(openPR) Der Aufschwung in Deutschland und Europa lässt die Suche nach neuen Mitarbeitern wieder stärker laufen. Ein guter Zeitpunkt also, gerade jetzt professionelles Personal Marketing in die Tat um zu setzen, wenn der Kampf um die besten Mitarbeiter im Markt in die entscheidende Runde tritt.
Was können Unternehmen tun, um sich bei ihrer Suche nach den besten Fach– und Führungskräften deutlich vom Wettbewerb abzuheben? Bereits im Such- und Auswahlprozess werden in der Vorbreitung die Weichen für erfolgreiche Mitarbeitergewinnung gestellt. Die Erfahrung zeigt, dass schon vor dem Start der eigentlichen Suche viele Fallstricke in der Ablaufplanung dieses Prozesses den Ausschlag geben, wer letztlich das Rennen um die Bewerber macht. Im Idealfall gibt es im Unternehmen grundsätzliche Standards im Umgang mit Bewerbern. Sie wurden festgelegt, um gerade mit dieser Systematik das Bild des suchenden Arbeitgebers intern und extern positiv zu prägen. Wichtige Bestandteile der Standards sind vor allem Fragen, die im Vorfeld klar definiert sein sollten:
* Warum sollte der gesuchte Mitarbeiter ausgerechnet für das Unternehmen arbeiten wollen?
* Wie präsentiert sich das Unternehmen im Bewerbermarkt?
* Gibt es verbindliche Standards für die Rekrutierung und wie konsequent werden sie eingehalten?
* Wie zuverlässig werden Vorstellungstermine vorbereitet und durchgeführt?
* Wie werden Entscheidungen und Ergebnisse dokumentiert
* Wie wird die interne Kommunikation unter den Entscheidungsträgern sichergestellt?
Mit einer Checkliste lassen sich die wichtigsten Schritte sowie der gesamte Ablaufprozess bei jeder Mitarbeitersuche exakt planen und steuern. Sie stellt sicher, dass der Ablauf einer Suche für alle Beteiligten in- und extern professionell und systematisch abläuft. Der Prozess lässt sich in 4 wesentliche Stufen einteilen, die je nach Hierarchieebene und Position variieren können:
Stufe 1
ist die Vorbereitung der Mitarbeitersuche mit Inhalten wie aktueller Stellenbeschreibung, Definition der Anforderungskriterien, Festlegen der Suchmethode (externe/interne Ausschreibungen in Presse, Internet, Einsatz eines Personalberaters). Zu welchem Termin soll die neue Stelle besetzt werden und wer wird der Vorgesetzte sein? Wer übernimmt die Einarbeitung oder die Patenschaft für den/die Neue(n)? Nicht zu vergessen: interne Ausschreibung oder Nachfragen in der Belegschaft. Vielleicht gibt es ja in eigenen Reihen den/die Gesuchte/n?
Stufe 2
regelt die Suche und Vorauswahl, Analyse der Bewerbungsunterlagen, den telefonischen Kontakt und die Korrespondenz mit Bewerbern, Abstimmung mit den Vorgesetzten, Einladung der Bewerber zum Vorstellungsgespräch (wann, mit wem, wo). Wird ein Test oder Probearbeitstag vorgesehen? Alle nicht benötigten Bewerber erhalten zeitnah eine Absage und falls eine Bewerbungsmappe per Post eingegangen ist, auch diese wieder zurück. Die internen Bewerber auf die Vakanz sollten den gleichen Auswahlprozess durchlaufen, damit das Unternehmen eine sichere Entscheidungsgrundlage erhält.
In Stufe 3
findet das persönliche Gespräch und die Auswahl der Bewerber statt. Ein für jede Position individuell erstellter Interview-Leitfaden hilft, die Bewerber am Ende der Auswahl objektiv zu vergleichen. Ein Gespräch, losgelöst von der Tageshektik, in einem ruhigen Raum, mit ausreichend Zeit bemessen, zeigt dem Bewerber die Wertschätzung seiner Person. In der Entscheidungsrunde sollten alle offenen Punkte geklärt und der Vertragsentwurf erörtert werden. Mit einer gut organisierten Betriebsbesichtigung lassen sich ebenfalls positive Punkte sammeln.
Die Stufe 4
lässt sich zwischen Vertragsunterschrift und Start des neuen Mitarbeiters einordnen. Hier passen wichtige Maßnahmen hin wie Raum und Ausstattung des Arbeitsplatzes, Vorbereitung der notwendigen Arbeitsunterlagen. Ist Versprochenes vorhanden? Gibt es einen Einarbeitungsplan und in- oder externe Schulungen für den Start vorzubereiten? Wichtig ist auch die Information über den Start der/des Neuen an Vorgesetzte und Kollegen.
Die beschriebene Systematik ermöglicht sichere Placements und vermeidet gefährliche „Bauchentscheidungen“ und - reduziert kostenintensive Fehlbesetzungen.
Gabriele v. Bonin, VON BONIN Personalberatung
