(openPR) Das Geschäftsgebiet der Sparkasse Uckermark erstreckt sich von der Feld berger und Lychener Seenlandschaft im Westen bis an die polnische Grenze im Osten. Das Institut ist damit eine der größten Flächensparkassen der Bundesrepublik. 2011 beschäftigte die Sparkasse als einer der großen Arbeitgeber in der Uckermark 214 Mitarbeiter.
Die Bilanzsumme beträgt 824,8 Millionen Euro, die Summe der Einlagen aller Kunden stieg zum Jahresende 2011 auf 671,2 Millionen Euro. Dies ist einmal mehr Ausdruck der Zufriedenheit der Kunden mit ihrer Sparkasse. Einen echten Mehrwert an flächendeckenden Leistungen bieten die 30 Geldautomaten an 21 Standorten. Um Kunden und Mitarbeiter rund um die Uhr optimal zu schützen, begann 2011 die Umstellung auf die neue Zutrittslösung InfoTime. Marco Usadel, Gruppenleiter Betriebsorganisation der Sparkasse Uckermark berichtet über das Zeit- und Zutrittsprojekt.
Welche Anforderungen machten ein neues Zeit- und Zutrittsmanagement erforderlich?
? Usadel: Bis Mitte des vergangen Jahres haben wir den Zutritt traditionell über Schlüssel gesichert. Bei drei Schließanlagen mit rund 150 verschiedenen Schließzylindern waren im Institut täglich mehrere hundert Schlüssel zu verwalten! Wenn allerdings ein Schloss nicht funktionierte oder ein Schlüssel defekt war, musste stets ein Mitarbeiter des Gebäudemanagements in die betroffene Filiale fahren Dass diese Vor-Ort-Einsätze aufwendig waren, liegt auf der Hand.
Ein weiterer wunder Punkt waren die enormen Kosten, die bei einem Schlüsselverlust entstanden wären. Vor allem, wenn es sich um Schlüssel handelte, die den Zutritt zu gleich mehreren Räumen erlaubte. Wir haben mal durchgerechnet, was uns ein verloren gegangener „großer General“ – das ist der Master Key – gekostet hätte: über 30.000,- Euro! Es hätten dann alle betroffenen Schließzylinder ausgetauscht werden müssen. Wenn man diese Risikoanalyse zu Ende denkt, kommt man sehr schnell zu dem Ergebnis, dass moderne Verfahren, bei denen der Zutritt schnell und unkompliziert geändert werden kann, sehr viel wirtschaftlicher und damit sinnvoller für unser Haus sind.
Warum hat die Lösung von inform im Vergleich zum Wettbewerb die Nase vorn gehabt?
? Usadel: Als der Entschluss feststand, sich nach einer neuen Zutrittskontrolle umzusehen, haben wir zunächst die uns betreuende Sicherheitsfirma Grabbert Elektronik kontaktiert. Die Berater kennen die Belange und Anforderungen der Sparkasse Ucker mark ganz genau und haben uns InfoTime als Zutrittssystem empfohlen. Nicht zuletzt deshalb, weil die inform- Lösung von der Finanz Informatik, zertifiziert und damit OS- Plus konform ist. Das hat das Entscheidungsgremium sofort überzeugt – daher haben wir uns auch keine Alternativsysteme angeschaut.
Zu dem vertrauen wir bei der Videoüberwachung bereits seit über 10 Jahren auf die marktführende inform-Technologie. Was lag da näher, als auch beim Zu tritt auf den bewährten Partner zu setzen?
Beschreiben Sie kurz den Projekt verlauf…
? Usadel: In einer ersten gemeinsamen Gesprächsrunde von inform solutions, der betreuenden Sicherheitsfirma vor Ort und den Entscheidern der Sparkasse Uckermark präsentierte die Gebietsleiterin von inform solutions, Kerstin Eberhardt, die Lösung InfoTime. Wie eben schon erwähnt: das ausschlaggebende Argument in der InfoTime-Präsentation war die FI-konforme, berührungslose RFID-Lesertechnologie. Deshalb haben wir bereits im April 2011 den Auftrag an inform vergeben.
Anschließend wurde eine Begehung der Sparkasse mit der Sicherheitsfirma vereinbart. Bei dem Rundgang haben wir detailliert festgelegt, wie die Leser zu installieren sind, wo die Controller untergebracht werden, welche Türen wann zu öffnen sind und wie die bestehende Verkabelung genutzt werden kann. Eine besondere Herausforderung hier im Haus waren die zahlreichen Metallteile, die teilweise Abstandshalter bei den Lesern bedingten.
Erfolgte die Installation ebenfalls in 2011?
? Usadel: Ja, im September – und die Installation verlief absolut ruhig; nicht zuletzt dadurch, dass unser Partner bestens mit den Kabelplänen der einzelnen Standorte vertraut ist und zügig alle InfoTime-Systeme anschließen konnte. Für den gesamten ersten Standort hat die beauftragte Sicherheitsfirma noch nicht mal drei Arbeitstage benötigt, danach konnten wir in 2012 weitere Systeme in Betrieb nehmen.
Welche Bereiche der Sparkasse Uckermark werden durch InfoTime geschützt?
? Usadel: Zunächst haben wir sämtliche Türen durch die neue Lösung gesichert, die zuvor mit Schlüsseln ausgestattet waren und häufig genutzt werden. Dazu zählen sowohl Außen- als auch Innentüren, wie beispielsweise Zutritt zu bestimmten Etagen oder Mitarbeiterbereichen. In einer Geschäftsstelle sichern wir mit InfoTime ebenfalls den Aufzug. Zukünftig wollen wir auch weitere sensible Bereiche durch InfoTime schützen.
Welche weiteren Bereiche meinen Sie?
? Usadel: Ich denke dabei vor allem an die Geldwertbereiche – beispielsweise Tresorräume oder Räume mit Wertgelassen. Auch die Technikbereiche werden mittelfristig mit dem innovativen Zutrittsmanagement ausgestattet.
Wie groß ist das Auftragsvolumen für die neue Zutrittsanlage?
? Usadel: Oh, da kommt einiges zusammen: In unseren 14 mitarbeiterbesetzten Standorten, den sieben SB-Stellen und der ausgelagerten Stabsstelle sind insgesamt rund 200 Türen zu sichern. Um das Projekt auf solide finanzielle Beine zu stellen, haben wir deshalb das Budget für die Zutrittslösung auf mehrere Jahre verteilt. Bis Ende 2012 werden die Hauptstelle, der Standort Angermünde und das S-Kommunikationszentrum mit insgesamt 11 Controllern und 20 Lesern ausgestattet. In den nächsten Jahren installieren wir weitere InfoTime-Systeme.
Welche Technologie nutzt die Sparkasse Uckermark jetzt?
? Usadel: Wir haben ausschließlich Online-Syteme im Einsatz, weil wir schnell neue Zugangsberechtigungen hinterlegen und die Zutrittsdaten bestehender Transponder allen Lesern unmittelbar bekannt machen wollen.
Kommen wir zur Inbetriebnahme…
? Usadel: Die Anwendung für den Betrieb der Controller wird von der Finanz Informatik bereit gestellt. Auch die Ersteinrichtung von Controllern und Lesern erfolgt durch die Mitarbeiter des Rechenzentrums. Für die Inbetriebnahme der Zutrittssteuerung ist es daher extrem wichtig, dass Finanz Informatik, inform, Sicherheitsfirma und unsere Sparkasse terminlich eng abgestimmt zusammenarbeiten.
Wir sind bei der Erstinstallation lokationsbezogen, also nach jeweiligem Filialstandort, vorgegangen. Zunächst werden Konfigurationsdaten zwischen inform und dem Rechenzentrum nach einem präzisen Zeitplan ausgetauscht. Anschließend werden die Stammdaten in der Finanz Informatik hinterlegt. Und dann kann es losgehen: Wir greifen heute für die Zutrittssteuerung auf die Daten des zentralen Personalstamms der FI zu und pflegen individuelle Änderungen ein. Beispielsweise, um Mitarbeiter, Zutrittsberechtigungen oder auch Sperren zu hinterlegen. Die Software ist übrigens äußerst flexibel, selbst die Controller kann unsere Sparkasse so benennen, wie sie es wünscht. Mittlerweile haben wir auch Berechti gungs gruppen für Mitarbeiter, Lieferanten und Gäste – beispielsweise externe Prüfer – definiert. Die jeweiligen Zutrittsmedien sind also nur noch für bestimmte Leser in unserem Haus freigegeben.
Welche Vorteile bietet Ihnen die FI-Anbindung?
? Usadel: Den größten Vorteil sehe ich in der Konsolidierung unseres Technikparks. Mit der Auslagerung an die Finanz Informatik müssen wir die entsprechenden Geräte nicht mehr vorhalten. Das Rechenzentrum übernimmt zudem die Sicherstellung des Betriebs, die Lizenzverwaltung, das Viren- und Patchmanagement sowie sämtliche Updates der Zutrittsanwendung.
Damit entfallen für die Sparkasse Uckermark auch zeit- und kostenintensive Datensicherungen. Weiterhin profitieren wir von niedrigeren Betriebskosten sowie von der Zeitersparnis bei Verwaltung und Dokumentation. Und wir haben damit eine 100-Prozent-verfügbare Zutrittsberechtigung. Seit diesem Jahr wird die gleiche Anwendungsplattform auch für das Zeitmanagement genutzt.
Sie haben also das Zeitmanagement ebenfalls migriert?
? Usadel: Wir haben zunächst die Zutrittskontrolle auf InfoTime umgestellt; seit Mai dieses Jahres nutzt auch die Personal abteilung unsere neue Lösung anstelle von Zina. Dadurch sparen wir eben falls einiges an Pflegeaufwand. Wenn beispielsweise ein neuer Mitarbeiter anzulegen ist, geschieht das einmalig in der Orgaabteilung – die anderen Abteilungen können auf die Daten sofort zugreifen. Redundante Datenhaltung für Arbeitszeiterfassung und Zutrittsberechtigung sind mit InfoTime passé.
Welche Prozesse laufen im Falle eines Kartenverlustes ab?
? Usadel: Nun, zunächst muss sich der Karteninhaber umgehend in der Betriebsorga melden. Das Zutrittsmedium ist dann dank der zentralen Verwaltung sofort gesperrt. Anschließend wird dem Mitarbeiter eine neue Karte mit identischen Zugangsberechtigungen ausgehändigt.
Wie fällt Ihr Resumée aus?
? Usadel: Wir haben in Sachen Zutrittsmanagement bis dato alles erreicht, was wir uns vorgenommen haben: Die Verwaltung ist deutlich einfacher geworden. Wir müssen uns nicht mehr um die vielen Schlüssel kümmern; das Anlegen und Ändern von Zutrittsdaten geht richtig schnell und ist wirklich einfach. Das gilt natürlich auch für die Zeiterfassung.
Und wenn Sie in die Zukunft blicken?
? Usadel: Als nächstes liegt der Rückbau der Schließanlage an. Neben diesem Zurück zuführen der Schlüssel denkt die Sparkasse ebenfalls darüber nach, die Schließzylinder ausbauen – so, dass jeder Zutritt berührungslos über die Karte erfolgen
kann. In den nächsten beiden Jahren werden wir weitere Institutsbereiche – wie die vorhin erwähnten Technikräume und Mitarbeiterbereiche – mit InfoTime absichern. Da die Zusammenarbeit mit inform äußerst harmonisch verläuft, freuen wir uns auf das nächste Gespräch im Herbst, um die folgenden Projekte anzustoßen.
