(openPR) Kandel, 14. Dezember 2011. Mit dem Ziel, die Prozesse in Vertrieb und Marketing zu optimieren, hat sich die UFP Deutschland GmbH für das CRM-System SMARTCRM entschieden. Das Tochterunternehmen des Distributors im Bereich Druckersupplies und Speichermedien, die OFFICEXPRESS GmbH, hat SMARTCRM bereits seit dem vergangenen Jahr im Einsatz und ist inzwischen Vertriebspartner des CRM-Herstellers SMARTCRM GmbH. Nun arbeiten auch bei UFP 45 Mitarbeiter in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Buchhaltung mit dem CRM-System. Bei der Wahl der CRM-Software überzeugte sowohl die Flexibilität von SMARTCRM als auch die zuverlässige Betreuung durch den CRM-Spezialisten.
Einen großen Nutzen für den Vertrieb bringt die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und der von UFP eingesetzten AS/400. So werden z. B. die Abwicklung von Aufgaben sowie die interne Kommunikation zwischen Vertrieb und Buchhaltung optimiert. Eine ebenso deutliche Zeitersparnis für den Vertrieb gewährleisten die Dokumentenvorlagen in SMARTCRM. Bei der Erstellung z. B. eines Briefes wird dieser automatisch mit den nötigen Adressinformationen, Ansprechpartnerdaten usw. gefüllt. Auch die Besuchsberichte werden in SMARTCRM erstellt. So müssen die Vertriebsmitarbeiter keine komplexen Excel-Listen mehr bearbeiten, und die Dokumente und Berichte sind für die Mitarbeiter immer zugänglich. Dies gilt für alle Informationen, was gerade für die abteilungsübergreifende Kommunikation von großem Vorteil ist. So erläutert Sybilla Teschke: „Die zentrale Datenhaltung ist z. B. für die Mitarbeiter aus den Abteilungen Vertrieb und Retourenabwicklung ein erheblicher Vorteil. Der Vertrieb ist nun immer über die Aktivitäten der Retourenabteilung informiert und umgekehrt. Das verbessert unsere Arbeitsabläufe nachhaltig.“ Das Gleiche gilt für die umfangreichen Absatzauswertungen in SMARTCRM. Mussten diese bisher in der Controlling-Abteilung angefordert werden, stehen sie nun jederzeit tagesgenau im CRM-System zur Verfügung.
Auch im Marketing der UFP Deutschland GmbH optimiert SMARTCRM Prozesse. So ermöglicht die Arbeit mit dem CRM-System den Mitarbeitern zum einen eine große Zeitersparnis, zum anderen eine wesentlich gezieltere Zielgruppenansprache. Für Björn Carstens bringt die CRM-Software eine deutliche Verbesserung mit sich: „Bisher mussten wir die Ansprechpartner für eine Kampagne aus unterschiedlichen Tools heraussuchen. Dies war aufwendig und unter Umständen auch ungenau. In SMARTCRM teilt der Vertrieb den Kunden die passenden Merkmale zu. So sprechen wir unsere Kunden viel gezielter an. Für jede Aktion können wir in SMARTCRM die passende Zielgruppe selektieren.“ Die UFP Deutschland GmbH nutzt SMARTCRM z. B. für den Versand der Print-Ausgabe ihres Newsletters. Die Marketing-Mitarbeiter selektieren mit wenigen Klicks alle Ansprechpartner mit dem Newsletter-Merkmal und können auch den Versand der Serien-E-Mails direkt aus SMARTCRM heraus auslösen.
Die UFP Deutschland GmbH nutzt SMARTCRM zum Adress-, Aktivitäten- und Reklamationsmanagement sowie für Absatzauswertungen. Des Weiteren verwaltet das Unternehmen im CRM-System Zielvereinbarungen, Planzahlen und Wettbewerbsdaten.
