligen Jahres aus. Die Bescheinigung muss dann beim Arbeitgeber abgegeben werden.

Gibt es eine Sonderregelung für Auszubildende?
Zum Ausbildungsbeginn liegt meist keine Lohnsteuerkarte 2010 vor. Da die meisten Auszubildenden ledig sind, darf der Ausbildungsbetrieb die Lohnsteuerklasse 1 unterstellen. Zusätzlich muss die Religionszugehörigkeit abgefragt werden. Der Auszubildende bestätigt die Angaben. Vorteilhaft ist, dass in diesen Fällen eine „Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug“ nicht benötigt wird.

Wenn ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber verlässt, was ist dann zu tun?
Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer in der Datenbank unverzüglich zum Beschäftigungsende abmelden. Erst danach stehen die ELStAM dem neuen Arbeitgeber zur Verfügung.

Kann man seine gespeicherten ELStAM auch selbst elektronisch einsehen?
Diese Möglichkeit soll es ab dem 1. November 2012 geben. Dafür ist eine Registrierung im Elster-Online-Portal erforderlich. Das zuständige Finanzamt ist auch zur Auskunft verpflichtet.