Digitales Dokumentenmanagement – nicht ob, sondern integriert oder Stand-Alone ist die Frage

(openPR) Sicher ist, Dokumente müssen heute digital verwaltet werden. Aber soll man dabei auf eine Insellösung setzen oder eine Integration in eine andere Business-Software, wie z.B. CRM oder ERP, anstreben?

Starnberg, 07. Mai 2013. Dokumente müssen heute in zahlreicher Anzahl so verwaltet werden, dass sie zum einen schnell wiederzufinden und zum anderen revisionssicher abgelegt sind. Da stellt sich aufgrund der hohen Anzahl an Dokumenten nicht mehr die Frage, ob man ein digitales Dokumentenmanagement-System einführt, sondern wie man die digitale Dokumentenverwaltung in die bestehende IT-Landschaft einfügt. Die Vorteile einer integrierten Lösung in ein bestehendes CRM- oder ERP-System liegen auf der Hand. Es treten keine Schnittstellenschwierigkeiten auf, es ist keine aufwendige Zusatzprogrammierung notwendig und die Einbindung von Dokumenten verläuft in Echtzeit. Beim Starnberger ERP- und CRM-Spezialisten Sta*Ware gibt es daher auch keinen Kunden, der nicht das integrierte Dokumentenmanagement nutzt. Was aber tun, wenn die bestehenden Softwarelösungen kein Dokumentenmanagement anbieten? Eine Stand-Alone-Lösung hat den vermeintlichen Vorteil, dass sich der Anbieter in der Anbindung fremder Systeme spezialisiert hat. Hier ist zu überprüfen, ob die vorliegenden Systeme wirklich eingebunden werden können und ob dabei Anpassungen am Dokumentenmanagement oder am ERP- bzw. CRM-System vorgenommen werden. Ganz ohne Anpassung wird man nicht auskommen, soll das neue System in die Betriebsprozesse integriert und damit auch genutzt werden. Eine weitere Überlegung, die man anstellen sollte, ist die Frage nach der Zukunftsorientierung. Stehen in Zukunft Änderungen in der IT-Landschaft mit Augenmerk auf CRM und ERP an? Dann wäre ein Anbieter von Vorteil, der neben dem Dokumentenmanagement auch CRM- und ERP-Funktionen anbieten kann. Wichtig ist dabei, dass die neue Software modular aufgebaut ist, um nur die genutzten Funktionen erwerben zu müssen. Beim InfoCenter von Sta*Ware sind diese Voraussetzungen alle gegeben, so dass es sich um eine flexibel einzusetzende Software handelt, die sich auch als Stand-Alone-Lösung für bestehende ERP-Systeme, wie z.B. SAP, lohnt. Zusätzlich ist noch ein eigener E-Mail-Client integriert, so dass noch eine weitere Schnittstelle entfallen kann, falls gewünscht.