(openPR) Die Sparkasse Höxter bilanzierte 2011 das beste Geschäftsjahr in ihrer mehr als 160-jährigen Geschichte. Der Erfolg in Zahlen liest sich so: Über 50.000 Kunden mit rund 200.000 Konten vertrauen der Sparkasse; die bilanzierten Kundeneinlagen sind von 992 Millionen Euro auf 1,035 Milliarden gestiegen und haben damit die Ein-Milliarden-Schallmauer durchbrochen. Das bilanzielle Kreditvolumen ist im vergangenen Jahr um 31 Millionen Euro gewachsen. Die Bilanzsumme ist um zehn Millionen Euro auf 1,328 Milliarden Euro angestiegen.
Als größere Investition steht in diesem Jahr der Umbau der Hauptfiliale in Höxter an. In der Hauptstelle und 25 weiteren Filialen wird eine Fläche von über 28.000 qm von der Sparkasse genutzt. Wie gut, dass sich die Sparkasse bei ihren Planungen auf InfoAccount verlassen kann. Die Redaktion sprach mit Klaus Jolmes, Gruppenleiter Bau- und Betriebsorganisation der Sparkasse Höxter, über den Einsatz der Facility Management Software.
Herr Jolmes, Sie haben Info Account seit 5 Jahren im Einsatz. Wie kam es dazu?
? Wir suchten in 2007 nach einer neuen Schlüsselverwaltung. Herr Becker, Produktmanager von inform solutions, stellte uns dazu InfoAccount vor. Als wir in der Präsentation erfuhren, welche vielfältigen zusätzlichen Möglichkeiten die Facility Management Software bietet, war schnell klar, dass InfoAccount das richtige Tool für uns ist. Mit den jeweiligen Modulen kann ein Institut Flächen, Reinigung und Verträge managen – um nur einige mögliche Anwendungen zu nennen. Ausschlaggebend war letztlich die zentrale Datenhaltung in einer einzigen Software sowie die Verknüpfung der Daten untereinander.
Wie haben Sie zuvor die Daten rund um Ihre Facilities gepflegt?
? Unsere Immobilien-Daten konnten wir in zahlreichen Ordnern nachschlagen. Viele Angaben waren allerdings mehrfach hinterlegt und diese doppelte Datenhaltung machte verlässliche Aussagen rund um unsere Facilities nicht gerade einfach. Hinzu kam, dass wir nie ganz sicher sein konnten, wie aktuell die Aufzeichnungen waren. Manchmal blieb uns gar nichts anderes übrig, als in die jeweilige Filiale zu fahren und vor Ort den Datenbestand zu prüfen. Das war extrem zeit- und kostenintensiv.
Benötigt man für die Datenhaltung tatsächlich eine so umfangreiche Software?
? Natürlich geht es im Facility Management auch ohne Software. Doch ganz zweifelsfrei bietet eine CAFM-Lösung als zentrale Informations- und Kommunikationsplattform eine Reihe von Vorteilen. Im Kern beschleunigt InfoAccount unsere Facility Management-Prozesse, führt zu einer höheren Qualität bzw. Transparenz und steigert so das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Immobilienmanagement erheblich.
Können Sie ein konkretes Beispiel für die genannten Vorteile geben?
? Ja, beispielsweise das Vertragsmanagement: In unserem Facility Management laufen alle Fäden zum Betrieb und Unterhalt der Immobilien zusammen. Direkt damit verbunden sind viele verschiedene Verträge, die die Beziehungen zu unseren Lieferanten und Dienstleistern regeln.
Ist ein Vertrag allerdings erst einmal abgeschlossen, wird er allzu oft vernachlässigt oder die vereinbarte Leistungserbringung wird nur unzureichend überprüft. Im Vertragsmanagement liegen Risiken in versäumten Fristen oder darin, dass Verträge auf die Schnelle nicht auffindbar sind.
Vor allem die fehlende Aktualität ist eine latente Gefahr. Eine konkrete Antwort auf die Frage „Wer liefert welches Produkt oder welche Dienstleistung an welchem Standort an wen?“ ist in einem von Hand geführten Datenbestand oft eine echte Herausforderung. Bedenkt man dabei, dass Vertragswerke rund 50 Prozent der FM-Kosten verursachen, ist leicht zu ermessen, wie viel eine klare Antwort wert sein kann.
Damit diese Risiken minimiert werden, müssen Termine innerhalb von Verträgen verwaltet werden. Auch die ordentliche Leistungserbringung ist zu überprüfen und auslaufende Verträge sollten rechtzeitig neu geschlossen werden. Genau dabei unterstützt uns InfoAccount.
Sie haben also Ihr FM-Projekt über das Vertragsmanagement aufgebaut?
? Nein, nicht ganz. Basis für jedes zielorientierte Facility Management ist das Flächenmanagement. Deshalb haben wir zunächst die Gebäudepläne eingescannt und alle Quadratmeter-Angaben der von unserer Sparkasse genutzten Flächen erfasst. Bereits mit diesem Modul „Flächenmanagement“ können zahlreiche Analysen und Auswertungen erstellt und auch Flächenbelegung geplant werden.
Aber wir haben noch mehr vor: Im zweiten Schritt werden wir das Instandhaltungs- und Störungsmanagement der gesamten haustechnischen Anlagen ins CAFM übertragen. Dabei gilt es zunächst, alle Anlagen – vom Aufzug über die Lüftungstechnik bis zur Heizungsanlage – zu erfassen und den verschiedenen Standorten zuzuweisen. Neben Basisdaten zu den Wartungsverträgen wird für uns dann auf einen Blick ersichtlich, ob beispielsweise die Wartung der Heizungsanlage termingerecht erledigt und dokumentiert wurde. Die Wartungsaufträge werden künftig ja ebenfalls in InfoAccount geplant.
Durchgeführte Wartungen setzen wir auf „erledigt“. Falls eine Wartung vom Dienstleister nicht rechtzeitig durchgeführt wird, bemerken wir das sofort, denn InfoAccount wird in Zukunft automatisch eine Erinnerung per Mail generieren.
Erst nach dieser Basisarbeit verknüpfen wir das Modul mit dem Vertragsmanagement, das bereits im Jahr 2009 integriert wurde.
Wie konnten Sie denn beurteilen, ob das Modul „Vertragsmanagement“ für Ihre Zwecke geeignet ist?
? Wir haben uns zum Thema Vertragsmanagement zunächst Systeme angeschaut, die benachbarte Sparkassen im Einsatz hatten. Allerdings fehlte uns in den Anwendungen die Verbindung von Wartungsverträgen zu den Objekten. Diese Verknüpfung bietet InfoAccount. Grundrisse und hinterlegte Planinformationen sind hier direkt mit der Datenbank gekoppelt. Wenn ich beispielsweise in einer Zeichnung auf eine Videoüberwachung oder eine Automatiktür klicke, öffnet sich der zu dem jeweiligen Objekt hinterlegte Vertrag samt aller wichtigen Informationen.
Wie läuft Ihr software-gestütztes Vertragsmanagement genau ab?
? Nach Abschluss eines Vertrages wird dieser eingescannt und die relevanten Daten in InfoAccount überführt. Anschließend werden alle zu einem Vertrag gehörenden Detaildaten wie Fristen, Vertragsoptionen und Fälligkeiten in InfoAccount hinterlegt. Hier werden die Daten verschiedenen Kriterien – wie Facility, Lieferant oder Projekt – zugeordnet.
Durch die Vertragsverwaltung ist unser Facility Management transparenter geworden. Wir können nun Vergleiche zwischen Anbietern und Standorten ziehen und uns schnell und einfach über Gewährleistungen, Laufzeit der Verträge, Kündigungsfristen informieren. Vor allem: so werden auch unnötige Kosten und überflüssige Verträge sichtbar.
Sie haben eben „wir“ gesagt. Wer arbeitet den in Ihrer Sparkasse mit InfoAccount?
? InfoAccount ist eine Terminal-Server-Anwendung, die über die Finanz Informatik gehostet ist. Damit kann – bei entsprechender Rechtevergabe – von jedem Arbeitsplatz der Sparkasse Höxter aus auf die Software zugriffen werden. Ein weiterer Vorteil der CAFM-Software liegt also darin, dass sie durchgängige Prozesse schafft. Alle am Gebäudemanagement Beteiligten haben einen direkten Zugriff auf die für sie relevanten Informationen.
Die Software informiert uns durch die Fristenkontrolle rechtzeitig über alle anstehenden Kündigungstermine oder auslaufende Verträge. Zu gegebener Zeit erinnert das System die betreffenden Abteilungen oder Mitarbeiter automatisch per Mail. Damit wird die Vertragsverwaltung zu einer wichtigen Stütze im Facility Management.
Wie häufig nutzen die Sparkasse Höxter InfoAccount?
? Täglich. Meine Kollegin Stephanie Frauendorf hält sämtliche Verträge aktuell. Das betrifft Vertragsänderungen ebenso wie Wiedervorlagen. Auch Verbandsempfehlungen und Gesetzesänderungen werden in der FM-Lösung abrufbar gemacht. Schreiben mit gesetzlichen Modifikationen werden digitalisiert; damit entfällt der Weg zum Aktenschrank: Denn ein Klick genügt und der Mitarbeiter hat das gewünschte Dokument auf dem Bildschirm.
Das hört sich nach ganz
schön vielen Verträgen an…
? Es sind über 300 aktive Verträge! Dazu zählen nicht nur die Gebäudekontrakte, sondern auch sämtliche sonstigen Vereinbarungen. Beispielsweise Abschlüsse, die mit Landesbanken mit Verbänden verhandelt wurden. Der Anteil der Wartungsverträge liegt übrigens bei gut einem Drittel.
Wenn Sie einen Institut, das sich gerade mit dem Thema CAFM beschäftigt, einen Tipp geben sollten, welcher wäre das?
? Nun, wir haben alle FM-Aufgaben neben dem Routinegeschäft erledigt, daher hat die Einführung – gerade bei personellen Engpässen – etwas länger gedauert. Deshalb meine Empfehlung: ein vernünftiges Projektmanagement aufbauen und ausreichende Mitarbeiterkapazitäten sicherstellen. Im Endeffekt benötigt man dann weniger Zeit.
Welche Vorteile bietet das Vertragsmanagement unter‘m Strich?
? Das InfoAccount-Vertragsmanagement bringt Transparenz in alle existierenden Verträge und Vertragsprozesse, die bei uns anfallen. Ob Reinigungs-, Versicherungs- oder Lieferverträge – alle sind übersichtlich erfasst und vergessene Fristen oder Versäumnisse von Vertragsoptionen gehören der Vergangenheit an. So schafft InfoAccount die Grundlage für Vergleiche zwischen Anbietern oder Standorten, um eine weitere Kostenoptimierung und Qualitätsverbesserung im Facility Management zu erzielen.
Wir sparen also Kosten dank effizienter Vertragsausschöpfung und wir konnten das Controlling der Verträge optimieren. Ein schöner Nebeneffekt: Die durchgängige elektronische Ablage reduziert die Suchzeiten erheblich.
Wie fällt der Vergleich von Zielsetzung zu Projektstart und dem heutigen Betrieb aus?
? Sehr positiv. Am Anfang haben wir CAFM als ein komplexes System empfunden. Doch dank der permanenten Weiterentwicklung von InfoAccount und der Sparkassen-Arbeitskreise hat sich die Lösung wirklich sehr gut entwickelt.
Was sind Sparkassen-Arbeitskreise?
? inform solutions lädt regelmäßig zu speziellen Workshops für Sparkassen nach Kamen ein. In diesen Arbeitskreisen tauschen sich Sparkassen, die ein bestimmtes InfoAccount-Modul einsetzen, aus. Wir können uns ebenfalls in die Weiterentwicklung des Produktes einbringen. Wurde früher für jedes Institut eine „Sonderlocke“ im FM-Softwarebereich kreiert, geht InfoAccount verstärkt einem Standardisierungskonzept nach. Das vereinfacht beispielsweise die Update-Verwaltung.
Bleiben wir zur Verdeutlichung beim Vertragsmanagement: Man hält es kaum für möglich, wie viele unterschiedliche Kündigungsbedingungen es für Verträge gibt: 8 Wochen zum Quartalsende, 6 Wochen zum Quartalsende, 4 Wochen zum Monatsende und so weiter. Der entsprechende Arbeitskreis definiert aus diesem Wust unterschiedlichster Bedingungen Sparkassen-Standards, damit Verträge einheitlich angelegt werden können.
Wie sieht die Zukunft Ihres Facility Managements aus?
? Wir möchten InfoAccount weiter ausbauen. Der nächste Schritt könnte beispielsweise das Modul Arbeits- und Gesundheitsschutz (AGS) sein. Damit wird jede Art der Gefährdungsbeurteilung bearbeitet und dokumentiert. Die im Modul integrierten Checklisten berücksichtigen alle Bereiche des Arbeitschutzes – und zwar zu 100 % gesetzeskonform. Unser großer Nutzen wird in der Verwendung der bereits für das Gebäudemanagement hinterlegten Objektdaten, Personen und Funktionen liegen.
Ein weiteres Modul interessiert uns ebenfalls: „Kosten und Budget“. Es ruft die Kosten aus der Finanzbuchhaltung ab, für eine Sparkasse z.B. aus KORE. Zum einen werden die Kosten über alle Bereiche der Gebäudeunterhaltung dargestellt. Zum anderen können Kosten auch direkt dem jeweiligen Vertrag zugewiesen werden – beispielsweise bei Instandsetzungsmaßnahmen oder Wartungsarbeiten. Damit ist auch das Aufspüren von Kostentreibern in der Instandhaltung möglich. Für Um- oder Neubauten werden alle Kosten betrachtet und ausgewertet, die im direkten Zusammenhang mit der Maßnahme stehen, wie zum Beispiel Bewirtungen, Herstellungsaufwand oder Architektenhonorare.
Sie sehen: es gibt noch einiges zu tun – und wir freuen uns darauf.
Kundenfazit
? Wichtig ist uns die Zukunftssicherheit der Lösung: InfoAccount ist zu 100% FI-konform und OPDV-freigeben
? Gleichzeitig bietet die CAFM-Lösung effiziente Arbeitsabläufe
? InfoAccount steht für erhöhte Kostentransparenz und Einsparpotenziale
