Strategisches Facility Management bietet mehr Transparenz und deutliche Einsparpotenziale

(openPR) Mit einer Bilanzsumme von 6,8 Milliarden Euro liegt die Sparkasse Mainfranken Würzburg deutschlandweit auf Platz 26 aller 426 Sparkassen, bei der Zahl der Geschäftsstellen in Bayern ist sie sogar die Nummer 1. Ein flächendeckendes Vertriebs- und Servicenetz garantiert den Kunden die Nähe zur ihrer Sparkasse. Dafür stehen den Bürgern 138 Filialen und SB-Einrichtungen zur Verfügung.

Mit 70 eigenen und 85 angemieteten Immobilien gilt es, eine Gesamtfläche von über 130.000 qm zu managen. Dabei werden die Mainfranken jetzt von InfoAccount, einer ganzheitlichen Lösung rund um das Immobilienmanagement, unterstützt. Die Redaktion sprach mit Paul Glos, Bereichsleiter Orga und Verwaltung der Sparkasse Mainfranken Würzburg, über das strategische Facility Management.

Drei Dinge braucht die Sparkasse, wenn es um Facility Management geht: eine zentrale Datenbasis, geregelte Zugriffsrechte und eine 100-prozentige Datenkonsistenz. So beschreibt Paul Glos, Bereichsleiter Orga und Verwaltung der Sparkasse Mainfranken Würzburg, die Herausforderungen moderner Immobilienbestandsverwaltung.

Dass der Weg bis dorthin nicht einfach gewesen ist, zeigt die intensive und auch langwierige Suche nach der richtigen FM-Lösung. „Wir wollten ein anwenderfreundliches Immobilien-Managementsystem. Aber keines der am Markt angebotenen Tools wurde unseren Anforderungen gerecht. Zumeist handelte es sich um monströse Softwarepakete, bei denen der An­wender einen langen Atem haben musste, um sich in das Programm einzufuchsen“, so Glos.

Die Sparkasse Mainfranken Würzburg tes­tete unterschiedliche Facility-Systeme auf Herz und Nieren; letztlich zufriedenstellend war das Resultat nur bei einer Lösung: InfoAccount. „Ausschlaggebend für unsere Entscheidung war nicht nur die gewünschte Transparenz der Daten und die offensichtlichen Einsparpotenziale, sondern auch die Integration der Lösung in das Netz der Finanz Informatik“, erklärt der Bereichsleiter.

Hinzu kamen die äußerst positiven Erfah­rungen mit dem Anbieter inform solutions. Die Sparkasse Mainfranken Würzburg hat seit vielen Jahren das Videoüberwachungssystem InfoControl des Kamener Dienstleisters im Einsatz. „inform ist absolut flexibel, familiär und dadurch unkompliziert; das macht die Geschäftsbeziehung so wertvoll.“

Im Juni 2011 erfolgte die Auftragsvergabe an inform solutions, der Projektstart wurde auf Anfang 2012 terminiert. „Eine wesentliche Voraussetzung für Maßnahmen zur Kostenoptimierung ist die genaue Kenntnis der Daten und Fakten im Immobilienbereich. Deshalb haben wir zunächst das InfoAccount-Modul ‚Flächenmanagement‘ eingeführt. Wir digitalisieren gerade sämtliche Pläne und zugehörigen Gebäudebestandsdaten – von Adresse, Lie­gen­schaft über Quadratmeterzahl und Baujahr bis Mietzahlung. „Wir haben den Anspruch, ei­ne vollständige Datenbasis des Gebäudebestands zu erhalten und die Unterlagen so schnell wie möglich zu digitalisieren“, begründet Glos den ambitionierten Zeitplan des Projekts.

Auch die Datenübergabe zu Realis-Bench, dem Immobilien-Benchmarking für Sparkassen, sei komfortabel gelöst. Die Effizienz des Gebäudemanagements der Sparkasse Mainfranken Würzburg wird durch Realis­Bench analysiert und bewertet. Glos: „Mit diesem Verfahren können wir unsere Bewirtschaftungskosten mit denen anderer Institute gut vergleichen. Der Abgleich der Ist-Ergebnisse mit internen und externen Zielvorgaben – den Benchmarks – zeigt Optimierungspotenziale und hat da­mit Controlling-Charakter. Zielgrößen sind Bewirtschaftungskosten, Flächenproduktivität und Zukunftsfähigkeit des Filial­net­zes.

Über den Abgleich der Kennzahlen mit den Benchmarks können wir die wesentlichen Handlungsfelder erkennen und konkrete Maßnahmen definieren und umsetzen.“ Dazu sei es allerdings notwendig, dass der Datenexport zu RealisBench schnell und einfach funktioniert: „Und das läuft mit InfoAccount wirklich gut.“

Mittlerweile ist ein zweites InfoAccount-Modul im Einsatz: Arbeits- und Gesundheitsschutz (AGS). Operativ federführend sind hier Christan Schießer, Fachkraft für Arbeitssicherheit, zusammen mit dem Beauftragten für Arbeitsschutz und Gesundheitswesen Jürgen Fasel. „Seit kurzem führen wir alle Gefährdungsanalysen mit dem AGS-Modul durch. Das standardisierte Verfahren vereinfacht den Aufwand der Gefährdungsanalyse erheblich. Die netzwerkfähige Lösung bildet sämtliche Vorschriften der Berufsgenossenschaften und gesetzlichen Unfallversicherer als Checklisten ab“, wissen die Experten der Sparkasse. Paul Glos verdeutlicht die Einsparungen an einem Beispiel: „Für die Risikobewertung einer Geschäftsstelle sind zahlreiche Faktoren wie Sicherheitseinrichtungen, Lage, Prozesse, Technische Einheiten und vieles mehr zu bewerten.

Im AGS-Modul von InfoAccount sind sämtliche Fragestellungen hinterlegt, die wir zur Analyse benötigen. Den größten Teil der Check­lis­ten können wir vorab im Office erledigen; für spezielle Angaben fahren wir in die je­weilige Geschäftsstelle. Dazu nehmen wir einfach unsere Laptops mit und rufen das AGS-Modul auf. Die Eintragungen erfolgen dann gleich vor Ort.“
Ein weiterer Nutzen von InfoAccount: Es gibt kein lästiges Zusammensuchen von Informationen im ganzen Haus – alles ist im Flächenmanagement erfasst und jederzeit in AGS abrufbar.

Auf die Frage, wie gut die Mitarbeiter mit dem Programm zurechtkommen, zeigt sich Bereichsleiter Glos äußerst zufrieden: Die Sparkasse Mainfranken Würzburg habe alle Mitarbeiter mit Inhouse-Schulungen gut auf die neue Software-Lösung vorbereitet, denn „Veränderungen sind ein Prozess, der intensiv begleitet werden muss“.
Dazu hat inform solutions mit der Grundlagenschulung zunächst einen Überblick über die wesentlichen Funktionen von InfoAccount gegeben. Im nächsten Schritt gab es einen Administratoren-Workshop. Abschließend lernten die Anwender im Vertiefungsseminar wichtige Informationen zum Modul AGS kennen.

Und was bringt die Zukunft in Sachen Facility Management? „Dank InfoAccount in jedem Fall Optimierungs- und Einsparpotenzial bei all unseren 130 Immobilien – und bestimmt das nächste Modul Vertragsmanagement“, resümiert Paul Glos.

Kundenfazit
? Wichtig ist uns die Zukunftssicherheit der Lösung: InfoAccount ist zu 100% FI-konform und OPDV-freigeben
? Gleichzeitig bietet die CAFM-Lösung effiziente Arbeitsabläufe
? InfoAccount steht für erhöhte Kostentransparenz und Einsparpotenziale