(openPR) Firmen erkennen immer mehr die Vorteile integrierter Unternehmenssoftware, handeln aber gerade beim Thema E-Mail nicht konsequent.
Starnberg, 25. April 2012. IT-Anwendungen sind oft zusammengewürfelte Programme, die je nach akutem Bedarf angeschafft wurden. Im Laufe der Zeit wurden evtl. einige Anwendungen durch neue ersetzt, die den gewandelten Ansprüchen mehr Rechnung tragen. Das Ergebnis ist eine IT-Landschaft wie ein Flickenteppich, in dem sich selten noch jemand 100%ig auskennt. Hinzu kommt, dass Daten mehr als einmal und in unterschiedlicher Qualität vorliegen. Mitarbeiter müssen Änderungen in mehreren Programmen eintragen, was bei der Aufgabendichte oft nicht erledigt wird, weil es als unnützer Mehraufwand empfunden wird.
CRM, ERP, DMS, PMS, E-Mail und Zeitwirtschaft sind die häufigsten Programme, die als Insellösungen vorhanden sind. Dabei müssen gerade diese Systeme miteinander vernetzt sein und auf eine gemeinsame Datenbasis zugreifen. Durch die unterschiedliche Software und im schlimmsten Fall auch unterschiedliche Hardware existiert aber keine gemeinsame Datenbasis, sondern die Daten liegen redundant vor. Noch unübersichtlicher für den Anwender wird es, wenn keine Schnittstellen zwischen den Programmen existieren. Die Folgen sind Zeit- und Geldverschwendung durch überhöhten Pflegeaufwand und Informationsverlust. Daher rechnet sich bei der Umstellung einer Anwendung oder der Neueinführung einer Software, die Prüfung, ob es nicht Programme gibt, die mehr als eine Anwendung abdecken. „Viele Firmen gehen schon in die richtige Richtung, trauen sich aber gerade beim Thema E-Mail nicht an die Ablösung der bestehenden Lösung.“, weiß Christian Paucksch, Geschäftsführer des Starnberger CRM- und ERP-Spezialisten Sta*Ware GmbH. „Dabei laufen so viele wichtige Information über das Medium E-Mail, die für eine reibungslose Dienstleistung notwendig sind, auch bei Ausfall eines Sachbearbeiters.“, führt Christian Paucksch weiter aus. „Deswegen schaffen wir in unserer CRM- und ERP-Software InfoCenter die Möglichkeit bestehende E-Mailsysteme zu integrieren. Dabei bleibt aber immer der Faktor Mitarbeiter, der gerade bei ausgehenden E-Mails aktiv werden muss, um diese ins InfoCenter zu übertragen. Ich empfehle daher immer, zum einen den E-Mail-Client des InfoCenters zu nutzen und zum anderen ganz auf ein externes E-Mail-System zu verzichten. Oft wollen Mitarbeiter nicht von gewohnten Umgebungen ablassen, aber wenn es konsequent durchgezogen wird, sehen die Mitarbeiter nach kurzer Zeit die Erleichterung, die eine komplette Umstellung mit sich bringt.“
Gerade mittelständische Firmen, wo die Entscheidung über den Software-Einkauf zentral gefällt wird, sollten die Chancen nutzen, die in einer Harmonisierung Ihrer IT-Anwendungen bestehen. Sie reduzieren ihre Kosten, vermindern den Pflegeaufwand ihrer Daten, können ihre Prozesse beschleunigen und sich im Wettbewerb durch optimierten Kundenservice hervorheben, weil sie über transparente Informationen in ihrem Unternehmen von der Kundenadresse bis zur Rechnung verfügen.
