(openPR) Firmen, die das Thema ECM mit einer einzigen Software abdecken, haben nicht nur die Abkürzung ECM falsch interpretiert, sondern laufen Gefahr, Informationen zu verlieren.
Starnberg, 02. Mai 2011. ECM steht für Enterprise Content Management und beinhaltet, alle Unternehmensinformationen zu verwalten, vom Erhalt bis zur Archivierung und Wiederbereitstellung. Dem ist nicht Genüge getan, indem man eine Scan- und CTI-Funktion im CRM bereitstellt oder ein Dokumenten Management System anschafft. Es bedarf eines ganzheitlichen Konzeptes mit anschließender Suche nach den notwendigen Produkten zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben.
Eine Unternehmensinformation kann vielfältige Formen haben. Egal ob es ein Dokument, eine E-Mail oder ein Anruf ist, muss sie als erstes erfasst werden. Anschließend wird sie in unterschiedlicher Form verarbeitet und soll verschiedenen Personen zur Verfügung stehen. Sie muss also kurzfristig, aber auch langfristig abgelegt werden und wieder auffindbar und aufrufbar sein. Diese kurze Zusammenfassung des Geschehens rund um und mit der Unternehmensinformation zeigt schon, dass man eine Kombination aus Software- und Hardwarelösungen benötigt. Dabei ist es wichtig, dass alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind, um Schnittstellen und Datenverluste zu vermeiden. Es ist also von Vorteil, wenn eine Komponente so viele Funktionen wie möglich übernehmen kann. Das Sta*Ware Info Center übernimmt z.B. eine große Palette an Funktionen in den Bereichen Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung und Ablage. In einer einzigen Software werden von dem Starnberger CRM- und ERP-Spezialisten die Informationen, die über E-Mail, Telefon, Notizen oder Scans eingegangenen sind, mittels eines weitreichenden Berechtigungssystems den entsprechenden Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Dabei können Dokumente und Vorgänge parallel von mehreren Personen bearbeitet und ein Workflow definiert werden. Das integrierte Dokumenten Management System speichert die Daten an einem vom Administrator vorgegebenen Pfad, so dass kein Mitarbeiter sich darum kümmern muss und alles am richtigen Platz liegt. Die Versionen werden protokolliert und es besteht die Möglichkeit, Dokumente für die Bearbeitung sperren zu lassen. Eine Volltextsuchfunktion sorgt für ein schnelles Auffinden aller Dokumente, egal ob sie vor fünf Minuten oder fünf Jahren abgespeichert wurden. Diverse Exportoptionen bieten die Möglichkeit Informationen auch außerhalb der Software zu präsentieren. Selbstverständlich sind im InfoCenter auch alle Funktionen einer CRM zu finden, von Serienmails über Kampagnen bis hin zu Historien.
ECM – eine von vielen IT-Abkürzungen, aber eine sehr wichtige. Denn es geht um das wichtigste Gut einer Firma, die Unternehmensinformationen. Das Konzept der ECM Software ist entscheidend wenn es darum geht, was mit diesen Informationen vom Eintritt bis zum eventuellen Austritt geschieht.
Teil eines sinnvollen Konzeptes ist es, möglichst viele Funktionen von einer einzigen Software abdecken zu lassen. Weitere Informationen zum InfoCenter finden Sie unter www.staware.com.
